Hvad kræver det at indføre digital signatur i en virksomhed?

Du skal bruge en signeringsløsning, der understøtter erhvervs-eID som MitID Erhverv, samt en proces for hvem der må underskrive på virksomhedens vegne. Selve opsætningen er hurtig, men rollestyring og integration til CRM eller HR-systemer bør planlægges, så ansvar og adgang er klart fordelt.

Hvad er forskellen på privat MitID og MitID Erhverv ved signering?

Privat MitID identificerer en person som privatperson, mens MitID Erhverv viser, at vedkommende handler som repræsentant for virksomheden. For aftaler, der binder organisationen, er MitID Erhverv det korrekte valg, fordi det dokumenterer både identitet og rolle.

Kan en digital signatur til erhverv integreres med vores eksisterende systemer?

Ja, via et Open API kan signeringsflowet kobles direkte på de systemer, hvor dokumenterne allerede opstår, for eksempel CRM, ERP eller en HR-platform. Det betyder, at medarbejdere kan sende til underskrift uden at skifte arbejdsgang eller kopiere data manuelt.

MitID Erhverv

Digital signatur til erhverv

En digital signatur til erhverv indføres typisk i tre trin: vælg eID, fastlæg hvem der må underskrive på virksomhedens vegne, og integrér flowet i de systemer, dokumenterne allerede opstår i. Med digital signering via MitID Erhverv bliver hver underskrift knyttet til både en person og en rolle, så aftaler binder organisationen korrekt og lever op til eIDAS.

Trin 1: Vælg eID og signaturniveau

Det første valg handler om identifikation. For medarbejdere, der underskriver på virksomhedens vegne, anvendes MitID Erhverv, mens privat MitID og BankID dækker kunder og samarbejdspartnere i Norden. Niveauet afgør samtidig, hvor stærkt beviset er. De fleste erhvervsaftaler dækkes af det avancerede niveau, og du kan se forskellene under EIDAS-signaturniveauer for at vælge rigtigt til hver dokumenttype.

Trin 2: Fastlæg roller og bemyndigelse

I en virksomhed er det sjældent alle, der må forpligte organisationen. Derfor opsættes rollestyring, så det er tydeligt, hvem der kan sende til underskrift, hvem der må underskrive bindende, og hvem der kun skal godkende internt. Den klare ansvarsfordeling beskrives nærmere under Medarbejdersignatur og hænger tæt sammen med virksomhedens øvrige Identifikation og adgangsstyring.

Trin 3: Integrér signering i arbejdsgangen

Den største gevinst opstår, når signering ikke er et separat system. Via Open API kobles flowet på CRM, ERP eller en HR-platform, så et tilbud, en kontrakt eller en ansættelsesaftale kan sendes til underskrift direkte fra det system, hvor den blev oprettet. Det fjerner manuel kopiering, reducerer fejl og giver et samlet overblik over status på alle dokumenter.

Krav til dokumentation og opbevaring

Til erhvervsbrug skal hver underskrift kunne dokumenteres med et revisionsspor, der viser identitet, tidspunkt og metode. Driften er ISAE 3000-revideret, og data behandles efter GDPR med databehandleraftaler, hvilket er afgørende, hvis en aftale senere bestrides eller skal fremvises for en revisor. Det giver et solidt fundament uanset branche.

Hvad MitID Erhverv betyder i praksis

MitID Erhverv erstatter den tidligere medarbejdersignatur og giver virksomheden mulighed for at administrere, hvem der har hvilke rettigheder. Du kan læse mere om opsætning og brug under MitID Erhverv, og den generelle løsning er beskrevet på siden om Digital signering. Sammen udgør de grundlaget for en sikker erhvervsproces.