Optimerede administrationsprocesser på Søstjerneskolen
Søstjerneskolen er en selvejende dagbehandlingsskole med specialisering inden for autisme. Skolen tilrettelægger individuelle undervisnings- og behandlingsforløb, hvor eleverne får støtte til både trivsel, sociale færdigheder og psykologiske udfordringer, samtidig med at der tilbydes tæt samarbejde med forældre, sagsbehandlere og specialister.
Addo Sign hjælper Søstjerneskolen med at holde styr på ansættelsesprocessen og indhente underskrifter digitalt på erklæringer og samtykker. Før Addo Sign blev implementeret havde Søstjerneskolen en proces, hvor de sendte ansættelseskontrakterne rundt som PDF´er til underskrift eller medarbejderen skrev fysisk under, for så efterfølgende at scanne ansættelseskontrakten.
Effektivisering af ansættelseskontrakter
Tidligere var processen med ansættelseskontrakter langsom og besværlig, krævede udskrivning, manuel underskrift og scanning. Med Addo Sign er processen nu digital, hvilket har betydeligt reduceret ventetiden og effektiviseret hele proceduren.
Øget medarbejderinvolvering
Den digitale løsning har gjort det nemmere for medarbejderne at gennemgå deres kontrakter grundigt. Platformens tilgængelighed og overskuelighed gør det lettere at læse og forstå kontraktbetingelserne i ro og mag.
Øget datasikkerhed
Med digitalisering af ansættelseskontrakterne har Søstjerneskolen forbedret datasikkerheden. Ved at undgå fysiske dokumenter og scanningsprocesser minimeres risikoen for datalækager, da alle oplysninger håndteres sikkert og digitalt.
En digital transformation af ansættelsesprocessen
Udfordring
Søstjerneskolen havde en langsommelig og manuel proces med ansættelseskontrakter, der krævede udskrivning, fysisk underskrift og scanning. Det tog tid, var tilbøjeligt til fejl og gav HR begrænset overblik. Samtidig var datasikkerheden udfordret, da dokumenter blev opbevaret fysisk eller på lokale drev.
Løsning
Addo Sign blev implementeret som en digital platform for kontraktunderskrivelser, hvor kontrakter nu sendes direkte til medarbejderne og kan underskrives online. Dokumenterne opbevares sikkert med digitalt verificerede underskrifter, hvilket sikrer både datasikkerhed og compliance. HR får samtidig fuldt overblik over alle dokumenter i realtime og modtager automatisk besked, hvis en kontrakt ikke er underskrevet. Løsningen er brugervenlig, så medarbejderne kan gennemgå og underskrive kontrakter i eget tempo, hvilket forbedrer både forståelsen og accepten af kontraktbetingelserne.
Resultat
Ansættelseskontrakter færdiggøres nu betydeligt hurtigere. HR-arbejdsgangen er blevet mere strømlinet, datasikkerheden forbedret, og risikoen for fejl minimeret. Medarbejdere oplever en nemmere og mere overskuelig proces, og HR får frigivet tid til strategiske opgaver fremfor manuel dokumenthåndtering.
Hurtigere kontraktflow
Ansættelseskontrakter håndteres med få klik og reducerer ventetiden markant.
Øget datasikkerhed
Digitale underskrifter beskytter mod ændringer, uautoriseret adgang og datalækager.
Reduceret administrativ byrde
Fysiske dokumenter og manuel arkivering er elimineret.
