Sæt compliance før funktioner i valget af løsning
I finans bør et signeringsvalg starte med tilsynsmæssige krav, ikke med antallet af features. Det indebærer at fastlægge, hvilke dokumenttyper der kræver hvilket beviskrav, hvordan data opbevares, og hvordan en revisor senere kan følge en aftale. Når disse rammer er sat, bliver det enkelt at vurdere, om en platform passer ind, frem for at lade funktionslister styre beslutningen. En løsning, der dækker compliance-kravene men mangler en ønsket bekvemmelighed, vil næsten altid være et bedre udgangspunkt end det modsatte. Læs vores gennemgang af Regulatory compliance og digital signering som udgangspunkt.
KYC og identitet som en del af underskriften
Kundekendskab er et lovkrav ved indgåelse af mange finansielle aftaler. Fordi MitID-identifikation indgår direkte i signeringen, dokumenteres kundens identitet samtidig med, at aftalen underskrives. Det reducerer dobbeltarbejde og skaber en ubrudt sammenhæng mellem identitet og forpligtelse, hvor den ene ikke kan stå uden den anden. For onboarding af nye kunder betyder det, at identitetskontrol og aftaleindgåelse kan ske i ét forløb i stedet for to adskilte trin. Se hvordan de to processer hænger sammen i artiklen om Digital signering og KYC.
ISAE 3000 og dokumenteret drift
Når en finansvirksomhed outsourcer behandling af kundedokumenter, skal leverandørens kontroller kunne efterprøves. En ISAE 3000-erklæring om sikkerhedskontroller giver en uafhængig vurdering af driften og letter den interne due diligence betydeligt. Det gør leverandørvurderingen mere objektiv og mindre afhængig af manuelle stikprøver, fordi en ekstern revisor allerede har efterprøvet kontrollerne. For compliance-funktionen betyder det færre ressourcer brugt på leverandørtilsyn og et mere holdbart grundlag at træffe beslutningen på.
Beviskraft og eIDAS-niveauer i finansaftaler
Forskellige aftaler kræver forskellig beviskraft. EIDAS-niveauerne for elektroniske signaturer giver et fælles sprog for at vælge mellem avanceret og kvalificeret signatur efter dokumentets risiko. Ved at differentiere niveauet pr. dokumenttype undgår virksomheden både overflødig friktion og utilstrækkelig dokumentation. Lavrisiko-dokumenter kan dermed underskrives hurtigt, mens aftaler med stor økonomisk betydning får det højeste beviskrav.
Audit trail og dokumentation til tilsyn og revision
Det, der gør digital signering holdbart i finans, er sporbarheden efter underskriften. Hver underskrift gemmes med tidsstempel, identitet og en samlet audit trail, der kan eksporteres som dokumentation til revisorer og tilsynsmyndigheder. Det betyder, at virksomheden kan fremlægge en ubrudt beviskæde uden at rekonstruere forløbet manuelt. Se hvordan sporbarheden er bygget ind i hele platformen til Digital signering med nordisk eID.
