Typiske brugsscenarier for digital post i virksomheder
Digital post løser flere konkrete opgaver på tværs af afdelinger. Finans og bogholderi sender fakturaer, rykkere og kontoudtog, hvor det er vigtigt at kunne dokumentere, at materialet er afsendt og leveret. HR udsender ansættelsesbeviser, lønsedler og personalemeddelelser, som indeholder personoplysninger og derfor kræver en sikker kanal. Offentlige organisationer sender afgørelser og høringssvar, hvor lovgivningen stiller krav til, hvordan og hvornår borgeren modtager beskeden.
e-Boks og Digital Post – to kanaler med hver sin rolle
Digital Post er den fælles offentlige infrastruktur, som myndigheder bruger til borgere og virksomheder, mens e-Boks dækker både offentlig post og kommerciel udsendelse til private og erhvervskunder. I praksis bruger mange organisationer begge: Digital Post til den lovpligtige myndighedskommunikation og e-Boks til kunderettet kommunikation. Når du planlægger din opsætning, er det værd at læse mere om, hvordan du styrer Adgang til e-Boks Erhverv for dine medarbejdere.
Integration via Open API i jeres eksisterende systemer
Den største gevinst opstår, når digital post ikke håndteres manuelt, men kører automatisk fra jeres fagsystem. Med et Open API kan udsendelse trigges direkte fra CRM, ERP eller et sagsbehandlingssystem, så et dokument oprettes, signeres og afsendes i ét flow. Det er samme princip, som ligger bag Digital signering med MitID, hvor identifikation og dokumenthåndtering kobles sammen i en sammenhængende proces.
Sikkerhed, identifikation og sporbarhed
Digital post leveres i en krypteret kanal, hvor kun den rette modtager kan åbne indholdet efter at have logget ind med MitID Erhverv eller MitID. Hver forsendelse efterlader et spor, så afsendelse og levering kan dokumenteres ved en eventuel tvist. Når dokumenter også skal udveksles uden for postkassesystemet, kan Sikker dokumentdeling håndtere fortrolige filer med samme krav til kryptering og kontrol.
Kom i gang trin for trin
Begynd med at kortlægge, hvilke breve og dokumenter der i dag sendes på papir eller almindelig e-mail, og hvilke der indeholder personoplysninger eller kræver dokumentation. Vurder derefter, om I primært skal sende via Digital Post, e-Boks eller begge, og om udsendelsen skal integreres via API. Hvis I overvejer alternativer til den klassiske postkasseløsning, kan du sammenligne mulighederne under Alternativ til e-Boks, før I beslutter jer for en endelig opsætning.
