Sikkerhedskrav: kryptering, identifikation og audit trail
Et alternativ til den klassiske postkasse skal som minimum levere krypteret overførsel, sikker autentificering af modtageren og en fuld audit trail over afsendelse og adgang. Identifikation bør ske med nordisk eID, så hver handling kan knyttes til en verificeret person frem for en delt adgangskode. Hvis løsningen også skal håndtere fortrolige filer uden for en postkasse, bør den tilbyde Sikker dokumentdeling med samme krav til kontrol.
Compliance: GDPR, eIDAS og ISAE 3000
Compliance er afgørende, når der sendes dokumenter med personoplysninger. Løsningen skal understøtte GDPR med databehandleraftaler og dataminimering, og signaturer skal kunne leve op til de relevante EIDAS-sikkerhedsniveauer. En uafhængig revision i form af ISAE 3000 giver desuden dokumenteret sikkerhed for, at leverandørens kontroller faktisk virker som beskrevet.
Integration og automatisering via Open API
En væsentlig forskel på løsninger er, hvor godt de integrerer med jeres eksisterende systemer. Med et Open API kan udsendelse, signering og arkivering trigges direkte fra CRM, ERP eller et sagsbehandlingssystem, så manuelle trin fjernes. Det er samme princip, som ligger bag Digital signering med MitID, hvor identifikation og dokumenthåndtering kobles sammen frem for at køre i adskilte systemer.
Funktioner ud over post: signering, formularer og adgangsstyring
Hvor e-Boks primært er en kanal til post, kan et samlet alternativ også dække avancerede formularer, eID-login og rollebaseret adgangsstyring. Det betyder, at samme platform kan håndtere alt fra kundeindsamling af samtykke til intern adgang. Skal flere medarbejdere have differentierede rettigheder, kan du se, hvordan adgang og roller styres under Adgang til e-Boks Erhverv.
Sådan sammenligner du i praksis
Lav en kort kravspecifikation med de funktioner, din virksomhed reelt bruger: hvilke dokumenttyper, hvilke modtagergrupper og hvilke integrationer. Bed hver leverandør dokumentere compliance og eID-understøttelse, og vurder prisen i forhold til prismodellen – fx per bruger, per dokument eller abonnement – frem for en isoleret listepris. På den måde vælger du et alternativ ud fra samlet værdi og ikke kun ud fra, at det ligner en postkasse.
