Store organisationer står ofte over for den samme udfordring, når de skal kommunikere med medarbejdere i stor skala: Hvordan leverer man information, der er sikker, compliant og personlig – uden at skabe unødig kompleksitet for HR og interne teams?
En stor dansk bank løste netop denne udfordring i forbindelse med sit årlige medarbejderaktieprogram. Opgaven bestod i at kommunikere med tusindvis af medarbejdere, indsamle bekræftelser, generere individuelle dokumenter og sikre fuld sporbarhed gennem hele processen.
I stedet for at basere sig på manuel håndtering eller fragmenterede systemer valgte banken at håndtere hele workflowet i Addo Sign.
Fra fragmenterede processer til ét sammenhængende workflow
Traditionelt kræver store interne programmer ofte flere systemer og en række manuelle trin: dataindsamling ét sted, dokumentforberedelse et andet, distribution via separate kanaler og opfølgning håndteret manuelt. Denne tilgang øger risikoen for fejl, forsinkelser og inkonsistent kommunikation.
Med Addo Sign etablerede banken et samlet, struktureret workflow – der dækkede alt fra dataindsamling til automatiseret distribution.
Medarbejderne modtog først et sikkert dokument med et personligt link, hvor de digitalt kunne bekræfte deres deltagelse i programmet. Hver besvarelse blev automatisk registreret og lagret som strukturerede data.
Datasættet blev derefter flettet sammen med individuelle medarbejderoplysninger, så banken kunne generere og distribuere alle digitale breve i én auditerbar masseudsendelse.
Automatisering uden at miste kontrol
Et centralt krav for banken var at bevare fuld kontrol over nøjagtighed, compliance og dokumentation – også når processen skulle gennemføres i stor skala.
Ved at automatisere workflowet i Addo Sign fjernede banken flere ugers manuelt arbejde, samtidig med at governance blev styrket. Hvert trin i processen var dokumenteret, sporbar og tilpasset bankens interne compliance-krav.
Samtidig reducerede automatiseringen risikoen for menneskelige fejl og sikrede, at hver medarbejder modtog den korrekte, personlige information.
Målbare resultater for HR og medarbejdere
Resultaterne af det digitale workflow var tydelige:
- Klar og ensartet kommunikation på tværs af hele organisationen
- Personligt indhold leveret sikkert i stor skala
- Fuld sporbarhed og auditérbar dokumentation af dokumenter og besvarelser
- En mere smidig og forudsigelig oplevelse for både HR og medarbejdere
I stedet for at arbejde med regneark, manuelle opfølgninger og dokumentversioner kunne HR fokusere på at styre processen fremfor at udføre hvert trin manuelt.
Hvorfor masseudsendelse handler om mere end volumen
For organisationer, der håndterer store eller tilbagevendende udsendelser, handler masseafsendelse sjældent kun om at nå mange modtagere. Det handler om nøjagtighed, tillid og kontrol.
Medarbejdere forventer, at intern kommunikation er klar, sikker og pålidelig – især når den omhandler følsom eller juridisk relevant information. Samtidig skal organisationer kunne dokumentere hver interaktion og sikre compliance i hele workflowet.
Ved at samle dataindsamling, dokumentgenerering, signering og distribution i én platform gør Addo Sign det muligt at håndtere kompleks intern kommunikation uden operationel friktion.
En skalerbar tilgang til sikker intern kommunikation
Medarbejderaktieprogrammet er blot ét eksempel på, hvordan strukturerede digitale workflows kan understøtte store organisationer. Den samme tilgang kan anvendes til HR-dokumentation, politik- og retningslinjebekræftelser, interne aftaler og tilbagevendende kommunikation, hvor både skala og præcision er afgørende.
Hvis din organisation ønsker at forbedre, hvordan store eller tilbagevendende udsendelser håndteres, deler vi gerne best practices fra hele Norden og ser på, hvordan lignende workflows kan understøtte jeres behov.
