För företag handlar digital signatur inte bara om att lägga in en signatur i en PDF-fil. Det handlar också om att välja en lämplig identifieringsnivå, hålla reda på godkännanden och se till att det färdiga dokumentet på ett säkert sätt återförs till den arbetsflöde där det hör hemma.
Här går vi igenom hur digital PDF-signering fungerar, vad du bör tänka på ur juridisk synvinkel och hur du kan anpassa processen efter företagets behov.
Vad innebär det att signera en PDF digitalt?
När du signerar en PDF digitalt godkänner du dokumentets innehåll elektroniskt. Det kan ske på olika sätt.
En undertecknare kan till exempel skriva under med ett finger eller en mus, bekräfta sin identitet med BankID eller använda en annan elektronisk identifiering som stöds.
Det är viktigt att skilja mellan en bild av en underskrift och en elektronisk signaturprocess.
En bild visar endast underskriften
En bild eller en handskriven signatur som har infogats i en PDF visar inte i sig hur personen identifierades eller när dokumentet undertecknades.
En digital process dokumenterar förloppet
En signaturlösning som Addo Sign kan koppla signaturen till en dokumenterad process med information om undertecknaren, tidpunkt och åtgärder.
Vilken metod som är bäst beror på dokumentet, risken och företagets krav. En intern godkännandeprocess kan ha andra krav än ett anställningsavtal eller ett avtal där undertecknarens identitet måste kontrolleras.
Hur fungerar en digital signatur i en PDF?
När en PDF signeras digitalt kan information som är kopplad till dokumentet bifogas. En vanlig läsare kan kanske se ett namn eller en signatur på sidan. Annan information hjälper ett PDF-program att kontrollera om signaturen stämmer överens med filen och om dokumentet har ändrats efter undertecknandet.
PAdES är ett format där signaturdata kopplas till själva PDF-filen. EU-kommissionen rekommenderar PAdES-formatet för PDF-dokument. Ett program som stöder formatet kan kontrollera signaturen och visa om eventuella ändringar påverkar den.
Är en digital signatur på en PDF-fil juridiskt giltig?
Ja, elektroniska signaturer på PDF-filer kan ha rättsverkan. Enligt eIDAS-förordningen får en elektronisk signatur inte avvisas som bevis enbart på grund av att den är elektronisk eller inte är en kvalificerad elektronisk signatur. En kvalificerad elektronisk signatur har samma rättsverkan som en handskriven signatur inom EU.
Se även Europeiska kommissionens förklaring om elektroniska signaturers rättsliga verkan.
Det betyder inte att en enda signaturmetod automatiskt passar alla dokument. Kraven kan bero på dokumenttypen, tillämplig lagstiftning och företagets behov av att kunna dokumentera identitet och godkännande. Om ett dokument har särskilda formkrav bör du undersöka dessa innan du väljer signeringsmetod.
En praktisk tumregel är att ställa sig följande frågor:
- Vem ska underteckna?
- Hur noggrant ska undertecknarens identitet kontrolleras?
- Vilken dokumentation ska kunna finnas tillgänglig i efterhand?
- Finns det särskilda krav på dokumenttypen eller mottagaren?
Vilken signeringsmetod ska du välja?
Det beror på dokumentet och hur noggrant undertecknarens identitet ska verifieras. eIDAS skiljer mellan tre typer av elektroniska signaturer:
Enkel elektronisk signatur
Kan vara lämplig för en enkel process där parterna känner varandra och det inte finns några särskilda krav på signaturen. Det kan till exempel handla om att godkänna ett dokument med ett klick eller genom att skriva sitt namn.
Avancerad elektronisk signatur
Kopplar signaturen närmare till personen och gör det möjligt att upptäcka ändringar i dokumentet efter signeringen. Den kan vara relevant när det finns behov av starkare dokumentation för vem som har undertecknat.
Kvalificerad elektronisk signatur (QES)
Har samma rättsverkan som en handskriven signatur inom EU. Den behövs vanligtvis endast om ett konkret krav föreligger, till exempel från en myndighet eller en avtalspart.
Så här undertecknar du en PDF steg för steg
Den typiska processen ser ut så här:
-
Förbered dokumentet
Kontrollera att PDF-filen innehåller rätt version av avtalet och att alla fält och bilagor finns med. Om flera personer ska underteckna måste du också bestämma om de ska underteckna i en viss ordning eller samtidigt.
-
Välj undertecknare och signeringsmetod
Lägg till undertecknarnas kontaktuppgifter, välj önskad metod och ange eventuellt vem som ska underteckna först. Bedöm om dokumentet kräver identitetskontroll eller annan särskild dokumentation.
-
Skicka dokumentet för underskrift
Mottagarna får ett meddelande om att dokumentet väntar på deras underskrift. Beroende på lösningen och inställningarna kan de öppna och underteckna dokumentet från en dator, surfplatta eller mobil.
-
Följ status
Se i signeringslösningen vem som har undertecknat och vem som saknas. Skicka en påminnelse direkt till dem som ännu inte har undertecknat.
-
Spara det undertecknade dokumentet
När processen är avslutad bör det slutgiltiga dokumentet och tillhörande dokumentation sparas så att de går att återfinna. Lagringen bör följa företagets regler för åtkomst, arkivering och radering.
Kontroll och förvaring av en undertecknad PDF
Om du redigerar den eller sparar den på nytt kan det påverka den information som används för att kontrollera signaturen. Använd ett PDF-program eller en valideringslösning som stöder den aktuella signaturtypen om du vill kontrollera signaturen och dokumentets status.
Om dokumentet ska sparas i många år bör du också undersöka hur signaturen kan kontrolleras senare. Certifikat och teknisk information kan förändras med tiden, så fundera över vilken information som medföljer dokumentet och hur signaturen även i framtiden kan valideras. Om du använder Addo Sign kan dina dokument lagras i Addo Vault.
Vad ska du titta efter i en signaturlösning?
När du väljer en lösning kan du överväga följande:
- Sätt att underteckna: Kan du välja den metod som passar dokumentet och de som ska underteckna?
- Identitetskontroll: Kan lösningen bekräfta vem som undertecknar?
- Översikt över processen: Kan du se vem som har undertecknat och när?
- Lagring av dokument: Kan du enkelt spara det färdiga dokumentet eller vidarebefordra det till era andra system?
- Integration med era system: Kan lösningen användas tillsammans med era HR-, kund- eller dokumenthanteringssystem?
- Enkel att använda: Är det enkelt för både medarbetare och mottagare att underteckna?
- Hjälp och konfiguration: Kan ni få hjälp med att anpassa lösningen om era behov förändras?
Så här kan Addo Sign integreras i företagets arbetsflöde
Addo Sign kan kopplas till många av de system som företag redan använder. Det gör det möjligt att integrera digital signatur i befintliga arbetsflöden inom HR, ekonomi, CRM, dokumenthantering och digital post.
Bland integrationerna hittar du HR-system som tamigo, 2People, Emply och Visma HR; CRM- och ekonomisystem som SuperOffice, webCRM och Dinero; samt verktyg som WorkPoint, Microsoft Office och Zapier.
Addo Sign kan också kopplas till digitala brevlådor som Kivra eller e-Boks samt Digital Post för danska kunder. Se integrationsöversikten för fler möjligheter.
Addo Form för digitala formulär
Med Addo Form kan företaget samla in uppgifter via digitala formulär. Formuläret kan ingå i samma process som en underskrift, till exempel när en ny medarbetare ska ange sina uppgifter och underteckna ett avtal.
Addo ID för eID-inloggning
Addo ID möjliggör eID-inloggning på företagets webbplats, i en app eller i en digital självbetjäningslösning. Det kan användas när kunder eller medarbetare ska logga in och identifiera sig digitalt.
Vad kan digital signering av PDF-filer innebära för företagets ekonomi?
Besparingarna med digital signering av PDF-filer handlar om mer än bara papper och porto. När medarbetarna slipper skriva ut, skanna, vidarebefordra dokument och följa upp saknade underskrifter frigörs tid för andra uppgifter. När processerna upprepas många gånger blir de sparade minuterna till många timmars arbete.
Fårup Sommerland
För Fårup Sommerland handlar vinsten om att samla en återkommande HR-process. Nöjesparken anställer flera hundra säsongsanställda, och tidigare hanterades kontrakt och personuppgifter manuellt via brev eller e-post. Nu kan kontrakt och formulär skickas samlat digitalt. Medarbetarna matar in sina uppgifter online, och systemet sammanställer dem med avtalet i ett enda dokument, klart för HR-systemet. Det eliminerar manuell inmatning och dubbelarbete och sparar HR-avdelningen många arbetstimmar. Läs mer om Fårup Sommerland.
Autopunkt
Hos Autopunkt kan köpebrev skickas och undertecknas digitalt på bara några minuter. Kunderna kan underteckna oavsett var de befinner sig, så att bilhandlaren inte behöver vänta på utskrift och skanning. Det innebär mindre administrativt arbete för medarbetarna och mer tid att ägna åt kunderna. Läs mer om Autopunkt.
Sydbank
Sydbank använder massutskick och brevfusion när information ska skickas till många medarbetare. Översikten över vilka dokument som är undertecknade och vilka som fortfarande saknas gör det enklare att hantera och följa upp stora utskick. Läs om Sydbank.
När färre steg kräver manuell hantering får medarbetarna mer tid till sina viktigaste uppgifter, och dokumenten tar kortare tid från avsändning till underskrift. Det ger företaget bättre överblick och en enklare upplevelse för kunder, medarbetare och samarbetspartners.
Vanliga frågor om digital PDF-signering
Hur signerar jag en PDF digitalt?
Ladda upp eller välj PDF-filen i en signeringslösning, lägg till undertecknarna, välj en signeringsmetod och skicka dokumentet. När alla har undertecknat kan du hämta och spara den färdiga versionen.
Räcker det att infoga en bild av min signatur i en PDF-fil?
En bild av en signatur kan visa hur en signatur ser ut, men dokumenterar inte i sig identiteten, tidpunkten eller förloppet kring undertecknandet. Om dokumentationen är viktig bör du använda en signaturprocess som registrerar relevant information om förloppet.
Är en PDF-fil som undertecknats med BankID alltid en kvalificerad elektronisk signatur?
Nej, inte automatiskt. BankID kan ingå i identifiering eller autentisering, men signaturens nivå beror på den konkreta lösningen och processen. Bedöm dokumentets krav innan du väljer metod.
Kan flera personer underteckna samma PDF-fil?
Ja. I en signaturlösning kan du normalt lägga till flera undertecknare och välja om de ska underteckna i tur och ordning eller samtidigt. Möjligheterna beror på den valda lösningen.
Kan jag skicka dokument direkt från mina andra system?
Det beror på vilka integrationer signaturlösningen erbjuder och hur de är konfigurerade. Addo Sign visar integrationer med bland annat HR-, dokument- och arbetsflödeslösningar på sin integrationssida.
Var ska jag spara den undertecknade PDF-filen?
Spara dokumentet i företagets godkända system för dokument- eller ärendehantering. Se till att berörda medarbetare kan hitta det och att lagringen följer era regler för åtkomst och lagring.
Mikkel Thiel
Jag delar framför allt kunskap och erfarenheter om digital signering, automatisering och digitala dokumentprocesser – och om hur plattformar, system och AI kan samverka för att stötta företag.
Jag har över tio års erfarenhet av Customer Success, rådgivning, ledarskap och service. Mitt fokus på en god användarupplevelse går tillbaka till mina år på Apple, där jag arbetade med kundservice och ledarskap. Det har format mitt sätt att se på teknik: den ska inte bara fungera – den ska vara enkel att använda och skapa värde för människorna som använder den.
