Simpel signatur sammenlignet med eID-baseret signatur
En simpel elektronisk underskrift er let at indhente, men beviser ikke nødvendigvis, hvem der har underskrevet. En eID-baseret signatur med MitID eller BankID identificerer derimod personen og forsegler dokumentet, så enhver senere ændring kan opdages. Forskellen mærkes først for alvor, hvis en aftale bestrides, og du skal kunne dokumentere, hvem der reelt godkendte den. Den praktiske brug er beskrevet under Underskriv dokumenter online.
De tre eIDAS-niveauer: SES, AES og QES
eIDAS opdeler elektroniske signaturer i tre niveauer. SES er den simple signatur, AES er den avancerede, der identificerer underskriveren og knytter signaturen til dokumentet, og QES er den kvalificerede, der sidestilles fuldt med en håndskreven underskrift. De fleste forretningsaftaler dækkes af AES, men ved skærpede formkrav kan QES være nødvendig, hvilket du kan læse mere om under Kvalificeret elektronisk signatur og i oversigten over EIDAS-signaturniveauer.
Hvornår kræver dokumentet et højere niveau
Niveauet bør følge dokumentets risiko og formkrav. Interne godkendelser og lavrisiko-dokumenter kan ofte klares med en simpel signatur, mens kontrakter, fuldmagter og aftaler med høj værdi bør underskrives med avanceret eller kvalificeret niveau. Ved at matche niveauet til dokumenttypen undgår du både unødig friktion på de simple dokumenter og svag beviskraft på de vigtige.
Dokumentation, revisionsspor og GDPR
Uanset niveau bør hver underskrift gemmes med et revisionsspor, der viser identitet, tidspunkt og metode. Driften er ISAE 3000-revideret, og data behandles efter GDPR med databehandleraftaler. Det giver dig den dokumentation, der kan fremvises for en revisor eller en domstol, og som gør den elektroniske underskrift reelt anvendelig i en forretningssammenhæng.
Sådan kommer du videre med elektronisk underskrift
Når du har afklaret, hvilket niveau dine dokumenttyper kræver, kan du sætte signeringsflowet op. Den samlede løsning er beskrevet under Digital signering, og vil du forstå begrebsforskellene yderligere, giver siden om Esignatur et godt overblik over typer og prismodeller. Tilsammen hjælper de dig med at vælge den rette signatur til hvert dokument.
