Manuaalisista virheistä digitaaliseen tarkkuuteen - Tanskan apteekkiliitto virtaviivaistaa allekirjoitusprosessia
Tanskan apteekkiliitto on valinnut digitaalisen allekirjoitusratkaisunsa Addo Signin, koska työntekijöiden määrä kasvaa ja rekrytointiprosessin tarkkuusvaatimukset ovat korkeat. Alusta on luonut nykyaikaisen, turvallisen ja automatisoidun virran sopimuksille ja sopimuksille - tästä hyötyvät sekä hallinto että apteekit.
Digitaaliset sopimukset varmistavat ajan ja tarkkuuden
Kun työsopimukset ennen edellyttivät manuaalisia vaiheita, koko prosessi voidaan nyt hoitaa digitaalisesti. Addo Sign mahdollistaa sopimusten lähettämisen, allekirjoittamisen ja tallentamisen muutamassa minuutissa - ilman virheitä, odotusaikaa tai fyysistä paperityötä.
Virheet eliminoiva allekirjoitusvirta
Kun manuaalinen tietojen syöttö ja lukukelvottomat käsinkirjoitetut muistiinpanot jäävät pois, virheriski pienenee merkittävästi. Kaikki sopimukset luodaan kiinteistä malleista ja lähetetään automaattisesti oikeaan allekirjoitusjärjestykseen, joten kaikki on tehty ja hyväksytty oikein ensimmäisellä kerralla.
Itsepalvelu ja parempi käyttäjäkokemus
Digitaalisen itsepalvelumoduulin avulla apteekkien henkilökunta voi täyttää, lähettää ja allekirjoittaa sopimukset itse - nopeasti ja intuitiivisesti. Tämä vähentää hallintoa ja lisää sekä henkilöstön että työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Manuaalisista prosesseista automatisoituun palkkausvirtaan
Haaste
Tanskan apteekkiliitto, joka edustaa yli 220 apteekkia ja 5700 työntekijää, joutui kohtaamaan hankalan ja virhealttiin prosessin palkatessaan uusia työntekijöitä. Asiakirjojen manuaalinen vaihto järjestön hallinnon ja yksittäisten apteekkien välillä johti tarpeettomiin virheisiin, päällekkäisyyksiin ja viivästyksiin.
Ratkaisu
Addo Signin avulla Apotekerforeningen sai käyttöönsä täysin digitaalisen allekirjoitusvirran, joka automatisoi koko rekrytointiprosessin. Alustan itsepalvelutoiminnon avulla apteekkien henkilökunta voi valita mallit, täyttää ja lähettää sopimukset allekirjoitettavaksi. Integrointi apteekin taustajärjestelmän kanssa varmistaa, että kaikki hyväksytyt asiakirjat arkistoidaan automaattisesti oikein.
Tulos
Prosessista on tullut nopeampi, luotettavampi ja hallinnollisesti paljon vähemmän raskas. Virheet ovat lähes poissa, työntekijäkokemus on parantunut ja sekä henkilöstöosasto että apteekit säästävät merkittävästi aikaa päivittäisessä työssään.
Näiden haasteiden ratkaisemiseksi Apotek otti käyttöön Addo Signin ja loi dynaamisen itsepalvelusivuston. Tämän alustan avulla apteekkien henkilökunta pystyi valitsemaan, täyttämään ja lähettämään sopimuksia ja sopimuksia digitaalista allekirjoitusta varten, mikä yksinkertaisti palkkausprosessia merkittävästi.
Automatisoitu asiakirjojen hallinta
Kaikki sopimukset tallennetaan ja hallinnoidaan järjestelmään automaattisesti, jolloin versiot, hyväksynnät ja historia ovat täysin hallinnassa - ilman manuaalista arkistointia.
Turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden parantaminen
Addo Sign noudattaa GDPR:ää ja varmistaa, että vain valtuutetuilla käyttäjillä on pääsy asiakirjoihin ja arkaluonteisiin henkilötietoihin. Tämä takaa mielenrauhan koko rekrytointiprosessin ajan.
Skaalautuva ratkaisu valmis tulevaisuutta varten
Järjestelmää voidaan helposti laajentaa niin, että se pystyy käsittelemään useampia käyttäjiä, apteekkeja ja asiakirjatyyppejä, mikä antaa Apotekerforeningenille vankan digitaalisen perustan tulevaa kasvua varten.