Optimaliserte administrasjonsprosesser på Søstjerneskolen
Søstjerneskolen er en frittstående dagbehandlingsskole som har spesialisert seg på autisme. Skolen organiserer individuelle undervisnings- og behandlingsprogrammer der elevene får støtte til trivsel, sosiale ferdigheter og psykologiske utfordringer, samtidig som de tilbyr et tett samarbeid med foreldre, saksbehandlere og spesialister.
Addo Sign hjelper Søstjerneskolen med å holde oversikt over ansettelsesprosessen og innhente digitale signaturer på erklæringer og samtykker. Før Addo Sign ble implementert, hadde Søstjerneskolen en prosess der de sendte ansettelseskontrakter rundt som PDF-er for signering, eller der den ansatte fysisk signerte og deretter skannet ansettelseskontrakten i etterkant.
Effektivisering av ansettelseskontrakter
Tidligere var prosessen med ansettelseskontrakter treg og tungvint, og krevde utskrift, manuell signering og skanning. Med Addo Sign er prosessen nå digital, noe som har redusert ventetiden betydelig og effektivisert hele prosedyren.
Økt involvering av de ansatte
Den digitale løsningen har gjort det enklere for de ansatte å gå grundig gjennom kontraktene sine. Plattformens tilgjengelighet og oversiktlighet gjør det enklere å lese og forstå kontraktsvilkårene i ro og mak.
Økt datasikkerhet
Ved å digitalisere ansettelseskontrakter har Søstjerneskolen forbedret datasikkerheten. Ved å unngå fysiske dokumenter og skanneprosesser minimeres risikoen for datalekkasjer, ettersom all informasjon håndteres sikkert og digitalt.
En digital transformasjon av ansettelsesprosessen
Utfordringen
Søstjerneskolen hadde en langsom og manuell prosess med ansettelseskontrakter som krevde utskrift, fysisk signatur og skanning. Det var tidkrevende, feilutsatt og ga HR begrenset oversikt. Samtidig var datasikkerheten en utfordring, ettersom dokumentene ble lagret fysisk eller på lokale stasjoner.
Løsningen
Addo Sign ble implementert som en digital plattform for kontraktsignering, der kontraktene nå sendes direkte til de ansatte og kan signeres på nettet. Dokumentene lagres sikkert med digitalt verifiserte signaturer, noe som sikrer både datasikkerhet og etterlevelse. HR får også full oversikt over alle dokumenter i sanntid, og blir automatisk varslet hvis en kontrakt ikke er signert. Løsningen er brukervennlig, slik at de ansatte kan gjennomgå og signere kontrakter i sitt eget tempo, noe som bidrar til både bedre forståelse og aksept av kontraktsvilkårene.
Resultatet
Ansettelseskontrakter ferdigstilles nå betydelig raskere. HR-arbeidsflyten er strømlinjeformet, datasikkerheten er forbedret og risikoen for feil er minimert. Medarbeiderne opplever en enklere og mer oversiktlig prosess, og HR-avdelingen kan fokusere på strategiske oppgaver i stedet for manuell dokumenthåndtering.
Raskere kontraktsflyt
Arbeidsavtaler håndteres med bare noen få klikk og reduserer ventetiden betydelig.
Økt datasikkerhet
Digitale signaturer beskytter mot endringer, uautorisert tilgang og datalekkasjer.
Redusert administrativ byrde
Fysiske dokumenter og manuell arkivering elimineres.
