Helpompi sopimus ja asiakirja
asiakirjojen hallinta
Sydbank on parantanut asiakirjojen ja sopimusten hallintaa merkittävästi ottamalla käyttöön Addo Signin digitaalisen alustan. Ratkaisu on tehostanut sisäisiä prosesseja, mutta myös lisännyt työntekijöiden tyytyväisyyttä tietojen keräämiseen, jakamiseen ja allekirjoittamiseen koko organisaatiossa.
Massan jakautuminen
Sydbank tarvitsi kattavan ratkaisun sopimusten tehokkaaseen allekirjoittamiseen, massapostitusprosessien hallintaan ja saumattomaan yhdistelyyn yhdellä integroidulla alustalla.
Parempi yleiskatsaus
Tämä koskee sekä asiakirjoja, jotka on jo myönnetty mutta jotka on vielä allekirjoitettava, että asiakirjoja, jotka on jo allekirjoitettu. Näin varmistetaan, että mitään ei katoa ja että kaikki tärkeät asiakirjat ovat kunnossa.
Nopea käyttöönotto
Sujuva ja hyvin koordinoitu siirtyminen oli tärkeää, jotta Sydbank voisi nopeasti ja tehokkaasti sisällyttää Addo Signin päivittäisiin rutiineihinsa. Näin varmistettiin, että heidän toiminnassaan oli mahdollisimman vähän häiriöitä.
Virtaviivaistettu toiminta ja parempi projektinhallinta
Haaste
Sydbankilla oli edessään laaja hallinnollinen tehtävä, jossa sopimusten allekirjoittaminen, massapostitukset ja yhdistelmäpostit oli hoidettava tehokkaasti koko organisaatiossa. Prosessit olivat aikaa vieviä, manuaalisia ja vaikeasti noudatettavia, mikä lisäsi virheiden, viivästysten ja kadonneiden asiakirjojen riskiä. Lisäksi pankilta puuttui kattava yleiskuva, kun monien työntekijöiden piti vastaanottaa ja allekirjoittaa asiakirjoja samanaikaisesti.
Ratkaisu
Addo Sign otettiin käyttöön yhtenäisenä digitaalisena alustana, jolla koko asiakirjavirta saatiin yhtenäistettyä. Ratkaisu mahdollisti asiakirjojen lähettämisen irtotavarana, tilan seuraamisen reaaliajassa ja sekä sopimusten että suurten tietohankkeiden hallinnan yhdestä keskitetystä kojelaudasta. Käyttöönotto saatiin päätökseen nopeasti ja keskeytyksettä, joten Sydbankin työntekijöiden oli helppo ottaa alusta käyttöön heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Tulos
Sydbankin asiakirjahallinta tehostui huomattavasti, organisaation yleiskuva parani ja manuaaliset prosessit vähenivät. Suuret sisäiset projektit, jotka aiemmin vaativat raskasta koordinointia, hoidettiin nyt nopeasti ja turvallisesti Addo Signin automatisoitujen ominaisuuksien avulla. Samalla työntekijät saivat läpinäkyvämmän prosessin, jossa he näkivät helposti, missä vaiheessa asiakirjojen allekirjoitusvirta oli.
Yhtenäinen digitaalinen alusta
Yksi ratkaisu sopimuksiin, massapostituksiin ja yhdistelmäpostituksiin, joka vähentää monimutkaisuutta ja säästää aikaa.
Prosessin selkeä läpinäkyvyys
Työntekijät voivat seurata allekirjoituksen edistymistä, saada kuitteja ja nähdä tilan reaaliajassa, mikä lisää luottamusta ja selkeyttä.
Tehokas projektinhallinta
Suuret lähetykset ja sisäiset projektit voidaan suunnitella, seurata ja saattaa päätökseen paljon nopeammin Addo Signsin kojelaudan kautta.
Sydbankin massalähetykset sähköpostin yhdistämisellä
Kun organisaatiosi on lähetettävä sama asiakirja useille asiakkaille kerralla, siitä voi tulla nopeasti hallinnollinen taakka. Addo Signin sähköpostien yhdistämisen ja massalähetysten avulla voit yksinkertaisesti yhdistää Word-mallin Excel-taulukon tietoihin. Muutamalla napsautuksella luodaan henkilökohtaiset asiakirjat, jotka lähetetään automaattisesti allekirjoitettavaksi.
