Søstjerneskolenin hallintoprosessien optimointi
Tanskalainen Søstjerneskolen on itsenäinen autismiin erikoistunut päivähoitokoulu. Koulu järjestää yksilöllisiä opetus- ja hoito-ohjelmia, joissa oppilaat saavat tukea hyvinvointiin, sosiaalisiin taitoihin ja psykologisiin haasteisiin ja joissa tehdään tiivistä yhteistyötä vanhempien, sosiaalityöntekijöiden ja asiantuntijoiden kanssa.
Addo Sign auttaa Søstjerneskolenia pitämään kirjaa rekrytointiprosessista ja hankkimaan digitaalisia allekirjoituksia ilmoituksiin ja suostumuksiin. Ennen Addo Signin käyttöönottoa Søstjerneskolenilla oli prosessi, jossa työsopimukset lähetettiin PDF-tiedostoina allekirjoitettavaksi tai työntekijä allekirjoitti työsopimuksen fyysisesti ja skannasi sen jälkeen työsopimuksen.
Työsopimusten virtaviivaistaminen
Aiemmin työsopimusprosessi oli hidas ja hankala, ja se vaati tulostamista, manuaalista allekirjoittamista ja skannaamista. Addo Signin avulla prosessi on nyt digitaalinen, mikä on lyhentänyt odotusaikoja merkittävästi ja tehostanut koko menettelyä.
Lisääntynyt työntekijöiden osallistuminen
Digitaalisen ratkaisun ansiosta työntekijöiden on helpompi tarkastella sopimuksiaan perusteellisesti. Alustan helppokäyttöisyys ja selkeys helpottavat sopimusehtojen lukemista ja ymmärtämistä kaikessa rauhassa.
Lisääntynyt tietoturva
Digitalisoimalla työsopimukset Søstjerneskolen on parantanut tietoturvaa. Kun fyysisiä asiakirjoja ja skannausprosesseja vältetään, tietovuodon riski on minimoitu, koska kaikkia tietoja käsitellään turvallisesti ja digitaalisesti.
Digitaalinen muutos rekrytointiprosessissa
Haaste
Søstjerneskolenilla oli hidas ja manuaalinen prosessi, jossa työsopimukset piti tulostaa, allekirjoittaa ja skannata. Se oli aikaa vievää, virhealtista ja antoi henkilöstöhallinnolle rajallisen yleiskuvan. Samaan aikaan tietoturva oli haasteellinen, koska asiakirjat tallennettiin fyysisesti tai paikallisille asemille.
Ratkaisu
Addo Sign otettiin käyttöön digitaalisena alustana sopimusten allekirjoittamista varten, jolloin sopimukset lähetetään nyt suoraan työntekijöille ja ne voidaan allekirjoittaa verkossa. Asiakirjat tallennetaan turvallisesti digitaalisesti varmennetuin allekirjoituksin, mikä takaa sekä tietoturvan että vaatimustenmukaisuuden. Henkilöstöhallinto saa myös täydellisen yleiskuvan kaikista asiakirjoista reaaliajassa ja saa automaattisesti ilmoituksen, jos sopimusta ei ole allekirjoitettu. Ratkaisu on käyttäjäystävällinen, joten työntekijät voivat tarkastella ja allekirjoittaa sopimuksia omaan tahtiinsa, mikä parantaa sekä sopimusehtojen ymmärtämistä että hyväksymistä.
Tulos
Työsopimukset valmistuvat nyt huomattavasti nopeammin. Henkilöstöhallinnon työnkulku on virtaviivaistunut, tietoturva parantunut ja virheriski minimoitu. Työntekijät kokevat prosessin helpommaksi ja selkeämmäksi, ja henkilöstöhallinnolle vapautuu aikaa keskittyä strategisiin tehtäviin manuaalisen asiakirjahallinnan sijaan.
Nopeampi sopimusvirta
Työsopimukset hoituvat muutamalla klikkauksella ja lyhentävät huomattavasti odotusaikaa.
Lisääntynyt tietoturva
Digitaaliset allekirjoitukset suojaavat muutoksilta, luvattomalta käytöltä ja tietovuodoilta.
Hallinnollisen taakan vähentäminen
Fyysiset asiakirjat ja manuaalinen arkistointi poistuvat.
