Tre signeringstyper: SES, AES og QES
Online signering findes i tre niveauer. En simpel elektronisk signatur (SES) er hurtig, men har lav identitetssikkerhed, fordi der ikke verificeres en eID-identitet. En avanceret signatur (AES) knytter underskriften entydigt til personen via eID som MitID, og en kvalificeret signatur (QES) har den højeste bevisværdi og er sidestillet med en notarunderskrift. Forskellen mellem niveauerne afgør, hvor stærkt aftalen står ved en tvist. Du kan læse mere om bevisværdien i vores gennemgang af De forskellige eIDAS-niveauer for signering.
Sådan vælger du det rette niveau til kontrakten
Vælg niveau ud fra aftalens risiko og de konkrete lovkrav. Standardkontrakter mellem erhvervsparter, som samarbejdsaftaler og NDA'er, klares som regel med AES via MitID, fordi identiteten dermed er bekræftet. Regulerede aftaler inden for finans eller det offentlige kan derimod kræve QES for at opfylde lovgivningen. En tommelfingerregel er, at jo større økonomisk eller juridisk konsekvens aftalen har, jo højere niveau bør du vælge. Til løbende aftaler er En samlet platform til digital signering en fordel, fordi den styrer både niveau og dokumentation ét sted.
Signering med nordisk eID
Med MitID og BankID identificeres underskriveren før signeringen, så du ved præcis, hvem der har skrevet under. Det er især vigtigt i Norden, hvor eID er den foretrukne identifikationsmetode, og hvor modparter forventer at kunne underskrive med deres eget login. Identifikationen gør, at du undgår de svagheder, der følger med indscannede eller maskinskrevne underskrifter. Se hvordan Underskrift med MitID fungerer i praksis, hvis du vil forstå det fulde forløb fra invitation til færdig underskrift.
Dokumentation og audit trail
Hver underskrift logges med tidsstempel, identifikationsmetode og status, så hele signeringsforløbet kan rekonstrueres. Denne audit trail er afgørende, hvis en aftale senere bestrides, og den understøtter også interne compliance-krav og revision. Selve dokumentet forsegles kryptografisk efter signering, så enhver senere ændring bliver synlig. For virksomheder med mange aftaler hænger online signering tæt sammen med Struktureret kontraktstyring, så underskrevne dokumenter arkiveres ét sted og kan fremfindes med deres dokumentation.
Fra PDF til underskrevet aftale
Du uploader kontrakten, vælger underskrivere og rækkefølge, sætter signeringsniveau og sender invitationen. Modparten åbner linket, identificerer sig med eID og underskriver, hvorefter det færdige dokument låses og arkiveres. Hele forløbet kører i browseren uden installation, så også eksterne parter uden konto kan skrive under. Skal du blot have et enkelt dokument underskrevet, kan du i stedet Underskrive et dokument online uden opsætning af workflow.
