Tehokas asiakirjojen hallinta IMS-järjestelmässä Case

Tietoja IMS-asiasta

IMS Case by Visma on sähköinen asian- ja asiakirjahallintaratkaisu (ESDH-järjestelmä), jota käytetään asiakirjojen ja tapausten hallintaan ja käsittelyyn julkisissa ja yksityisissä organisaatioissa. Ratkaisu on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen hallintaa, päiväkirjojen hallintaa ja prosessien hallintaa asianhallinnan yhteydessä. Samasta syystä ratkaisu soveltuu erityisen hyvin myös kouluille ja oppilaitoksille.

Integraation toiminnot ovat erityisen tärkeitä sopimuksille, hyväksynnöille, hallituksen pöytäkirjoille ja muille asiakirjoille, jotka edellyttävät yhden tai useamman osapuolen allekirjoitusta. Ratkaisun käyttäminen edellyttää Addo Sign -tiliä.

Miten integraatio toimii

1. Ota integraatio käyttöön omassa profiilissasi Addo Signissä.
   
   
2. Valitse, sijoitetaanko allekirjoitetut asiakirjat ja liitteet IMS:ssä ennalta määritettyyn tapaukseen vai haluatko valita tapauksen aina allekirjoitusta luodessasi.
   
   
3. Vastaanottajat lisätään ja asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi Addo Signin kautta.
   
   
4. Vastaanottajille ilmoitetaan sähköpostitse tai tekstiviestillä ja heidät ohjataan yksinkertaisen ja turvallisen allekirjoitusprosessin läpi.
   
   
5. Kun kaikki asiakirjat on allekirjoitettu, ne arkistoidaan automaattisesti IMS Case -järjestelmään ja allekirjoittajat saavat niistä kopion.

IMS-integraation edut ?

Työnkulkujen virtaviivaistaminen

• Allekirjoitusprosessien automatisointi, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalisia tehtäviä.
• Mahdollisuus lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi suoraan nykyisistä järjestelmistäsi.
• Allekirjoitettavien asiakirjojen nopeampi käsittely

Parempi tietoturva

• Digitaalisten allekirjoitusten oikeudellisen pätevyyden varmistavan lainsäädännön, kuten eIDAS:n, noudattaminen.
• Asiakirjojen salattu lähetys ja tallennus suojaa luvattomalta käytöltä.
• Parempi yleiskuvaus ja asiakirjan tilan jäljitettävyys allekirjoitusprosessin aikana.

Parempi käyttäjäkokemus

• Saumaton integrointi olemassa oleviin IT-ratkaisuihin, mikä minimoi tarpeen vaihtaa alustaa.
• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, jonka avulla työntekijöiden on helppo lähettää ja vastaanottaa asiakirjoja allekirjoitettavaksi.
• Työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyden lisääntyminen nopeampien ja tehokkaampien prosessien ansiosta.