Addo Sign hjælper skoler med løsninger til indskrivninger, samtykker, praktikaftaler, kontrakter og breve direkte i e-Boks.
Det stopper ikke – og det skal det heller ikke. Men måden, det håndteres på, kan være langt mere smidig.
Mange skoler og uddannelsesinstitutioner arbejder stadig med PDF’er på mail, manuelle godkendelser og dokumenter, der skal gemmes flere steder. Det fungerer – men det kræver tid, overblik og opfølgning.
Digital signering, elektroniske skemaer og sikker digital post kan samle arbejdsgangene. Ikke som et nyt system ved siden af – men som en integreret del af det, I allerede bruger.
Den administrative hverdag – hvor tiden forsvinder
I kender processerne:
- Samtykkeerklæringer, der skal sendes ud og returneres
- Indskrivningsoplysninger, der tastes ind manuelt
- Praktikaftaler, hvor én underskrift mangler
- Ansættelseskontrakter, der cirkulerer på mail
- Vigtige beskeder, hvor I skal kunne dokumentere fremkomst
Opgaverne er nødvendige. Men de tager tid – især når de håndteres manuelt eller i flere systemer.
Digitalisering handler ikke om at ændre jeres organisation. Det handler om at fjerne unødvendige trin.
Digital signering – hurtigere processer og bedre dokumentation
Digital signering gør det muligt at indhente juridisk gyldige underskrifter hurtigt og sikkert.
Typiske anvendelser i skoler og uddannelser:
- Forældresamtykke til ekskursioner og aktiviteter
- Uddannelses- og praktikaftaler
- Ansættelseskontrakter
- Studieaftaler og erklæringer
- Accept af vilkår
Fordelene er konkrete:
- Ingen print og scanning
- Automatisk dokumentation for identitet og tidspunkt
- Hurtigere gennemløbstid
- Færre påmindelser
- Automatisk arkivering
Det reducerer administration – og øger sporbarheden.
Elektroniske skemaer – fra PDF til struktureret data
Mange processer starter med et skema.
Indskrivning. Fritagelser. Oplysning om særlige behov. Kontaktinformation. Samtykke.
Når skemaer udfyldes elektronisk, kan data:
- Valideres automatisk
- Overføres direkte til elevadministrationssystemer
- Sendes videre til signering
- Arkiveres korrekt fra start
Det betyder mindre manuel indtastning og færre fejl.
Og vigtigst: Én arbejdsgang i stedet for flere.
Masseudsendelse – samme dokument, personlig kommunikation
Skoler sender ofte den samme besked eller det samme dokument til mange på én gang:
- Forældrebrev ved skolestart
- Opdaterede ordensregler
- Samtykkeerklæringer
- Betalingsinformation
- Informationsbreve om arrangementer
Her opstår typisk et manuelt arbejde: kopiere, indsætte, rette navn, rette klasse, rette kontaktoplysninger.
Med digital masseudsendelse kan ét dokument udsendes til mange modtagere samtidig – og automatisk flettes med personlige oplysninger som:
- Elevens navn
- Forældres navn
- Klasse
- Adresse
- CPR (hvor relevant)
Resultatet er individuel, korrekt og dokumenterbar kommunikation – uden manuelt tastearbejde.
Det sparer tid. Og det reducerer risikoen for fejl.
Digital post til e-Boks – når dokumentation betyder noget
Ikke al kommunikation er lige vigtig. Men noget er.
Varslinger. Afgørelser. Betalingspåmindelser. Bekræftelser. Formelle beskeder.
Når kommunikationen har juridisk eller administrativ betydning, er det afgørende, at I kan dokumentere, at den er kommet frem.
Via e-Boks kan I sende digital post – også som masseudsendelse – direkte til forældre eller elever.
Det giver:
- Dokumenteret fremkomst
- Sikker identifikation
- Ensartet og kontrolleret kommunikation
- Mindre afhængighed af fysisk post
Det styrker retssikkerheden – og skaber tryghed.
Konkrete scenarier fra hverdagen
Skolestart
Indskrivningsskema udfyldes online → data sendes automatisk videre → forældre underskriver digitalt → bekræftelse sendes via e-Boks.
Ingen manuelle mellemled.
Samtykke til arrangement
Samme dokument sendes til alle forældre → flettes med elevens navn og klasse → underskrives digitalt → samlet overblik over svar.
Ingen papirbunker.
Praktikaftale
Aftale sendes til elev og virksomhed → begge underskriver digitalt → dokument arkiveres automatisk.
Ingen scanning. Ingen versionsforvirring.
Officiel besked
Vigtig meddelelse sendes via e-Boks → fremkomst kan dokumenteres.
Ingen tvivl om levering.
Integration – ikke endnu et system
En af de største barrierer for digitalisering er frygten for kompleksitet.
Men moderne løsninger kan integreres med:
- Elevadministrationssystemer
- HR-systemer
- Økonomisystemer
- ESDH- og arkivsystemer
- Læringsplatforme
Det betyder, at digital signering, skemaer og masseudsendelse kan blive en del af eksisterende workflows – ikke et ekstra lag ovenpå.
Teknologien findes allerede. Det handler om at koble den rigtigt sammen.
Det er ikke et it-projekt – det er procesoptimering
Mange tror, at digital administration kræver store implementeringsprojekter.
I praksis kan man starte med ét flow:
- Samtykkeerklæringer
- Ansættelseskontrakter
- Praktikaftaler
- Indskrivning
- Informationsbreve
Og bygge videre derfra.
Digitalisering i skoler handler ikke om at gøre tingene mere tekniske. Det handler om at gøre dem enklere.
Konklusion
Skoler og uddannelsesinstitutioner kan samle digital signering, elektroniske skemaer, masseudsendelser og sikker digital post i én sammenhængende arbejdsgang.
Resultatet er:
- Mindre administration
- Færre fejl
- Bedre dokumentation
- Hurtigere processer
- Større overblik
Og vigtigst: Mere tid til det, skolen faktisk er sat i verden for.
Digital administration behøver ikke være komplekst. Det kan være en forenkling.
FAQ
Er digital signering juridisk gyldig i Danmark?
Ja. Elektroniske underskrifter er juridisk anerkendt, og eIDAS-forordningen regulerer underskriftsniveauer og bevisværdi i EU og EØS. I praksis handler det om at vælge et niveau, der passer til dokumenttypen og risikoen.
Kan skoler og uddannelsesinstitutioner sende digital post til e-Boks?
Ja. I Danmark kan digital post anvendes til sikker og dokumenterbar kommunikation, når beskeder har administrativ eller formel betydning – fx varslinger, bekræftelser og vigtige meddelelser.
Hvordan fungerer masseudsendelse med personligt indhold?
Masseudsendelse gør det muligt at sende samme dokument til mange modtagere på én gang, mens indholdet automatisk flettes med personlige oplysninger som navn, klasse og adresse. Det giver ensartet kommunikation uden manuelt tastearbejde.
Kan løsningen integreres med vores eksisterende systemer?
Ja. Løsninger til digital signering, skemaer og digital post kan integreres med fx elevadministrationssystemer, HR, økonomi og arkiv/ESDH – så I undgår at arbejde i parallelle systemer.
Er det svært at komme i gang?
Nej. Mange starter med ét konkret flow, fx samtykkeerklæringer eller ansættelseskontrakter, og udvider derefter. Det vigtigste er at vælge et setup, der passer til jeres arbejdsgange og kan skaleres efter behov.
