Älykkäämpi prosessi kausityöntekijöiden palkkaamiseen
Addo Signin käyttöönotto on auttanut Givskud Zoo:ta luomaan turvallisemman, tehokkaamman ja läpinäkyvämmän prosessin kausityöntekijöiden palkkaamiseen. Digitaalinen allekirjoitusratkaisu on helpottanut sopimusten hallintaa, vähentänyt hallinnollista taakkaa ja vahvistanut tietoturvaa - mikä on hyödyttänyt sekä johtoa että työntekijöitä.
Työsopimusten virtaviivaistaminen
Givskudin eläintarha palkkaa vuosittain noin 200 kausityöntekijää - prosessi, joka aiemmin vaati sopimusten tulostamista, manuaalista käsittelyä ja fyysistä varastointia. Tämä oli aikaa vievää ja aiheutti virheiden ja viivästysten riskin. Addo Signin avulla koko prosessi hoidetaan nyt digitaalisesti. Sopimukset lähetetään sähköisesti, allekirjoitetaan verkossa ja arkistoidaan automaattisesti. Näin kaikki on yhdessä paikassa - ja työntekijät voivat allekirjoittaa sopimukset missä tahansa he ovatkin.
Lisääntynyt työntekijöiden osallistuminen
Digitalisaatio on vaikuttanut myönteisesti myös työntekijäkokemukseen. Monet nuoret kausityöntekijät lukevat nyt sopimuksiaan aiempaa tarkemmin, koska kaikki on digitaalista ja yksinkertaisessa, selkeässä muodossa. Prosessi koetaan ammattimaiseksi, nykyaikaiseksi ja läpinäkyväksi, mikä luo luottamusta ja sitoutumista heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Vahvistettu tietoturva
Givskudin eläintarhassa henkilötietojen turvallisuus oli tärkeä tekijä. Digitalisoimalla työsopimukset he ovat varmistaneet, että arkaluonteisia henkilötietoja käsitellään oikein. Kaikki sopimukset lähetetään ja allekirjoitetaan suojatun linkin kautta, johon vain yksittäisellä työntekijällä on pääsy. Näin vältetään tietovuodon riski tai asiakirjojen katoaminen fyysisiin kansioihin.
Lisääntynyt luottamus ja turvallisuus allekirjoitusprosessissa
Haaste
Givskudin eläintarhassa on joka vuosi edessään laaja rekrytointiprosessi, kun puiston on palkattava yli 200 kausityöntekijää puiston avautuessa. Manuaalinen tulostus-, allekirjoitus- ja skannausprosessi oli aikaa vievä, hallinnollisesti hankala ja aiheutti virheiden ja tietovuotojen riskin. Aiemmin sopimuksia käsiteltiin fyysisesti, ja niitä säilytettiin toimistossa olevissa kansioissa. Tämä lähestymistapa aiheutti tietoturvaongelmien riskin, vaikka työntekijät käsittelivät asiakirjoja huolellisesti.
Ratkaisu
Addo Signin avulla koko prosessi digitalisoidaan. Henkilöstöosasto lähettää sopimukset Addo Signin kautta ja työntekijät allekirjoittavat ne sähköisesti haluamallaan laitteella. Kaikki tarvittavat tiedot kerätään samanaikaisesti digitaalisten lomakkeiden avulla, jotka järjestelmä kokoaa automaattisesti yhdeksi asiakirjaksi - valmiina jatkokäsittelyä varten. Addo Sign valittiin, koska se on käyttäjäystävällinen alusta asiakirjojen digitaaliseen allekirjoittamiseen, joka täyttää nykyaikaiset tietoturvavaatimukset.
Tulos
Givskudin eläintarha on vähentänyt merkittävästi hallintoon käytettävää aikaa. Rekrytointiprosessi on tehokkaampi, turvallisempi ja ammattimaisempi, mikä antaa sekä henkilöstöosastolle että työntekijöille paremman kokemuksen. Digitaalinen alusta varmistaa, että kaikki työsopimukset lähetetään nyt työntekijöille turvallisesti ja allekirjoitetaan sähköisesti. Tämä on antanut sekä Givskud Zoolle että työntekijöille enemmän joustavuutta ja turvallisuutta. Sopimuksiin pääsee käsiksi suojatun linkin kautta, johon vain yksittäisellä työntekijällä on pääsy.
Automatisoitu tiedonkeruu
Tiedot työntekijälomakkeista kerätään automaattisesti, ja ne voidaan tuoda suoraan sisäisiin järjestelmiin ilman manuaalista syöttöä.
Sopimusten hallinnointi yhteensä
Kaikki sopimukset ja asiakirjat käsitellään digitaalisesti yhdessä paikassa, mikä parantaa yleiskuvaa ja vähentää virheitä.
Tehokas perehdyttäminen
Digitaalinen prosessi takaa nopean ja ammattimaisen alun uusille työntekijöille ja säästää samalla henkilöstöosaston aikaa.