Förbättrad rekryteringsprocess och lägre kostnader hos COOR
Facility management-bolaget COOR har digitaliserat sin anställningsprocess med Addo Sign. HR-avdelningen hanterar nu anställningsavtal digitalt, vilket har minskat handläggningstiden avsevärt, sänkt de administrativa kostnaderna och ökat säkerheten genom säkra digitala signaturer.
Ökad effektivitet inom HR
Den digitala signeringsprocessen gör det enkelt för HR att följa upp alla avtal, säkerställa svar i rätt tid och minska det manuella arbetet. Medarbetarna kan hantera alla dokument på ett och samma ställe, vilket skapar tydlighet och frigör tid för kärnuppgifter.
Bättre överblick och spårbarhet
Addo Sign ger en tydlig överblick över hela dokumentflödet. Varje dokument registreras med en verifieringskedja, så att HR alltid kan se vad som har skickats ut och vad som har returnerats - utan risk för att avtal försvinner eller glöms bort.
Säkerhet och efterlevnad av GDPR
Alla dokument hanteras på ett säkert sätt via Addo Sign. Systemet säkerställer att mottagarna autentiserar sig innan de signerar, vilket minskar risken för manipulation och säkerställer efterlevnad av GDPR-kraven.
Från långsam post
till digital avtalshantering
Utmaningen
HR-avdelningen upplevde förseningar och höga kostnader när de skickade anställningsavtal med vanlig post. Den traditionella processen var långsam, komplex och dyr - vilket gjorde det svårt att följa upp och spåra utfärdade avtal.
Lösningen på problemet
Med Addo Sign digitaliserades anställningsavtalen. Fysiska utskick ersattes av en säker digital process där avtalen skickas, signeras och arkiveras digitalt. Systemet ger HR en fullständig överblick och möjliggör snabb uppföljning, samtidigt som dokumenten hanteras på ett säkert sätt.
Resultatet
Tiden för avtalshantering har minskat avsevärt, de administrativa uppgifterna har minimerats och risken för fel eller förlust av dokument har eliminerats. Samtidigt säkerställs efterlevnad av GDPR och HR kan fokusera på mer värdeskapande uppgifter.
Effektiviserad avtalshantering
Alla avtal hanteras på ett och samma ställe, vilket minskar risken för fel och gör det enkelt att utfärda och spåra dokument.
Tids- och kostnadsbesparingar
Digitaliseringen har eliminerat porto, utskrifter och manuell hantering, vilket avsevärt minskat väntetiderna och kostnaderna.
Säkert dokumentflöde med full spårbarhet
Varje dokument registreras med en verifieringskedja så att HR alltid har en fullständig överblick och kan dokumentera processer för intern kontroll.