Kan digital signering integreres med vores eksisterende ESDH-system?

Ja. Digital signering kan integreres med jeres eksisterende ESDH-system via et åbent API, så underskrevne dokumenter automatisk journaliseres på den korrekte sag. Det eliminerer behovet for manuel filhåndtering og sikrer, at dokumenter og tilhørende metadata arkiveres korrekt.

Hvordan sendes underskrevne dokumenter sikkert til borgeren?

Underskrevne dokumenter kan sendes sikkert via e-Boks eller Digital Post, så borgeren modtager dem i sin officielle digitale postkasse. Det giver en dokumenteret leveringskanal og hjælper med at sikre, at kommunikationen lever op til kravene om sikker digital post i den offentlige sektor.

Kommuner og stat

Digital signering til den offentlige sektor

I kommuner, regioner og ministerier skal en afgørelse kunne underskrives, journaliseres og sendes til borgeren uden brud i kæden. Med digital signering og MitID Erhverv kan sagsbehandlere underskrive dokumenter på sekunder og samtidig leve op til kravene om sporbarhed og sikker forsendelse. Her gennemgår vi, hvordan processen ser ud fra udkast til arkiveret akt.

Sådan forløber en signering fra udkast til arkiv

Processen starter, når sagsbehandleren sender dokumentet til underskrift fra fagsystemet. Modtageren identificerer sig med MitID eller MitID Erhverv, underskriver i browseren, og det færdige dokument låses mod ændringer. Til sidst journaliseres akten automatisk – samme flow som ved Digital journalisering og arkivering – så intet trin sker manuelt.

Integration med ESDH og fagsystemer

Et åbent API gør, at signeringen kobles direkte til jeres eksisterende ESDH-system. Dokumenter hentes og lægges tilbage på den rigtige sag med korrekt metadata, så sagsbehandleren arbejder videre i det system, vedkommende kender. Det reducerer dobbeltindtastning og mindsker risikoen for, at akter ender forkert.

Identifikation med MitID Erhverv og medarbejdersignatur

Offentlige medarbejdere kan underskrive på vegne af myndigheden med MitID Erhverv, der knytter underskriften til en verificeret organisatorisk identitet. Det betyder, at det altid fremgår, hvilken medarbejder og hvilken enhed der har truffet og underskrevet afgørelsen, hvilket er afgørende for ansvarlighed og aktindsigt.

Sikkerhedsniveauer og eIDAS-krav

Forskellige sagstyper kræver forskellige sikkerhedsniveauer. Med EIDAS-niveauerne SES, AES og QES kan I vælge det krævede niveau pr. dokument, så rutinedokumenter signeres enkelt, mens indgribende afgørelser kan signeres kvalificeret. Den enkelte myndighed fastlægger selv, hvilket niveau der gælder for hvilken proces.

Sikker forsendelse via e-Boks og Digital Post

Når dokumentet er underskrevet, kan det sendes direkte til borgerens Officielle digitale postkasse via e-Boks og Digital Post. Det giver en dokumenteret leveringskanal, og hele forløbet – fra signering til arkivering – er underlagt en uafhængig ISAE 3000-revision, der dokumenterer sikkerheden over for tilsyn og revision.

Det afhænger af dokumentets juridiske betydning. Afgørelser med væsentlige retsvirkninger bør som minimum underskrives med en avanceret elektronisk signatur (AES) i henhold til eIDAS. I særlige tilfælde kan en kvalificeret elektronisk signatur (QES) være nødvendig. MitID og MitID Erhverv understøtter de relevante sikkerhedsniveauer, så signaturen kan tilpasses den enkelte sag.