For bedrifter handler digital signatur ikke bare om å sette en signatur inn i en PDF-fil. Det handler også om å velge et passende identifikasjonsnivå, holde oversikt over godkjenninger og få det ferdige dokumentet trygt tilbake i den arbeidsflyten der det hører hjemme.
Her går vi gjennom hvordan digital PDF-signering fungerer, hva du må ta hensyn til fra et juridisk perspektiv, og hvordan du kan tilpasse prosessen til bedriftens behov.
Hva innebærer det å signere en PDF digitalt?
Når du signerer en PDF digitalt, godkjenner du dokumentets innhold elektronisk. Dette kan gjøres på ulike måter.
En underskriver kan for eksempel signere med en finger eller mus, bekrefte sin identitet med BankID eller bruke en annen støttet elektronisk identifikasjon.
Det er viktig å skille mellom et bilde av en signatur og en elektronisk signaturprosess.
Et bilde viser bare signaturen
Et bilde eller en håndskrevet signatur som er lagt inn i en PDF-fil, viser ikke i seg selv hvordan personen ble identifisert eller når dokumentet ble signert.
En digital prosess dokumenterer forløpet
En signaturløsning som Addo Sign kan knytte signaturen til en dokumentert prosess med opplysninger om signataren, tidspunkt og handlinger.
Den beste metoden avhenger av dokumentet, risikoen og virksomhetens krav. En intern godkjenning kan ha andre behov enn en ansettelseskontrakt eller en avtale der underskriverens identitet må kontrolleres.
Hvordan fungerer en digital signatur i en PDF?
Når en PDF signeres digitalt, kan det følge med opplysninger som er knyttet til dokumentet. En vanlig leser kan kanskje se et navn eller en signatur på siden. Andre opplysninger hjelper et PDF-program med å kontrollere om signaturen stemmer overens med filen, og om dokumentet er endret etter signeringen.
PAdES er et format der signaturdata knyttes til selve PDF-filen. EU-kommisjonen anbefaler PAdES-formatet for PDF-dokumenter. Et program som støtter formatet, kan kontrollere signaturen og vise om eventuelle endringer påvirker den.
Er en digital signatur på en PDF juridisk gyldig?
Ja, elektroniske signaturer på PDF-filer kan ha juridisk virkning. I henhold til eIDAS-forordningen må en elektronisk signatur ikke avvises som bevis alene fordi den er elektronisk eller ikke er en kvalifisert elektronisk signatur. En kvalifisert elektronisk signatur har samme rettsvirkning som en håndskrevet signatur i EU.
Se også EU-kommisjonens forklaring om elektroniske signaturers rettsvirkninger.
Det betyr ikke at én signeringsmetode automatisk passer til alle dokumenter. Kravene kan avhenge av dokumenttypen, den relevante lovgivningen og virksomhetens behov for å kunne dokumentere identitet og samtykke. Hvis et dokument har spesielle formkrav, bør du undersøke disse før du velger signeringsmetode.
En praktisk tommelfingerregel er å spørre:
- Hvem skal signere?
- Hvor nøye skal signatarens identitet kontrolleres?
- Hvilken dokumentasjon skal være tilgjengelig i etterkant?
- Er det spesielle krav til dokumenttypen eller mottakeren?
Hvilken signeringsmetode bør du velge?
Det avhenger av dokumentet og hvor sikkert signataren skal identifiseres. eIDAS skiller mellom tre typer elektroniske signaturer:
Enkel elektronisk signatur
Kan være egnet for en enkel prosess der partene kjenner hverandre, og der det ikke stilles spesielle krav til signaturen. Det kan for eksempel være å godkjenne et dokument med et klikk eller ved å skrive navnet sitt.
Avansert elektronisk signatur
Knytter signaturen tettere til personen og gjør det mulig å oppdage endringer i dokumentet etter signeringen. Den kan være relevant når det er behov for sterkere dokumentasjon på hvem som har signert.
Kvalifisert elektronisk signatur (QES)
Har samme rettsvirkning som en håndskrevet signatur i EU. Den er vanligvis bare nødvendig hvis et konkret krav krever det, for eksempel fra en myndighet eller en avtalepart.
Slik signerer du en PDF trinn for trinn
Den typiske prosessen ser slik ut:
-
Gjør dokumentet klart
Kontroller at PDF-filen inneholder riktig versjon av avtalen, og at alle felter og vedlegg er med. Hvis flere personer skal signere, må du også bestemme om de skal signere i en bestemt rekkefølge eller samtidig.
-
Velg underskrivere og signeringsmetode
Legg til underskrivernes kontaktopplysninger, velg ønsket metode og angi eventuelt hvem som skal underskrive først. Vurder om dokumentet krever identitetskontroll eller annen spesiell dokumentasjon.
-
Send dokumentet til signering
Mottakerne får beskjed om at dokumentet venter på deres signatur. Avhengig av løsningen og oppsettet kan de åpne og signere dokumentet fra datamaskin, nettbrett eller mobil.
-
Følg statusen
Se i signaturløsningen hvem som har signert, og hvem som mangler. Send en påminnelse direkte til dem som ennå ikke har signert.
-
Lagre det signerte dokumentet
Når prosessen er fullført, bør det endelige dokumentet og tilhørende dokumentasjon lagres slik at de kan gjenfinnes. Lagringen bør være i samsvar med bedriftens regler for tilgang, journalføring og sletting.
Kontroll og oppbevaring av en signert PDF
Hvis du redigerer den eller lagrer den på nytt, kan det påvirke opplysningene som brukes til å kontrollere signaturen. Bruk et PDF-program eller en valideringsløsning som støtter den aktuelle signaturtypen, hvis du vil kontrollere signaturen og dokumentets status.
Hvis dokumentet skal lagres i mange år, bør du også undersøke hvordan signaturen kan kontrolleres senere. Sertifikater og tekniske opplysninger kan endres over tid, så vurder hvilke opplysninger som følger med dokumentet, og hvordan signaturen fortsatt kan valideres. Hvis du bruker Addo Sign, kan dokumentene dine lagres i Addo Vault.
Hva bør du se etter i en signaturløsning?
Når du velger en løsning, kan du vurdere følgende:
- Signaturmetoder: Kan du velge den metoden som passer til dokumentet og de som skal signere?
- Identitetskontroll: Kan løsningen bekrefte hvem som signerer?
- Oversikt over prosessen: Kan du se hvem som har signert, og når?
- Lagring av dokumenter: Kan du enkelt lagre det ferdige dokumentet eller sende det videre til andre systemer?
- Integrasjon med systemene deres: Kan løsningen brukes sammen med HR-, kunde- eller dokumenthåndteringssystemene deres?
- Enkel å bruke: Er det enkelt for både ansatte og mottakere å signere?
- Hjelp og oppsett: Kan dere få hjelp til å tilpasse løsningen hvis behovene deres endres?
Slik kan Addo Sign integreres i bedriftens arbeidsflyt
Addo Sign kan kobles til mange av systemene bedrifter allerede bruker. Dette gjør det mulig å integrere digital signatur i eksisterende arbeidsflyter på tvers av HR, økonomi, CRM, dokumenthåndtering og digital post.
Blant integrasjonene finner du HR-systemer som tamigo, 2People, Emply og Visma HR; CRM- og økonomisystemer som SuperOffice, webCRM og Dinero; samt verktøy som WorkPoint, Microsoft Office og Zapier.
Addo Sign kan også kobles til digitale postkasser som e-Boks og mit.dk, samt Digital Post og Kivra, som brukes av mottakere i Sverige. Se integrasjonsoversikten for flere muligheter.
Addo Form for digitale skjemaer
Med Addo Form kan bedriften samle inn opplysninger gjennom digitale skjemaer. Skjemaet kan inngå i samme prosess som en signatur, for eksempel når en ny medarbeider skal oppgi opplysningene sine og signere en kontrakt.
Addo ID for eID-pålogging
Addo ID gir mulighet for eID-pålogging på bedriftens nettside, i en app eller i en digital selvbetjeningsløsning. Det kan brukes når kunder eller ansatte skal logge seg inn og identifisere seg digitalt.
Hva kan digital signering av PDF-filer bety for bedriftens økonomi?
Besparelsen ved digital signering av PDF-filer handler om mer enn papir og porto. Når ansatte slipper å skrive ut, skanne, videresende dokumenter og følge opp manglende signaturer, frigjøres det tid til andre oppgaver. Når prosessene gjentas mange ganger, blir de sparte minuttene til mange timers arbeid.
Fårup Sommerland
For Fårup Sommerland handler gevinsten om å samle en tilbakevendende HR-prosess. Parken ansetter flere hundre sesongmedarbeidere, og tidligere ble kontrakter og personopplysninger håndtert manuelt via brev eller e-post. Nå kan kontrakter og skjemaer sendes samlet digitalt. De ansatte legger inn opplysningene sine på nettet, og systemet samler dem sammen med kontrakten i ett dokument, klart for HR-systemet. Dette eliminerer manuell registrering og dobbeltarbeid og sparer HR-avdelingen mange arbeidstimer. Les mer om Fårup Sommerland.
Autopunkt
Hos Autopunkt kan kjøpekontrakter sendes og signeres digitalt på få minutter. Kundene kan signere uansett hvor de befinner seg, slik at bilforhandleren ikke trenger å vente på utskrift og skanning. Dette gir de ansatte mindre administrativt arbeid og mer tid til kundene. Les mer om Autopunkt.
Sydbank
Sydbank bruker masseutsendelse og brevfletning når informasjon skal sendes til mange ansatte. Oversikten over dokumenter som er signert og de som fortsatt mangler, gjør det enklere å administrere og følge opp store utsendelser. Les om Sydbank.
Når færre trinn krever manuell håndtering, får de ansatte mer tid til sine viktigste oppgaver, og dokumentene kommer raskere fra avsending til signering. Dette gir bedre oversikt for bedriften og en enklere opplevelse for kunder, ansatte og samarbeidspartnere.
Ofte stilte spørsmål om digital PDF-signering
Hvordan signerer jeg en PDF digitalt?
Last opp eller velg PDF-filen i en signaturløsning, legg til signatørene, velg en signaturmetode og send dokumentet. Når alle har signert, kan du laste ned og lagre den ferdige versjonen.
Er det nok å legge inn et bilde av signaturen min i en PDF-fil?
Et bilde av en signatur kan vise hvordan en signatur ser ut, men dokumenterer ikke i seg selv identiteten, tidspunktet eller forløpet rundt signeringen. Hvis dokumentasjonen er viktig, bør du bruke en signeringsprosess som registrerer relevant informasjon om forløpet.
Er en PDF-fil signert med BankID alltid en kvalifisert elektronisk signatur?
Nei, ikke automatisk. BankID kan inngå i identifikasjon eller autentisering, men signaturens nivå avhenger av den konkrete løsningen og prosessen. Vurder dokumentets krav før du velger metode.
Kan flere personer signere den samme PDF-filen?
Ja. I en signaturløsning kan du vanligvis legge til flere underskrivere og velge om de skal signere etter tur eller samtidig. Mulighetene avhenger av den valgte løsningen.
Kan jeg sende dokumenter direkte fra mine andre systemer?
Det avhenger av hvilke integrasjoner signaturløsningen tilbyr, og hvordan de er konfigurert. Addo Sign viser integrasjoner med blant annet HR-, dokument- og arbeidsflytløsninger på sin integrasjonsside.
Hvor skal jeg lagre den signerte PDF-filen?
Oppbevar dokumentet i bedriftens godkjente system for dokument- eller saksbehandling. Sørg for at relevante medarbeidere kan finne det, og at oppbevaringen følger bedriftens regler for tilgang og oppbevaring.
Mikkel Thiel
Jeg deler især viden og erfaringer om digital signering, automatisering og digitale dokumentprocesser og om, hvordan platforme, systemer og AI kan spille sammen for virksomheder.
Jeg har mere end 10 års erfaring med Customer Success, rådgivning, ledelse og service. Mit fokus på den gode brugeroplevelse går tilbage til mine år hos Apple, hvor jeg arbejdede med kundeservice og ledelse. Det har været med til at forme min tilgang til teknologi: Den skal ikke bare fungere – den skal være enkel at bruge og skabe værdi for de mennesker, der bruger den.
