Avtal och dokument kan i dag signeras digitalt med tjänster som Addo Sign. Det är smidigt och effektivt, men hur tillförlitligt är det? Hur kan du säkerställa att det verkligen är rätt person som skriver under? Med elektronisk identifiering får du betydligt högre säkerhet än i en traditionell pappersbaserad process.
Introduktion
I det här inlägget tittar vi på hur digital signering kan göra processen enklare och säkrare. Vi förklarar varför elektronisk identifiering är viktig, hur den verifierar undertecknarens identitet och när du bör använda enkel respektive stark identifiering. Till sist får du en översikt över hur båda metoderna kan användas effektivt – både lokalt och över landsgränser.
Elektronisk identifiering: nyckeln till säkra digitala transaktioner
Elektronisk identifiering är en förutsättning för många digitala transaktioner. Den gör det möjligt för mottagaren att bekräfta sin identitet innan personen får åtkomst till dokument och avtal.
Autentisering är mekanismen som säkerställer att den uppgivna identiteten är äkta. Det är avgörande för att skydda säkerheten och integriteten i digitala processer – och för att skapa tillit i elektronisk kommunikation.
Vi lever i en tid där kundupplevelsen i hög grad påverkas av hur smidiga och effektiva processer är. Studier visar att friktion och onödiga steg kan försvaga relationen till kunden.
Därför är det ofta klokt att ersätta föråldrade arbetsflöden med moderna identifieringsalternativ som är både säkra och enkla att använda.
Säkerhet med stark identifiering
Många viktiga affärsavtal kräver en säker identitetskontroll av motparten. Traditionellt har det varit tidskrävande, eftersom parterna behövt mötas fysiskt eller eftersom det ibland krävs vittnen.
Det finns också risker med att skicka dokument med post. Även vanlig e-post kan komprometteras och kan vara problematisk om personuppgifter delas utan rätt skyddsåtgärder.
Stark tvåstegsidentifiering är ett juridiskt bindande sätt att signera dokument. Den är kopplad till en persons officiella identitet och bekräftas via digital identifiering.
MitID och BankID är exempel på lösningar som används för stark identifiering.
När är det lämpligt att använda stark identifiering?
Stark identifiering rekommenderas när parterna inte känner varandra sedan tidigare eller när det krävs hög dokumentationsnivå. Det kan jämföras med att visa upp pass eller körkort.
Stark autentisering stöds av bank- och eID-lösningar i Finland, Sverige, Norge och Danmark och kan användas i Addo Sign. Om undertecknaren befinner sig i ett annat europeiskt land kan eIDAS användas. eIDAS är en paneuropeisk lösning som bygger på officiella nationella eID-system, vilket gör att du till exempel kan skicka ett dokument för underskrift i Italien och vara trygg med att rätt person har skrivit under.
Signera globalt med enkel identifiering
En identifieringslösning är inte alltid nödvändig för digital signering. I situationer med låg risk kan enkel identifiering vara tillräcklig.
Enkel identifiering är ett smidigt sätt att samla in elektroniska underskrifter – även globalt. Metoden passar särskilt bra när parterna redan känner varandra eller när underskrifter samlas in internt i en organisation.
Skillnaden mellan enkel och stark autentisering
Skillnaden handlar framför allt om hur identiteten bekräftas vid signering.
- Stark autentisering kräver inloggning med exempelvis MitID eller BankID.
- Enkel identifiering innebär oftast att undertecknaren öppnar en länk och signerar på skärmen.
I praktiken öppnar undertecknaren inbjudningslänken som skickats via e-post eller SMS, anger eventuellt ett lösenord (om avsändaren har lösenordsskyddat processen) och signerar på telefon eller dator.
Observera att både enkel och stark identifiering i många sammanhang är juridiskt bindande metoder på samma nivå som en fysisk underskrift, när de används korrekt.
Addo Sign stöder båda identifieringsmetoderna
Addo Sign stöder både stark och enkel identifiering. Du kan använda metoderna parallellt och välja identifieringsnivå per undertecknare innan dokumentet skickas.
Digitala signaturer bygger på EU-reglering, som bland annat beskriver tre centrala delar:
- Signeringsmetodens äkthet
- Dokumentets integritet
- Möjlighet till verifiering i efterhand
Det innebär att dokumentets ursprung och integritet kan bevisas i efterhand, vilket ofta gör ett digitalt signerat dokument minst lika trovärdigt som en pappersversion.
