Sopimus on valmis allekirjoitettavaksi, mutta allekirjoittajalla ei ole suomalaisia pankkitunnuksia tai Mobiilivarmennetta. Kyse voi olla Suomeen muuttaneesta työntekijästä, ulkomaisesta asiakkaasta tai yhteistyökumppanista, joka ei käytä suomalaista sähköistä tunnistautumista.
Asiakirjan voi allekirjoittaa sähköisesti myös ilman suomalaisia pankkitunnuksia. Addo Signissa allekirjoittaja voi käyttää esimerkiksi allekirjoitusta kosketusnäytöllä tai muuta tuettua sähköistä tunnistusvälinettä. Suomessa Addo Sign tukee Finnish Trust Networkia (FTN), jonka kautta tunnistautuminen onnistuu esimerkiksi pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella. Sopiva menetelmä riippuu allekirjoittajasta ja asiakirjaan liittyvistä vaatimuksista.
Mitä vaihtoehtoja suomalaisille pankkitunnuksille on?
Pankkitunnukset ovat yksi tapa tunnistaa allekirjoittaja. Jos vastaanottajalla ei ole suomalaisia pankkitunnuksia, selvitä, onko hänellä jokin muu tuettu sähköinen tunnistusväline vai sopiiko asiakirjan allekirjoittamiseen menetelmä ilman vahvaa sähköistä tunnistautumista.
Allekirjoitus kosketusnäytöllä
Allekirjoittaja voi allekirjoittaa asiakirjan puhelimella tai tietokoneella ilman pankkitunnuksia. Addo Signissa allekirjoittajan ei tarvitse luoda tiliä eikä asentaa sovellusta. Tietokoneella allekirjoituksen voi tehdä hiirellä.
Allekirjoituksen yhteydessä voit suojata asiakirjan pääsyn salasanalla ja ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen. On kuitenkin tärkeää erottaa toisistaan asiakirjaan pääsyn suojaaminen ja allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistaminen. Pääsykoodi ei yksinään tarjoa samanlaista henkilöllisyyden varmistusta kuin henkilökohtainen sähköinen tunnistusväline.
Allekirjoitus BankID:llä tai muulla sähköisellä tunnistusvälineellä
Vaikka allekirjoittajalla ei ole suomalaisia pankkitunnuksia, hänellä voi olla jokin muu sähköinen tunnistusväline. Addo Sign tukee muun muassa ruotsalaista ja norjalaista BankID:tä sekä suomalaista Finnish Trust Networkia (FTN).
Selvitä vastaanottajalta, mitä tunnistusvälineitä hänellä on käytössään, ennen kuin valitset allekirjoitustavan. Tämä on erityisen tärkeää, kun lähetät asiakirjoja työntekijöille, asiakkaille tai yhteistyökumppaneille eri Pohjoismaissa.
Onko sähköinen allekirjoitus ilman pankkitunnuksia oikeudellisesti pätevä?
Sähköisellä allekirjoituksella voi olla oikeudellista vaikutusta myös ilman pankkitunnuksia. eIDAS-asetuksen 25 artiklan mukaan sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia tai käyttöä todisteena oikeudellisissa menettelyissä ei saa evätä pelkästään sillä perusteella, että allekirjoitus on sähköisessä muodossa tai ettei se täytä hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen vaatimuksia.
Tämä ei tarkoita, että kaikki allekirjoitustavat sopisivat kaikkiin asiakirjoihin. Asiakirjaan voi liittyä erityisiä muotovaatimuksia, ja eri menetelmät tarjoavat eritasoista näyttöä allekirjoittajan henkilöllisyydestä. Hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on eIDAS-asetuksen mukaan sama oikeusvaikutus kuin käsinkirjoitetulla allekirjoituksella.
Ennen kuin valitset sähköisen allekirjoituksen ilman pankkitunnuksia, selvitä:
- Liittyykö asiakirjan allekirjoittamiseen erityisiä vaatimuksia.
- Miten allekirjoittajan henkilöllisyys on varmistettava.
- Millaista dokumentaatiota tarvitset, jos allekirjoituksesta syntyy myöhemmin erimielisyyttä.
Lue lisää allekirjoitusten turvallisuudesta ja standardeista Addo Signin Trust Centeristä.
Kun Suomeen muuttanut työntekijä allekirjoittaa työsopimuksen
Uusi työntekijä on muuttanut Suomeen, mutta hänellä ei vielä ole suomalaisia pankkitunnuksia tai Mobiilivarmennetta. Henkilöstöhallinto on laatinut työsopimuksen ja haluaa saada sen allekirjoitettua ennen työntekijän ensimmäistä työpäivää.
Selvitä ensin, mitä allekirjoitusvaihtoehtoja työntekijällä on. Onko hänellä sähköinen tunnistusväline, jota käyttämäsi ratkaisu tukee? Jos ei, arvioi, täyttävätkö allekirjoitus kosketusnäytöllä ja siitä syntyvä dokumentaatio kyseistä sopimusta koskevat vaatimukset.
Kun selvität asian ennen sopimuksen lähettämistä, työntekijä ei päädy allekirjoitusprosessiin, joka edellyttää tunnistautumistapaa, jota hänellä ei ole.
Näin valmistelet allekirjoituksen
Kun lähetät sopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi, ota vastaanottajan käytettävissä olevat tunnistusvälineet huomioon jo valmistelussa:
- Selvitä, kenen on allekirjoitettava asiakirja ja onko allekirjoittajalla tuettu sähköinen tunnistusväline.
- Valitse allekirjoitustapa, joka vastaa asiakirjaan liittyviä vaatimuksia.
- Tarkista vastaanottajan yhteystiedot ja valitsemasi pääsynsuojaus.
- Kerro vastaanottajalle, miten allekirjoitus tapahtuu ja tarvitseeko hän sähköistä tunnistusvälinettä.
Addo Signissa lisäät asiakirjat ja vastaanottajat ennen lähettämistä. Voit seurata allekirjoitusprosessin etenemistä ja tarkastella siihen kirjattuja tapahtumia.
Lue lisää siitä, miten sähköinen allekirjoittaminen toimii Addo Signissa.
Onko organisaatiossasi allekirjoittajia, joilla ei ole suomalaisia pankkitunnuksia?
Kerro meille, kenelle lähetät asiakirjoja ja millaisia sopimuksia haluat saada allekirjoitettua. Autamme selvittämään, mitkä Addo Signin allekirjoitustavat sopivat parhaiten työprosessiisi.
