En smartere proces for ansættelse af sæsonmedarbejdere
Implementeringen af Addo Sign har hjulpet Givskud Zoo med at skabe en mere sikker, effektiv og overskuelig proces for sæsonansættelser. Den digitale signeringsløsning har gjort det lettere at håndtere kontrakter, reduceret den administrative byrde og styrket datasikkerheden – til gavn for både ledelse og medarbejdere.
Effektivisering af ansættelseskontrakter
Hvert år ansætter Givskud Zoo omkring 200 sæsonmedarbejdere – en proces, der tidligere krævede både print, manuel håndtering og fysisk opbevaring af kontrakter. Det var tidskrævende og gav risiko for fejl og forsinkelser. Med Addo Sign håndteres hele processen nu digitalt. Kontrakter udsendes elektronisk, underskrives online og arkiveres automatisk. Det betyder, at alt er samlet ét sted – og medarbejderne kan underskrive, uanset hvor de befinder sig.
Øget medarbejderinvolvering
Digitaliseringen har også haft en positiv effekt på medarbejderoplevelsen. Mange af de unge sæsonansatte læser nu deres kontrakter mere grundigt end tidligere, fordi alt foregår digitalt og i et enkelt, overskueligt format. Processen opleves som professionel, moderne og gennemsigtig – og det styrker både tilliden og engagementet fra første dag.
Styrket datasikkerhed
For Givskud Zoo var sikkerheden omkring persondata en vigtig faktor. Ved at digitalisere ansættelseskontrakterne har de sikret, at personfølsomme oplysninger håndteres korrekt. Alle kontrakter sendes og signeres via et sikkert link, som kun den enkelte medarbejder har adgang til. Dermed fjernes risikoen for datalækager eller dokumenter, der bliver væk i fysiske mapper.
Øget tillid og sikkerhed i underskriftsprocessen
Udfordringen
Givskud Zoo står hvert år overfor en omfattende ansættelsesproces, når parken skal ansætte mere end 200 sæsonmedarbejdere i forbindelse med parkens åbning. Den manuelle proces med print, underskrift og scanning var tidskrævende, administrativt tung og skabte risiko for fejl og datalækager. Tidligere blev kontrakterne håndteret fysisk, hvor de lå i mapper på kontoret. Denne tilgang medførte en risiko for manglende datasikkerhed, selvom medarbejderne behandlede dokumenterne omhyggeligt.
Løsningen
Med Addo Sign er hele processen digitaliseret. HR-afdelingen udsender kontrakter via Addo Sign, og medarbejderne underskriver elektronisk på deres foretrukne enhed. Alle nødvendige oplysninger indsamles samtidigt via digitale formularer, som systemet automatisk samler i ét dokument – klar til videre behandling. Valget faldt på Addo Sign, fordi det er en brugervenlig platform til digital signering af dokumenter, der lever op til moderne krav om datasikkerhed.
Resultatet
Givskud Zoo har reduceret tiden brugt på administration betydeligt. Ansættelsesprocessen er mere effektiv, sikker og professionel, hvilket giver både HR-afdelingen og medarbejderne en bedre oplevelse. Den digitale platform sikrer, at alle ansættelseskontrakter nu sendes sikkert til medarbejderne, og underskrives elektronisk. Dette har givet både Givskud Zoo og medarbejderne større fleksibilitet og sikkerhed. Kontrakterne tilgås via et sikkert link, som kun den enkelte medarbejder har adgang til.
Automatiseret dataindsamling
Oplysninger fra medarbejderformularer samles automatisk og kan importeres direkte i interne systemer uden manuel indtastning.
Samlet kontraktstyring
Alle kontrakter og dokumenter håndteres digitalt ét sted, hvilket giver bedre overblik og færre fejl.
Effektiv onboarding
Den digitale proces sikrer en hurtig og professionel start for nye medarbejdere, samtidig med at HR-afdelingen sparer tid.