En smartare process för att anställa säsongsanställda
Implementeringen av Addo Sign har hjälpt Givskud Zoo att skapa en säkrare, effektivare och mer transparent process för säsongsanställningar. Den digitala signeringslösningen har gjort det enklare att hantera avtal, minskat den administrativa bördan och stärkt datasäkerheten - till fördel för både ledningen och medarbetarna.
Effektivisering av anställningsavtal
Varje år anställer Givskud Zoo cirka 200 säsongsanställda - en process som tidigare krävde utskrift, manuell hantering och fysisk lagring av kontrakt. Detta var tidskrävande och skapade en risk för fel och förseningar. Med Addo Sign hanteras nu hela processen digitalt. Avtalen skickas elektroniskt, signeras online och arkiveras automatiskt. Det innebär att allt finns på ett ställe - och medarbetarna kan signera var de än befinner sig.
Ökad delaktighet för medarbetarna
Digitaliseringen har också haft en positiv effekt på medarbetarupplevelsen. Många av de unga säsongsanställda läser nu sina kontrakt mer noggrant än tidigare eftersom allt är digitalt och i ett enkelt och tydligt format. Processen uppfattas som professionell, modern och transparent, vilket skapar förtroende och engagemang från dag ett.
Förstärkt datasäkerhet
För Givskud Zoo var säkerheten för personuppgifter en viktig faktor. Genom att digitalisera anställningsavtalen har de säkerställt att känsliga personuppgifter hanteras på rätt sätt. Alla kontrakt skickas och undertecknas via en säker länk som endast den enskilda medarbetaren har tillgång till. Detta eliminerar risken för dataläckage eller att dokument försvinner i fysiska mappar.
Ökad tillit och säkerhet i signeringsprocessen
Den stora utmaningen
Varje år står Givskud Zoo inför en omfattande rekryteringsprocess när parken behöver anställa mer än 200 säsongsanställda när parken öppnar. Den manuella processen med att skriva ut, signera och skanna var tidskrävande, administrativt tungrodd och skapade en risk för fel och dataläckage. Tidigare hanterades kontrakten fysiskt och förvarades i mappar på kontoret. Detta tillvägagångssätt skapade en risk för datasäkerhetsproblem, även om medarbetarna hanterade dokumenten varsamt.
Lösningen på problemet
Med Addo Sign digitaliseras hela processen. HR-avdelningen skickar ut avtal via Addo Sign och medarbetarna signerar elektroniskt på den enhet de föredrar. All nödvändig information samlas in samtidigt via digitala formulär, som systemet automatiskt sammanställer till ett dokument - redo för vidare bearbetning. Addo Sign valdes för att det är en användarvänlig plattform för digital signering av dokument som uppfyller moderna krav på datasäkerhet.
Resultatet
Givskud Zoo har avsevärt minskat den tid som läggs på administration. Anställningsprocessen är mer effektiv, säker och professionell, vilket ger både HR-avdelningen och medarbetarna en bättre upplevelse. Den digitala plattformen säkerställer att alla anställningsavtal nu skickas säkert till medarbetarna och undertecknas elektroniskt. Detta har gett både Givskud Zoo och medarbetarna större flexibilitet och säkerhet. Avtalen nås via en säker länk som endast den enskilda medarbetaren har tillgång till.
Automatiserad datainsamling
Information från formulär för anställda samlas in automatiskt och kan importeras direkt till interna system utan manuell inmatning.
Total avtalshantering
Alla avtal och dokument hanteras digitalt på ett och samma ställe, vilket ger bättre överblick och färre fel.
Effektiv introduktion
Den digitala processen säkerställer en snabb och professionell start för nya medarbetare samtidigt som den sparar tid för HR-avdelningen.