Så skickar du brev säkert till mottagare i Kivra

Att skicka dokument via Kivra är enkelt. Den viktiga frågan är hur ditt företag använder kanalen på ett sätt som passar era processer, dokumenttyper och krav på säkerhet.

Över 6 miljoner användare har Kivra, och mer än 50 000 företag och myndigheter skickar redan digital post via tjänsten. För många organisationer är Kivra därför en etablerad kanal för att leverera viktig post och dokument digitalt.

Men vad behöver ditt företag tänka på innan ni kommer igång?

I den här guiden går vi igenom hur ni börjar skicka dokument till mottagare i Kivra, vad ni behöver ta ställning till när ni sätter upp era dokumentflöden och hur Addo Sign kan skapa en smidig process från dokument till säker leverans och digital signering.

Varför säker dokumentleverans är viktig

När du skickar känslig information – såsom avtal, juridiska dokument eller personuppgifter – är säkerhet och tillförlitlighet avgörande. Här är några av de viktigaste anledningarna till att använda en säker digital lösning som Kivra:

• Skydd mot obehörig åtkomst – I Kivra ligger innehållet skyddat bakom Mobilt BankID och data krypteras för att skydda informationen från obehöriga.
• Säker identifiering – BankID spelar en central roll på den svenska marknaden. Det används för säker identifiering och kan även användas när mottagaren ska signera ett dokument digitalt.
• Dataskydd och GDPR – När företag skickar dokument som innehåller personuppgifter är det viktigt att använda lösningar som ger rätt förutsättningar för att hantera informationen säkert och i enlighet med GDPR.
• Effektivitet och dokumentation – Digital post minskar behovet av utskrifter, kuvert och fysisk posthantering. Med en digital lösning kan företaget samtidigt få bättre kontroll över sina dokumentflöden.

Säker dokumentleverans handlar alltså inte bara om bekvämlighet, utan också om dataskydd, säker identifiering och effektivitet.

Så kommer du igång

För att skicka brev säkert till mottagare i Kivra behöver ditt företag ha tillgång till Kivra som avsändare, antingen genom en direkt lösning eller via en integrerad plattform som exempelvis Addo Sign.

Vilket upplägg som passar bäst beror bland annat på företagets behov, befintliga system och om dokumenten endast ska skickas eller även signeras digitalt.

Vem kan skicka post till Kivra?

Företag och myndigheter kan skicka digital post till privatpersoner och företag via Kivra.

Kivra används idag för många olika typer av försändelser, exempelvis fakturor, lönebesked, skolbrev, besiktningsprotokoll och rekommenderade brev.

Om ditt företag ännu inte skickar via Kivra kan ni börja med att:

1. Kontrollera om företaget redan har en lösning eller integration för Kivra.
2. Säkerställa att företaget kan använda Kivra som avsändare av digital post.
3. Välja hur Kivra ska kopplas till era befintliga dokumentflöden – exempelvis genom en integration eller en plattform som Addo Sign.

Kivra erbjuder tekniska möjligheter för att integrera digital post i olika system. För företag som inte själva vill bygga och underhålla en integration kan en befintlig integrationslösning vara ett enklare alternativ.

Plattformar som kan skicka brev till mottagare i Kivra

Det går att integrera Kivra med olika affärssystem och plattformar. Kivra samarbetar bland annat med tekniska integratörer och återförsäljare som kopplar sina lösningar till Kivras tjänster.

Det innebär att företag inte nödvändigtvis behöver bygga en egen teknisk integration mot Kivra för att komma igång.

Addo Sign

Addo Sign erbjuder en integration med Kivra som gör det möjligt att distribuera dokument direkt till mottagarens digitala brevlåda.

Det är särskilt relevant för företag som både behöver skicka viktiga dokument och samla in digitala underskrifter.

Fördelar med Addo Sign

• Enkelt att skicka brev och kontrakt till mottagare i Kivra.
• Kan användas för både säker dokumentleverans och digital signering.
• Stöd för svensk BankID-signering.
• Möjlighet att hantera digital signering via Kivra.
• Leverans och signering kan hanteras i samma digitala lösning.

Med Addo Sign kan företag därmed kombinera säker digital leverans via Kivra med digital signering – utan att behöva hantera processerna i separata lösningar.

Hur skickas ett brev till en mottagare i Kivra?

Att skicka dokument till Kivra kan göras genom olika system och integrationer. Med Addo Sign kan företag skicka både brev och kontrakt till mottagare i Kivra och vid behov även initiera en digital signering.

Så här ser processen övergripande ut när ett dokument ska skickas till Kivra med Addo Sign:

1. Få tillgång till Addo Sign för Kivra – Företaget behöver ha Addo Sign och tillgång till Kivra-integrationen.
2. Starta en ny försändelse – Skapa försändelsen i Addo Sign.
3. Ladda upp dokument – Lägg till det eller de dokument som ska skickas till mottagaren.
4. Ange mottagarens uppgifter – Lägg till de uppgifter som krävs för att dokumentet ska nå rätt mottagare i Kivra.
5. Välj Kivra som leveranskanal – Dokumentet skickas till mottagarens digitala brevlåda i Kivra.
6. Lägg till signering vid behov – Om dokumentet behöver undertecknas kan en digital signeringsprocess initieras, exempelvis med BankID.
7. Kontrollera och skicka – Kontrollera försändelsen och skicka dokumentet.

På så sätt kan samma lösning användas både när ett dokument endast ska levereras och när mottagaren dessutom behöver signera det.

Slutsats

Säker dokumentleverans är viktig i en digital tid där personuppgifter och annan känslig information behöver skyddas. Med Kivra kan företag och myndigheter skicka viktig post digitalt till mottagare i en kanal som redan används av miljontals svenskar.

BankID är samtidigt en viktig del av den svenska digitala infrastrukturen. Mottagaren kan använda Mobilt BankID för säker åtkomst till Kivra, och när ett dokument behöver undertecknas kan BankID även användas för digital identifiering och signering via Addo Sign.

Genom att använda Kivra får du

• Säker digital dokumentleverans.
• En etablerad kanal som används av miljontals mottagare i Sverige.
• Säker åtkomst och identifiering med BankID.
• Mindre behov av fysisk posthantering.
• Möjlighet att kombinera leverans via Kivra med digital signering genom Addo Sign.

Om ditt företag vill komma igång med att skicka dokument till Kivra rekommenderar vi att du kontaktar rådgivningsteamet hos Addo Sign.

De kan hjälpa dig att hitta rätt lösning utifrån företagets behov – oavsett om ni har ett mindre behov av digitala försändelser eller behöver en lösning för större mängder dokument och signeringsflöden.

Kontakta Addo Sign idag och få hjälp att hitta rätt lösning för ditt företag.