Sådan opbygger du samtykkeforløbet trin for trin
Start med at oprette en skabelon, der tydeligt angiver formål, dataansvarlig og hvor længe oplysningerne opbevares. Send derefter erklæringen til den registrerede, som bekræfter samtykket – ved følsomme data kan identifikation med MitID gøre samtykket stærkere. Til sidst arkiveres den underskrevne erklæring automatisk, så du ikke skal håndtere den manuelt. Fremgangsmåden minder om, når du Underskriver dokumenter online, men er tilpasset GDPR-dokumentation.
GDPR-krav til et gyldigt samtykke
Et samtykke skal være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt, og den registrerede skal kunne trække det tilbage lige så let, som det blev givet. Det betyder, at en samtykkeerklæring ikke må være skjult i en længere tekst eller forudkrydset, og at hvert formål bør kunne vælges til eller fra hver for sig. En digital skabelon gør det lettere at adskille formålene tydeligt og sikre, at den registrerede faktisk har taget aktivt stilling. Læs mere om sammenhængen mellem GDPR og e-signatur, hvis du vil sikre, at din skabelon lever op til kravene, før du tager den i brug.
Dokumentation med audit trail
GDPR kræver, at du kan bevise, at et samtykke er givet, og hvornår. En audit trail registrerer tidspunkt, identitet og dokumentversion for hvert samtykke, så du har dokumentationen klar ved en tilsynssag. Når identiteten bekræftes med eID, bliver beviset endnu stærkere. Vil du forstå mekanismen bag, kan du læse om Digital underskrift med MitID.
Sikker opbevaring og adgangsstyring
Samtykkeerklæringer indeholder ofte personoplysninger og skal derfor opbevares sikkert og kun være tilgængelige for de rette personer. De underskrevne erklæringer kan låses, krypteres og gemmes med adgangsstyring frem for at ligge i e-mails. Se hvordan Sikker dokumentdeling beskytter fortrolige filer, og hvordan dokumenterne efterfølgende håndteres i Digital dokumenthåndtering.
Tilbagekaldelse og løbende håndtering af samtykke
Retten til at trække samtykke tilbage er central i GDPR, og processen skal være lige så enkel som at give samtykket. Når samtykket indsamles digitalt, kan du registrere en tilbagekaldelse samme sted og opdatere, hvilke data der fortsat må behandles. Det giver dig et samlet overblik over gyldige og tilbagekaldte samtykker, så din behandling altid hviler på et opdateret grundlag.
