For bedrifter handler digital signatur ikke bare om å sette en signatur inn i en PDF-fil. Det handler også om å velge et passende identifikasjonsnivå, holde oversikt over godkjenninger og få det ferdige dokumentet trygt tilbake i den arbeidsflyten der det hører hjemme.
Her går vi gjennom hvordan digital PDF-signering fungerer, hva du må ta hensyn til fra et juridisk perspektiv, og hvordan du kan tilpasse prosessen til bedriftens behov.
Når du signerer en PDF digitalt, godkjenner du dokumentets innhold elektronisk. Dette kan gjøres på ulike måter.
En underskriver kan for eksempel signere med en finger eller mus, bekrefte sin identitet med BankID eller bruke en annen støttet elektronisk identifikasjon.
Det er viktig å skille mellom et bilde av en signatur og en elektronisk signaturprosess.
Et bilde eller en håndskrevet signatur som er lagt inn i en PDF-fil, viser ikke i seg selv hvordan personen ble identifisert eller når dokumentet ble signert.
En signaturløsning som Addo Sign kan knytte signaturen til en dokumentert prosess med opplysninger om signataren, tidspunkt og handlinger.
Den beste metoden avhenger av dokumentet, risikoen og virksomhetens krav. En intern godkjenning kan ha andre behov enn en ansettelseskontrakt eller en avtale der underskriverens identitet må kontrolleres.
02 · TeknologienNår en PDF signeres digitalt, kan det følge med opplysninger som er knyttet til dokumentet. En vanlig leser kan kanskje se et navn eller en signatur på siden. Andre opplysninger hjelper et PDF-program med å kontrollere om signaturen stemmer overens med filen, og om dokumentet er endret etter signeringen.
PAdES er et format der signaturdata knyttes til selve PDF-filen. EU-kommisjonen anbefaler PAdES-formatet for PDF-dokumenter. Et program som støtter formatet, kan kontrollere signaturen og vise om eventuelle endringer påvirker den.
Format er ikke det samme som juridisk nivåPAdES beskriver hvordan signaturen er knyttet til PDF-filen. Det avgjør ikke i seg selv om signaturen er kvalifisert eller har et bestemt juridisk nivå. Det avhenger også av hvordan signataren er identifisert, og hvordan signeringsprosessen er satt opp.
03 · Jus og dokumentasjonJa, elektroniske signaturer på PDF-filer kan ha juridisk virkning. I henhold til eIDAS-forordningen må en elektronisk signatur ikke avvises som bevis alene fordi den er elektronisk eller ikke er en kvalifisert elektronisk signatur. En kvalifisert elektronisk signatur har samme rettsvirkning som en håndskrevet signatur i EU.
Se også EU-kommisjonens forklaring om elektroniske signaturers rettsvirkninger.
Det betyr ikke at én signeringsmetode automatisk passer til alle dokumenter. Kravene kan avhenge av dokumenttypen, den relevante lovgivningen og virksomhetens behov for å kunne dokumentere identitet og samtykke. Hvis et dokument har spesielle formkrav, bør du undersøke disse før du velger signeringsmetode.
Det avhenger av dokumentet og hvor sikkert signataren skal identifiseres. eIDAS skiller mellom tre typer elektroniske signaturer:
Kan være egnet for en enkel prosess der partene kjenner hverandre, og der det ikke stilles spesielle krav til signaturen. Det kan for eksempel være å godkjenne et dokument med et klikk eller ved å skrive navnet sitt.
Knytter signaturen tettere til personen og gjør det mulig å oppdage endringer i dokumentet etter signeringen. Den kan være relevant når det er behov for sterkere dokumentasjon på hvem som har signert.
Har samme rettsvirkning som en håndskrevet signatur i EU. Den er vanligvis bare nødvendig hvis et konkret krav krever det, for eksempel fra en myndighet eller en avtalepart.
BankID kan brukes til å identifisere underskriveren. Det er ikke i seg selv en signaturtype, og bruk av BankID gjør ikke automatisk signaturen kvalifisert. Det avhenger av hvordan signaturløsningen er konfigurert.
05 · Fra dokument til signaturDen typiske prosessen ser slik ut:
Kontroller at PDF-filen inneholder riktig versjon av avtalen, og at alle felter og vedlegg er med. Hvis flere personer skal signere, må du også bestemme om de skal signere i en bestemt rekkefølge eller samtidig.
Legg til underskrivernes kontaktopplysninger, velg ønsket metode og angi eventuelt hvem som skal underskrive først. Vurder om dokumentet krever identitetskontroll eller annen spesiell dokumentasjon.
Mottakerne får beskjed om at dokumentet venter på deres signatur. Avhengig av løsningen og oppsettet kan de åpne og signere dokumentet fra datamaskin, nettbrett eller mobil.
Se i signaturløsningen hvem som har signert, og hvem som mangler. Send en påminnelse direkte til dem som ennå ikke har signert.
Når prosessen er fullført, bør det endelige dokumentet og tilhørende dokumentasjon lagres slik at de kan gjenfinnes. Lagringen bør være i samsvar med bedriftens regler for tilgang, journalføring og sletting.
Hvis du redigerer den eller lagrer den på nytt, kan det påvirke opplysningene som brukes til å kontrollere signaturen. Bruk et PDF-program eller en valideringsløsning som støtter den aktuelle signaturtypen, hvis du vil kontrollere signaturen og dokumentets status.
Hvis dokumentet skal lagres i mange år, bør du også undersøke hvordan signaturen kan kontrolleres senere. Sertifikater og tekniske opplysninger kan endres over tid, så vurder hvilke opplysninger som følger med dokumentet, og hvordan signaturen fortsatt kan valideres. Hvis du bruker Addo Sign, kan dokumentene dine lagres i Addo Vault.
07 · SjekklisteNår du velger en løsning, kan du vurdere følgende:
Addo Sign kan kobles til mange av systemene bedrifter allerede bruker. Dette gjør det mulig å integrere digital signatur i eksisterende arbeidsflyter på tvers av HR, økonomi, CRM, dokumenthåndtering og digital post.
Blant integrasjonene finner du HR-systemer som tamigo, 2People, Emply og Visma HR; CRM- og økonomisystemer som SuperOffice, webCRM og Dinero; samt verktøy som WorkPoint, Microsoft Office og Zapier.
Addo Sign kan også kobles til digitale postkasser som e-Boks og mit.dk, samt Digital Post og Kivra, som brukes av mottakere i Sverige. Se integrasjonsoversikten for flere muligheter.
Med Addo Form kan bedriften samle inn opplysninger gjennom digitale skjemaer. Skjemaet kan inngå i samme prosess som en signatur, for eksempel når en ny medarbeider skal oppgi opplysningene sine og signere en kontrakt.
Addo ID gir mulighet for eID-pålogging på bedriftens nettside, i en app eller i en digital selvbetjeningsløsning. Det kan brukes når kunder eller ansatte skal logge seg inn og identifisere seg digitalt.
Besparelsen ved digital signering av PDF-filer handler om mer enn papir og porto. Når ansatte slipper å skrive ut, skanne, videresende dokumenter og følge opp manglende signaturer, frigjøres det tid til andre oppgaver. Når prosessene gjentas mange ganger, blir de sparte minuttene til mange timers arbeid.
For Fårup Sommerland handler gevinsten om å samle en tilbakevendende HR-prosess. Parken ansetter flere hundre sesongmedarbeidere, og tidligere ble kontrakter og personopplysninger håndtert manuelt via brev eller e-post. Nå kan kontrakter og skjemaer sendes samlet digitalt. De ansatte legger inn opplysningene sine på nettet, og systemet samler dem sammen med kontrakten i ett dokument, klart for HR-systemet. Dette eliminerer manuell registrering og dobbeltarbeid og sparer HR-avdelingen mange arbeidstimer. Les mer om Fårup Sommerland.
Hos Autopunkt kan kjøpekontrakter sendes og signeres digitalt på få minutter. Kundene kan signere uansett hvor de befinner seg, slik at bilforhandleren ikke trenger å vente på utskrift og skanning. Dette gir de ansatte mindre administrativt arbeid og mer tid til kundene. Les mer om Autopunkt.
Sydbank bruker masseutsendelse og brevfletning når informasjon skal sendes til mange ansatte. Oversikten over dokumenter som er signert og de som fortsatt mangler, gjør det enklere å administrere og følge opp store utsendelser. Les om Sydbank.
Når færre trinn krever manuell håndtering, får de ansatte mer tid til sine viktigste oppgaver, og dokumentene kommer raskere fra avsending til signering. Dette gir bedre oversikt for bedriften og en enklere opplevelse for kunder, ansatte og samarbeidspartnere.
10 · Spørsmål og svarLast opp eller velg PDF-filen i en signaturløsning, legg til signatørene, velg en signaturmetode og send dokumentet. Når alle har signert, kan du laste ned og lagre den ferdige versjonen.
Er det nok å legge inn et bilde av signaturen min i en PDF-fil?Et bilde av en signatur kan vise hvordan en signatur ser ut, men dokumenterer ikke i seg selv identiteten, tidspunktet eller forløpet rundt signeringen. Hvis dokumentasjonen er viktig, bør du bruke en signeringsprosess som registrerer relevant informasjon om forløpet.
Er en PDF-fil signert med BankID alltid en kvalifisert elektronisk signatur?Nei, ikke automatisk. BankID kan inngå i identifikasjon eller autentisering, men signaturens nivå avhenger av den konkrete løsningen og prosessen. Vurder dokumentets krav før du velger metode.
Kan flere personer signere den samme PDF-filen?Ja. I en signaturløsning kan du vanligvis legge til flere underskrivere og velge om de skal signere etter tur eller samtidig. Mulighetene avhenger av den valgte løsningen.
Kan jeg sende dokumenter direkte fra mine andre systemer?Det avhenger av hvilke integrasjoner signaturløsningen tilbyr, og hvordan de er konfigurert. Addo Sign viser integrasjoner med blant annet HR-, dokument- og arbeidsflytløsninger på sin integrasjonsside.
Hvor skal jeg lagre den signerte PDF-filen?Oppbevar dokumentet i bedriftens godkjente system for dokument- eller saksbehandling. Sørg for at relevante medarbeidere kan finne det, og at oppbevaringen følger bedriftens regler for tilgang og oppbevaring.