Digital signering til revisorer og bogholdere: Hvad skal løsningen kunne?

Når en klient mangler at underskrive, er det ofte jer, der følger op. I sender en påmindelse, tjekker status og sørger for, at det færdige dokument kommer ind på sagen.

Den del af arbejdet er værd at have med, når I vælger digital signering. Løsningen skal fungere til både den enkelte kundeaftale og de travle perioder med mange dokumenter ude samtidig.

Her gennemgår vi seks forhold, der har betydning i hverdagen.

Det skal være nemt for klienten

I bruger måske signeringsløsningen dagligt. Det gør klienten sjældent. Beskeden og vejledningen skal derfor være lette at forstå, også første gang man modtager et dokument.

Prøv selv at underskrive på en telefon. Læg mærke til, hvordan dokumentet vises, og hvor mange trin modtageren skal igennem. Et besværligt forløb kan betyde, at klienten lægger dokumentet til side eller ringer til jer for at få hjælp.

Signeringsmetoderne skal også passe til modtagerne. Danske klienter bruger måske MitID, mens svenske og norske underskrivere foretrækker BankID. Internationale modtagere kan have brug for andre muligheder.

Addo Sign understøtter blandt andet MitID, svensk og norsk BankID samt andre signeringsmetoder.

Overblik over underskrivere og påmindelser

Med én underskriver er forløbet som regel enkelt. Med flere involverede kan der være behov for en bestemt rækkefølge, hvor nogle underskriver samtidig, og andre først kommer til bagefter.

Få vist, hvordan rækkefølgen sættes op, og hvordan I følger dokumentet efter afsendelse. I skal kunne se, hvem der mangler, og lade løsningen sende påmindelser, så I slipper for at skrive hver gang.

Afklar samtidig kollegernes adgang. Opfølgningen skal kunne fortsætte, selvom den medarbejder, der sendte dokumentet, er på ferie.

I Addo Sign kan I oprette underskrivergrupper, fastlægge rækkefølgen og sætte automatiske påmindelser op.

Dokumentation, der kan findes igen

En underskrevet aftale kan blive relevant længe efter, at sagen er afsluttet. Derfor skal både dokumentet og oplysningerne om underskrivelsen være til at finde.

Bed leverandøren vise en færdig fil med den tilhørende dokumentation. Gennemgå oplysninger om underskrivere, tidspunkter og signeringsmetoder, og få forklaret, hvordan dokumentets integritet kontrolleres.

Se også på, hvor dokumentationen opbevares, og hvem der har adgang til den. Adgangen bør indgå i jeres rutiner for arkivering og overdragelse af sager.

Addo Sign registrerer hændelserne i signeringsforløbet og anvender PAdES til signerede PDF-filer. Dokumenterne kan kontrolleres via Addo Signs valideringstjeneste.

En arbejdsgang, der hænger sammen

Dokumentet bliver måske udarbejdet i ét system, sendt fra et andet og gemt i et tredje. Hver overførsel kan kræve, at en medarbejder downloader, navngiver og uploader en fil.

Gennemgå derfor en almindelig sag fra oprettelse til arkivering. Få leverandøren til at vise, hvilke trin løsningen håndterer, og hvor I fortsat skal gøre noget manuelt.

Er I afhængige af en integration til et regnskabssystem, en klientportal eller et dokumentarkiv, bør den indgå i demonstrationen.

For årsrapporter skal indberetningen afklares særskilt. En løsning til at indhente underskrifter håndterer ikke nødvendigvis også indberetningen.

Mindre opsætning ved gentagne udsendelser

Aftalebreve og andre tilbagevendende dokumenter kræver ofte den samme opsætning. Skabeloner kan spare jer for at vælge rækkefølge, påmindelser og øvrige indstillinger på ny ved hver udsendelse.

Ved større udsendelser er brevfletning og masseudsendelse også relevante. Klientoplysninger kan sættes ind i dokumenterne, som derefter sendes samlet.

Afprøv funktionen med en mindre udsendelse. Gennemgå modtagerlisten inden afsendelse, og se, hvordan I håndterer en forkert mailadresse eller følger op hos enkelte klienter.

Addo Sign tilbyder processkabeloner, masseudsendelse og brevfletning med klientspecifikke oplysninger fra en ekstern datakilde.

En pris beregnet på jeres forbrug

Tag jeres egne tal med, når I indhenter tilbud: antal medarbejdere, antal dokumenter og det typiske antal underskrivere pr. dokument. Oplys også, hvilke signeringsmetoder klienterne bruger.

Bed om en samlet beregning, hvor det fremgår, hvad abonnementet dækker, og hvad der afregnes efter forbrug. Det gør tilbuddene lettere at sammenligne.

Hos Addo Sign inkluderer abonnementerne et ubegrænset antal brugere. Signering og tilknyttede tjenester bruger credits, og forbruget varierer blandt andet efter signeringsmetode.

Brug jeres egne dokumenter til at vurdere løsningen

Vælg et aftalebrev, et dokument med flere underskrivere og en udsendelse, I gentager for mange klienter. Prøv dem i løsningen, inden I beslutter jer.

Følg forløbet fra både medarbejderens og klientens side. Notér de steder, hvor I skal indtaste oplysninger igen, følge op eller flytte filer manuelt.

Vil I se Addo Sign i brug, kan I booke en demonstration med udgangspunkt i en af jeres egne arbejdsgange.