Optimerade administrationsprocesser på Søstjerneskolen
Den danska skolan Søstjerneskolen är en fristående dagbehandlingsskola som specialiserar sig på autism. Skolan organiserar individuella undervisnings- och behandlingsprogram där eleverna får stöd för välbefinnande, sociala färdigheter och psykologiska utmaningar, samtidigt som de erbjuder ett nära samarbete med föräldrar, handläggare och specialister.
Addo Sign hjälper Søstjerneskolen att hålla koll på anställningsprocessen och få digitala signaturer på deklarationer och samtycken. Innan Addo Sign implementerades hade Søstjerneskolen en process där de skickade runt anställningsavtal som PDF:er för underskrift eller så skrev den anställde fysiskt under och skannade sedan anställningsavtalet.
Effektivisering av anställningsavtal
Tidigare var processen för anställningsavtal långsam och besvärlig och krävde utskrifter, manuell signering och scanning. Med Addo Sign är processen nu digital, vilket har minskat väntetiden avsevärt och effektiviserat hela förfarandet.
Ökad delaktighet för medarbetarna
Den digitala lösningen har gjort det enklare för medarbetarna att noggrant gå igenom sina avtal. Plattformens tillgänglighet och tydlighet gör det lättare att läsa och förstå avtalsvillkoren i lugn och ro.
Ökad datasäkerhet
Genom att digitalisera anställningsavtal har Søstjerneskolen förbättrat datasäkerheten. Genom att undvika fysiska dokument och skanningsprocesser minimeras risken för dataläckage eftersom all information hanteras säkert och digitalt.
En digital omvandling av rekryteringsprocessen
Utmaningen
Søstjerneskolen hade en långsam och manuell process med anställningsavtal som krävde utskrift, fysisk underskrift och skanning. Det var tidskrävande, felbenäget och gav HR begränsad överblick. Samtidigt var datasäkerheten en utmaning eftersom dokumenten lagrades fysiskt eller på lokala enheter.
Lösningen på problemet
Addo Sign implementerades som en digital plattform för avtalssignering, där avtalen nu skickas direkt till medarbetarna och kan signeras online. Dokumenten lagras säkert med digitalt verifierade signaturer, vilket säkerställer både datasäkerhet och efterlevnad. HR får också en fullständig översikt över alla dokument i realtid och meddelas automatiskt om ett avtal inte är undertecknat. Lösningen är användarvänlig, vilket gör att medarbetarna kan granska och underteckna avtal i sin egen takt, vilket förbättrar både förståelsen och acceptansen av avtalsvillkoren.
Resultatet
Anställningsavtal slutförs nu betydligt snabbare. HR-arbetsflödet har effektiviserats, datasäkerheten har förbättrats och risken för fel har minimerats. Medarbetarna upplever en enklare och tydligare process och HR kan fokusera på strategiska uppgifter i stället för manuell dokumenthantering.
Snabbare avtalsflöde
Anställningsavtal hanteras med bara några klick och minskar väntetiden avsevärt.
Ökad datasäkerhet
Digitala signaturer skyddar mot ändringar, obehörig åtkomst och dataläckage.
Minskad administrativ börda
Fysiska dokument och manuell arkivering elimineras.
