2people og Addo Sign har skabt en integration, der gør det nemmere at håndtere ansættelseskontrakter digitalt – fra den første klargøring til den endelige arkivering.
2people er et HR-system, hvor virksomheder håndterer medarbejderdata og dokumenter som ansættelseskontrakter, tillæg og erklæringer. Med integrationen til Addo Sign kan dokumenterne sendes direkte fra 2people til digital underskrift, uden at HR skal downloade og flytte filer mellem systemer.
Når kontrakten håndteres direkte i 2people og Addo Sign, slipper HR for at printe, scanne og flytte filer manuelt.
En kontrakt skal udarbejdes, godkendes, underskrives og gemmes. Umiddelbart en enkel proces, men alligevel ender den i mange virksomheder med at gå en længere tur gennem organisationen.
Først bliver dokumentet printet. Så skal lederen skrive under, den nye medarbejder skal gøre det samme, og til sidst skal kontrakten tilbage til en administrativ medarbejder. Her bliver den scannet og lagt ind på medarbejderens profil eller i en fælles mappe. Hvis en underskrift mangler undervejs, er det ofte HR, der skal følge op.
Med integrationen mellem 2people og Addo Sign kan processen håndteres digitalt fra start til slut.
Kontrakten begynder i 2people
Oplysningerne om den nye medarbejder findes allerede i 2people. Her kan virksomheden også arbejde med juridiske dokumenter som ansættelseskontrakter, tillæg og erklæringer.
Når kontrakten er klar, kan den sendes videre til underskrift med Addo Sign. De personer, der skal underskrive, modtager dokumentet digitalt, og der kan sendes automatiske påmindelser, hvis nogen ikke får reageret.
Hvis virksomheden har behov for at identificere underskriveren, kan kontrakten eksempelvis underskrives med MitID.
Tilbage på den rigtige medarbejderprofil
Arbejdet slutter ikke, bare fordi kontrakten er underskrevet. Dokumentet skal også retur og gemmes det rigtige sted.
Når underskriftsprocessen er afsluttet i Addo Sign, bliver kontrakten automatisk overført til 2people og placeret på den relevante medarbejderprofil.
HR skal ikke først downloade dokumentet, gemme det lokalt og derefter uploade det igen. Medarbejderen og de relevante ledere kan finde kontrakten i det system, de allerede bruger.
Vil I gøre kontraktflowet helt automatisk? Book en demo af 2people, og se, hvordan I sparer tid på administrationen.
Katarina Frederiksen
Hos Addo Sign er Katarina med til at skabe synlighed, relevant indhold og digitale initiativer, der styrker relationen til vores kunder og understøtter Addo Signs vækst.
