En smartere prosess for ansettelse av sesongansatte
Implementeringen av Addo Sign har hjulpet Givskud Zoo med å skape en sikrere, mer effektiv og transparent prosess for sesongansettelser. Den digitale signeringsløsningen har gjort det enklere å administrere kontrakter, redusert den administrative byrden og styrket datasikkerheten - til fordel for både ledelsen og de ansatte.
Effektivisering av ansettelseskontrakter
Hvert år ansetter Givskud Zoo rundt 200 sesongarbeidere - en prosess som tidligere krevde utskrift, manuell håndtering og fysisk lagring av kontrakter. Dette var tidkrevende og skapte risiko for feil og forsinkelser. Med Addo Sign håndteres nå hele prosessen digitalt. Kontraktene sendes elektronisk, signeres på nettet og arkiveres automatisk. Det betyr at alt er samlet på ett sted - og de ansatte kan signere uansett hvor de befinner seg.
Økt involvering av de ansatte
Digitaliseringen har også hatt en positiv effekt på medarbeideropplevelsen. Mange av de unge sesongansatte leser nå kontraktene sine mer nøye enn før, fordi alt er digitalt og i et enkelt og oversiktlig format. Prosessen oppleves som profesjonell, moderne og transparent, noe som bygger tillit og engasjement fra dag én.
Styrket datasikkerhet
For Givskud Zoo var sikkerheten rundt personopplysninger en viktig faktor. Ved å digitalisere ansettelseskontraktene har de sørget for at sensitive personopplysninger blir håndtert korrekt. Alle kontrakter sendes og signeres via en sikker lenke som bare den enkelte ansatte har tilgang til. Dette eliminerer risikoen for datalekkasjer eller at dokumenter kommer på avveie i fysiske mapper.
Økt tillit og sikkerhet i signeringsprosessen
Utfordringen
Hvert år står Givskud Zoo overfor en omfattende rekrutteringsprosess når parken skal ansette mer enn 200 sesongansatte når parken åpner. Den manuelle prosessen med utskrift, signering og skanning var tidkrevende, administrativt tungvint og skapte risiko for feil og datalekkasjer. Tidligere ble kontraktene håndtert fysisk og lagret i mapper på kontoret. Denne tilnærmingen skapte en risiko for datasikkerhetsproblemer, selv om de ansatte håndterte dokumentene med forsiktighet.
Løsningen
Med Addo Sign digitaliseres hele prosessen. HR-avdelingen sender ut kontrakter via Addo Sign, og de ansatte signerer elektronisk på den enheten de foretrekker. All nødvendig informasjon samles inn samtidig via digitale skjemaer, som systemet automatisk setter sammen til ett dokument - klart for videre behandling. Addo Sign ble valgt fordi det er en brukervennlig plattform for digital signering av dokumenter som oppfyller moderne krav til datasikkerhet.
Resultatet
Givskud Zoo har redusert tiden som brukes på administrasjon betydelig. Ansettelsesprosessen er mer effektiv, sikker og profesjonell, noe som gir både HR-avdelingen og de ansatte en bedre opplevelse. Den digitale plattformen sørger for at alle ansettelseskontrakter nå sendes sikkert til de ansatte og signeres elektronisk. Dette har gitt både Givskud Zoo og de ansatte større fleksibilitet og sikkerhet. Kontraktene er tilgjengelige via en sikker lenke som bare den enkelte ansatte har tilgang til.
Automatisert datainnsamling
Informasjon fra medarbeiderskjemaer samles inn automatisk og kan importeres direkte til interne systemer uten manuell inntasting.
Total kontraktsforvaltning
Alle kontrakter og dokumenter håndteres digitalt på ett sted, noe som gir bedre oversikt og færre feil.
Effektiv onboarding
Den digitale prosessen sikrer en rask og profesjonell start for nyansatte, samtidig som HR-avdelingen sparer tid.