Parempi rekrytointiprosessi ja alhaisemmat kustannukset COORissa
Ruotsalainen kiinteistöhuoltoyhtiö COOR on digitalisoinut rekrytointiprosessinsa Addo Signin avulla. Henkilöstöosasto käsittelee työsopimukset nyt digitaalisesti, mikä on lyhentänyt huomattavasti käsittelyaikaa, alentanut hallinnollisia kustannuksia ja lisännyt turvallisuutta turvallisten digitaalisten allekirjoitusten avulla.
HR:n tehokkuuden lisääminen
Digitaalisen allekirjoitusprosessin ansiosta henkilöstöhallinnon on helppo seurata kaikkia sopimuksia, varmistaa oikea-aikaiset vastaukset ja vähentää manuaalista työtä. Työntekijät voivat käsitellä kaikkia asiakirjoja yhdessä paikassa, mikä luo selkeyttä ja vapauttaa aikaa ydintehtäviin.
Parempi yleiskuva ja jäljitettävyys
Addo Sign tarjoaa selkeän yleiskuvan koko asiakirjavirrasta. Jokaisesta asiakirjasta kirjataan kirjausketju, joten henkilöstöhallinto näkee aina, mitä on lähetetty ja mitä on palautettu - ilman riskiä siitä, että sopimukset katoavat tai unohtuvat.
Turvallisuus ja GDPR-vaatimustenmukaisuus
Kaikki asiakirjat käsitellään turvallisesti Addo Signin kautta. Järjestelmä varmistaa, että vastaanottajat todentavat itsensä ennen allekirjoittamista, mikä vähentää manipuloinnin riskiä ja varmistaa GDPR-vaatimusten noudattamisen.
Hitaasta postista
digitaaliseen sopimustenhallintaan
Haaste
Henkilöstöosasto koki viivästyksiä ja korkeita kustannuksia työsopimusten lähettämisestä postitse. Perinteinen prosessi oli hidas, monimutkainen ja kallis, mikä vaikeutti myönnettyjen sopimusten seurantaa ja seurantaa.
Ratkaisu
Addo Signin avulla työsopimukset digitalisoitiin. Fyysinen postitus korvattiin turvallisella digitaalisella prosessilla, jossa sopimukset lähetetään, allekirjoitetaan ja arkistoidaan digitaalisesti. Järjestelmä antaa henkilöstöhallinnolle täydellisen yleiskuvan ja mahdollistaa nopean seurannan, ja asiakirjoja käsitellään turvallisesti.
Tulos
Sopimusten käsittelyaika lyhenee merkittävästi, hallinnolliset tehtävät minimoituvat ja virheiden tai asiakirjojen katoamisen riski poistuu. Samalla varmistetaan GDPR:n noudattaminen ja HR voi keskittyä enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.
Virtaviivaistettu sopimusten hallinta
Kaikkia sopimuksia hallitaan yhdessä paikassa, mikä vähentää virheiden riskiä ja helpottaa asiakirjojen myöntämistä ja seurantaa.
Aika- ja kustannussäästöt
Digitalisointi on poistanut postimaksun, tulostuksen ja manuaalisen käsittelyn, mikä on vähentänyt merkittävästi odotusaikaa ja kustannuksia.
Turvallinen asiakirjavirta täydellä jäljitettävyydellä
Jokaisesta asiakirjasta tallennetaan kirjausketju, joten henkilöstöhallinnolla on aina kokonaiskuva ja se voi dokumentoida prosessit sisäistä valvontaa varten.