En ny kunde vil gerne i gang. Men før samarbejdet kan begynde, skal I have styr på, hvem kunden er, hvem der ejer virksomheden, og hvad kunden skal bruge jeres ydelser til.
For nogle virksomheder er det en lovpligtig del af kundeopstarten. Andre møder primært KYC, når banken eller revisoren beder om oplysninger.
Forskellen afhænger af, hvilke ydelser virksomheden tilbyder. Her gennemgår vi, hvem der skal arbejde med kundekendskab, og hvornår det bliver relevant.
KYC-krav følger virksomhedens ydelser
KYC står for Know Your Customer – på dansk kundekendskab. Det handler om at kende kundens identitet og forstå formålet med kundeforholdet. Har du brug for en introduktion, kan du læse vores artikel om hvad KYC er.
Virksomheder omfattet af hvidvaskloven skal gennemføre kundekendskabsprocedurer. Det gælder blandt andet banker, revisorer, eksterne bogholdere, skatterådgivere og ejendomsmæglere. Advokater er omfattet ved bestemte typer opgaver.
Det er derfor ikke nok at se på virksomhedens størrelse eller branchebetegnelse. I skal se på, hvad I konkret hjælper kunderne med, og om de ydelser er omfattet af loven.
Banker og finansielle virksomheder
Når en bank opretter en kunde, skal den kende både kundens identitet og den forventede brug af banken. Derfor kan kunden blive spurgt om indtægter, udlandsbetalinger og pengenes oprindelse.
For erhvervskunder skal banken også have oplysninger om virksomheden og dens reelle ejere.
Oplysningerne giver banken et grundlag for at følge kundeforholdet. Hvis aktiviteterne ændrer sig, kan banken have brug for en forklaring eller yderligere dokumentation.
Kundekendskab er derfor en tilbagevendende opgave. Oplysninger fra kontoens oprettelse er ikke nødvendigvis tilstrækkelige flere år senere.
Revisorer, bogholdere og skatterådgivere
Kundekendskab er også relevant uden for banken. Revisorer, eksterne bogholdere og skatterådgivere er blandt de virksomheder, der er omfattet af hvidvaskloven.
Ved opstarten af et klientforhold skal der blandt andet være styr på, hvem klienten er, og hvad samarbejdet omfatter. Er klienten et selskab, indgår oplysninger om ejerforhold og reelle ejere.
I praksis kan oplysningerne skulle indhentes samtidig med opdragsaftalen og det øvrige materiale til sagen. Her er det en fordel at give klienten et samlet overblik over, hvad der mangler, og hvordan det skal afleveres.
At klienten er blevet anbefalet af en mangeårig samarbejdspartner, erstatter ikke de nødvendige kundekendskabsprocedurer.
Advokater
For advokater afhænger kravene af den konkrete opgave. Ikke alle typer juridisk rådgivning er omfattet af hvidvaskloven.
Kravene kan blandt andet blive relevante ved bistand til køb og salg af fast ejendom eller virksomheder samt visse opgaver om etablering og forvaltning af selskaber.
Advokatfirmaet skal derfor afklare, om sagen er omfattet, som en del af sagsoprettelsen. Når det er tilfældet, skal kundekendskabet indgå i forløbet med klienten.
En praktisk udfordring kan være at få oplysninger fra flere personer i samme sag. Klienten, de reelle ejere og den person, der handler på virksomhedens vegne, er ikke nødvendigvis den samme.
Ejendomsmæglere
Ejendomsmæglere er også omfattet af hvidvaskloven og skal gennemføre de relevante kundekendskabsprocedurer i forbindelse med deres arbejde.
Ved ejendomshandler kan både privatpersoner, selskaber og repræsentanter indgå. Mægleren skal have overblik over parterne og indhente den nødvendige dokumentation.
Hvis et selskab indgår i handlen, er selskabets navn og CVR-nummer ikke hele billedet. Oplysninger om de reelle ejere indgår også i kundekendskabet.
En fast arbejdsgang gør det lettere at opdage manglende oplysninger tidligt, så de kan blive indhentet og vurderet i tide.
Når jeres egen virksomhed bliver bedt om oplysninger
Mange virksomheder møder KYC uden selv at være forpligtet til at gennemføre kundetjek på deres kunder.
Det kan eksempelvis ske, når I opretter en erhvervskonto eller skifter revisor. Her kan I blive bedt om legitimation og oplysninger om ejerforhold, aktiviteter og formålet med samarbejdet.
I den situation leverer I oplysninger til en virksomhed, der skal opfylde sine egne forpligtelser. Det betyder ikke automatisk, at I skal indføre tilsvarende KYC-procedurer over for jeres kunder.
Gør det tydeligt, hvad kunden skal levere
For kunden kan spørgsmål om identitet og ejerforhold virke omfattende, især hvis oplysningerne allerede er afleveret til banken eller en anden rådgiver.
Forklar derfor, hvorfor I beder om oplysningerne, og hvad I konkret har brug for. Undgå at sende kunden en lang, generel dokumentliste, hvis dele af den ikke er relevante for samarbejdet.
Internt bør I have styr på:
- Hvem der indhenter oplysningerne.
- Hvem der kontrollerer dem og vurderer risikoen.
- Hvordan I følger op på mangler.
- Hvor dokumentation og vurderinger gemmes.
- Hvornår kundekendskabet skal opdateres.
Hvis der også skal underskrives en opdragsaftale, fuldmagt eller anden aftale, kan digital signering indgå i kundeopstarten. Underskriften erstatter dog ikke arbejdet med kundekendskab. Læs mere om forskellen på digital signering og KYC.
Tag udgangspunkt i de spørgsmål, kunderne oftest vender tilbage med. Hvis mange er i tvivl om den samme dokumentation, kan en tydeligere forklaring i den første henvendelse spare både kunden og jer for flere opfølgninger.
Mikkel Thiel
Jeg deler især viden og erfaringer om digital signering, automatisering og digitale dokumentprocesser og om, hvordan platforme, systemer og AI kan spille sammen for virksomheder.
Jeg har mere end 10 års erfaring med Customer Success, rådgivning, ledelse og service. Mit fokus på den gode brugeroplevelse går tilbage til mine år hos Apple, hvor jeg arbejdede med kundeservice og ledelse. Det har været med til at forme min tilgang til teknologi: Den skal ikke bare fungere – den skal være enkel at bruge og skabe værdi for de mennesker, der bruger den.
