Signering og opbevaring

Dokument-styringssystem: hvad koster det, og hvad skal du vælge?

Prisen på et dokumentstyringssystem varierer markant, fordi den afhænger af antal brugere, dokumentmængde og hvilke krav til digital signering og sikkerhed virksomheden har. Med Addo Sign er signering via MitID, arkivering og adgangsstyring samlet i samme system, så du ikke betaler for flere separate værktøjer – men før du sammenligner tilbud, er det vigtigt at forstå hvilke faktorer der reelt driver omkostningen.

De faktorer der driver prisen

De typiske prisfaktorer er antallet af aktive brugere, hvor mange dokumenter og signaturer der behandles, og hvilke integrationer der kræves til eksisterende systemer. Hertil kommer sikkerheds- og compliancekrav, der kan påvirke både opsætning og drift. Et system med indbygget signering og ISAE 3000-revideret drift har et andet udgangspunkt end et rent fildelingsværktøj.

Prismodeller: per bruger, per dokument eller abonnement

Nogle leverandører fakturerer pr. bruger, andre pr. dokument eller signatur, og atter andre arbejder med faste abonnementer. Hvilken model der er mest fordelagtig, afhænger af jeres forbrugsmønster: en organisation med få brugere men mange dokumenter har andre behov end en med mange brugere og få aftaler. En per-dokument-model kan blive dyr ved høj volumen, mens et fast abonnement kan være spild, hvis aktiviteten er lav og svinger meget hen over året. Sammenhold derfor prismodellen med jeres reelle volumen og sæsonudsving, før du beslutter dig.

Samlet system kontra flere separate værktøjer

En væsentlig del af den reelle pris ligger i tidsforbruget. Når signering og arkivering ligger i samme system, undgår du at eksportere dokumenter til et separat signeringsværktøj og importere dem igen. Det reducerer både licensomkostninger og manuelt arbejde og hænger naturligt sammen med bredere Dokumenthåndtering for virksomheder og Digital håndtering af dokumenter fra én platform.

Vælg ud fra branche og krav

Hvilken løsning der passer, afhænger af branche og krav. Offentlige organisationer har ofte behov for journalisering og sagsstyring og bør derfor også se på dedikerede ESDH-systemer og Løsninger til journalisering. Virksomheder med fokus på aftaler får mest værdi af, at signering er en integreret del af systemet – læs mere om Digital signering med MitID.

Skaler op uden at betale for ubrugte funktioner

Et godt udgangspunkt er at begynde med de dokumenttyper og processer, der fylder mest, og udvide derfra. En prismodel, der følger reelt forbrug, gør det muligt at starte i mindre skala og tage flere afdelinger med, efterhånden som behovet vokser, uden at binde sig til kapacitet der ikke bruges.

Prisen på et dokumentstyringssystem afhænger typisk af flere faktorer, herunder antallet af brugere, mængden af dokumenter og elektroniske signaturer samt behovet for integrationer og sikkerhedsfunktioner. Nogle leverandører tager betaling pr. bruger eller pr. dokument, mens andre tilbyder faste abonnementspriser. Derfor er det en god idé at sammenholde prismodellen med virksomhedens faktiske behov og forventede brug.

Den bedste måde at undgå unødige omkostninger på er at kortlægge virksomhedens dokumentprocesser og vælge en løsning, der matcher de reelle behov. Et fleksibelt dokumentstyringssystem med en skalerbar prismodel gør det muligt at starte med de nødvendige funktioner og udvide løsningen i takt med, at flere afdelinger eller processer bliver en del af systemet. Det sikrer, at man kun betaler for de funktioner og den kapacitet, der faktisk anvendes.

I mange tilfælde kan det være en økonomisk fordel at samle dokumenthåndtering, elektronisk signering og arkivering i én samlet løsning. Det reducerer behovet for flere licenser og minimerer den tid, medarbejdere bruger på at flytte dokumenter mellem forskellige systemer. Den samlede besparelse afhænger dog af virksomhedens dokumentvolumen og arbejdsgange, så det er værd at beregne både licensudgifter og tidsforbrug.