Når du skal underskrive et dokument online, er der flere veje: du kan scanne en underskrift ind, bruge en simpel klik-signatur eller signere med digital signering via MitID og BankID. Metoderne ligner hinanden på overfladen, men adskiller sig markant på identitetssikkerhed, bevisværdi og eIDAS-overholdelse. Denne guide sammenligner mulighederne side om side, gennemgår selve signeringsforløbet og forklarer, hvordan du sikrer, at det færdige dokument både er gyldigt og kan dokumenteres bagefter.
En indscannet underskrift er reelt blot et billede af en pen-på-papir-underskrift. Den kan se korrekt ud, men der er ingen kontrol af, hvem der rent faktisk har sat den ind i dokumentet, og billedet kan kopieres fra ét dokument til et andet. En digital signatur med eID knytter derimod underskriften til en verificeret person og forsegler dokumentet kryptografisk, så enhver ændring efterfølgende bliver synlig. Forskellen er afgørende, så snart en aftale skal kunne stå sig juridisk, fordi en indscannet underskrift har meget lav bevisværdi, hvis den bestrides.
En simpel klik-signatur (SES) er hurtig og fungerer fint til interne dokumenter med lav risiko, for eksempel en intern godkendelse. Skal dokumentet derimod holde over for en ekstern modpart eller en myndighed, bør du bruge en avanceret signatur (AES) via MitID, hvor identiteten bekræftes inden underskriften. Til særligt regulerede dokumenter kan en kvalificeret signatur (QES) være nødvendig. Pointen er, at niveauet bør matche dokumentets betydning, frem for at vælge den hurtigste løsning hver gang. Du kan se de juridiske forskelle i vores gennemgang af EIDAS-niveauerne for elektronisk underskrift, før du vælger metode.
Forløbet er enkelt og kræver ingen software hos modtageren: du uploader filen, markerer hvor der skal underskrives, vælger underskrivere og rækkefølge og sender et signeringslink. Modtageren åbner linket, identificerer sig med eID og underskriver direkte i browseren på computer eller mobil. Du kan følge status undervejs og se, hvem der mangler at skrive under. Hele processen kører på En platform til digital signering, så du slipper for print, scan og fysisk forsendelse, og forløbet kan gennemføres på minutter frem for dage.
I Norden er MitID og BankID standarden for sikker identifikation, og de gør en stor forskel for dokumentets bevisværdi. Når underskriveren identificeres med eID, ved du præcis, hvem der har skrevet under, og hvornår det skete. Det fjerner den usikkerhed, der ellers følger med en underskrift, hvor identiteten ikke er kontrolleret. Fordi de fleste private og erhvervsbrugere i Danmark og Sverige allerede har MitID eller BankID, er der ingen ekstra barriere for modparten. Se hvordan Digital underskrift med MitID fungerer trin for trin, hvis du vil følge hele forløbet.
Et dokument, der skal underskrives, indeholder ofte fortrolige oplysninger som personnummer, lønforhold eller kontraktvilkår, og derfor bør både invitation og det færdige dokument sendes sikkert. Med Krypteret og sporbar dokumentdeling undgår du, at filer havner i ubeskyttede mailtråde, hvor de kan videresendes ukontrolleret. Det er især vigtigt, når modparten er ekstern, og når dokumentet falder ind under GDPR.
Den hyppigste fejl er at vælge den letteste signeringsmetode uden at tænke på, hvor dokumentet ender. En klik-signatur på en vigtig aftale kan vise sig at have for lav bevisværdi, hvis den senere bestrides. En anden faldgrube er at sende det færdige dokument som almindelig vedhæftning, hvilket bryder den sikkerhed, signeringen ellers gav. Vær også opmærksom på, om alle nødvendige parter er inviteret i den rigtige rækkefølge, og om hver underskriver bliver identificeret med eID frem for blot at klikke et felt. Endelig bør du sikre, at den underskrevne version arkiveres samme sted hver gang, så du undgår, at flere udgaver af samme dokument cirkulerer.
Når dokumentet er underskrevet, forsegles og arkiveres det, så den endelige version altid kan fremfindes med sin audit trail. For virksomheder med mange dokumenter hænger online signering naturligt sammen med Digital dokumenthåndtering, hvor oprettelse, signering og arkivering samles ét sted i stedet for at ligge spredt på drev og i mails. Det giver et samlet overblik og gør det lettere at dokumentere compliance. Skal du primært underskrive aftaler frem for løse dokumenter, kan du i stedet bruge det dedikerede flow til at Underskrive kontrakter online.