Deling af fortrolige filer

Sikker dokumentdeling af fortrolige filer

Når en kontrakt, en personalesag eller en kundeaftale sendes som almindelig vedhæftet fil i en mail, mister afsenderen kontrollen i samme øjeblik: filen kan videresendes, ligger ofte ukrypteret, og der findes ingen log over hvem der reelt har åbnet den. Sikker dokumentdeling løser netop dette problem ved at kombinere krypteret overførsel, adgangsstyring og identifikation med MitID, så fortrolige dokumenter kan deles – og om nødvendigt sendes til digital signering – uden at sikkerheden gå på kompromis.

Problemet med mail og åbne delingslinks

Mail og åbne delingslinks giver hverken kontrol over hvem der åbner filen, eller dokumentation for forløbet. Et link kan deles videre til personer, det aldrig var tiltænkt, og når et dokument først er sendt, kan det ikke trækkes tilbage. For virksomheder, der håndterer persondata eller fortrolige aftaler, er det en reel risiko både i forhold til tab af kontrol og til GDPR.

Kryptering og adgangsstyring pr. modtager

Med sikker deling overføres filen krypteret, og adgang styres pr. modtager i stedet for via et åbent link. Du bestemmer, hvem der må se dokumentet, og kan trække adgang tilbage. Det gør det muligt at dele følsomt materiale eksternt med kunder og modparter uden at slække på de samme principper, der gælder for intern Digital håndtering af dokumenter.

Identifikation før adgang

Et af de stærkeste værn er at kræve identifikation, før et dokument åbnes. Når modtageren skal bekræfte sin identitet med et nordisk eID, sikrer du, at kun den rette person får adgang. Læs mere om sikker Identifikation med eID og MitID, og hvordan det knytter sig til Juridisk gyldig signering med MitID.

Audit trail og dokumentation af forløbet

Hver delt fil får en audit trail, der registrerer hvem der har set, hentet og underskrevet dokumentet, og hvornår. Denne dokumentation er afgørende, hvis et forløb senere skal kunne bevises over for en kunde, en revisor eller en myndighed. Den hænger tæt sammen med de GDPR-krav til audit trail og databehandling, som mange brancher er underlagt.

Compliance som fundament

Sikker deling bør ikke stå alene, men være en del af en samlet og Struktureret dokumenthåndtering. Driften hos Addo Sign er ISAE 3000-revideret, og via Open API kan sikker deling integreres i de systemer, dine medarbejdere allerede arbejder i, så fortrolige filer altid behandles efter samme sikkerhedsprincipper.

Almindelig e-mail er sjældent den sikreste løsning til deling af fortrolige dokumenter. Vedhæftede filer kan nemt videresendes til uvedkommende, og det er ofte umuligt at dokumentere, hvem der faktisk har åbnet eller haft adgang til filerne. Med sikker dokumentdeling styres adgangen individuelt for hver modtager, samtidig med at alle relevante handlinger registreres. Det giver både bedre kontrol og dokumentation, når følsomme oplysninger deles.

En audit trail er en detaljeret log, som registrerer alle væsentlige hændelser omkring et dokument. Den viser blandt andet, hvem der har åbnet, downloadet eller underskrevet dokumentet, og hvornår de enkelte handlinger fandt sted. Det gør det muligt at dokumentere hele forløbet over for kunder, revisorer eller myndigheder, hvis der senere opstår spørgsmål om adgang, ændringer eller dokumentets historik.

Ja, et sikkert dokumentdelingssystem kan kræve, at modtageren identificerer sig med et digitalt ID som eksempelvis MitID, før dokumentet bliver tilgængeligt. På den måde sikres det, at kun den rette person får adgang til indholdet. Denne form for identifikation giver et væsentligt højere sikkerhedsniveau end et almindeligt delingslink, som i princippet kan videresendes og åbnes af andre.