Når en klient ikke har signert, er det ofte dere som følger opp. Dere sender en påminnelse, sjekker status og sørger for at det ferdige dokumentet blir lagret på saken.
Denne delen av arbeidet er verdt å ta med i vurderingen når dere velger en løsning for digital signering. Løsningen skal fungere både for den enkelte kundeavtalen og i travle perioder med mange dokumenter ute til signering samtidig.
Her går vi gjennom seks forhold som har betydning i hverdagen.
Dere bruker kanskje signeringsløsningen daglig. Det gjør klienten sjelden. Meldingen og veiledningen må derfor være enkle å forstå, også første gang man mottar et dokument.
Prøv selv å signere på mobilen. Legg merke til hvordan dokumentet vises, og hvor mange trinn mottakeren må gjennom. En tungvint prosess kan føre til at klienten legger dokumentet til side eller ringer dere for å få hjelp.
Signeringsmetodene må også passe til mottakerne. Norske og svenske klienter foretrekker kanskje BankID, mens danske klienter bruker MitID. Internasjonale mottakere kan ha behov for andre alternativer.
Addo Sign støtter blant annet norsk og svensk BankID, MitID og andre signeringsmetoder.
Med én underskriver er prosessen som regel enkel. Når flere er involvert, kan det være behov for en bestemt rekkefølge, der noen signerer samtidig, mens andre først får dokumentet etterpå.
Be om å få se hvordan rekkefølgen settes opp, og hvordan dere følger dokumentet etter utsendelse. Dere bør kunne se hvem som ikke har signert, og la løsningen sende påminnelser, slik at dere slipper å skrive til hver enkelt.
Avklar også hvilken tilgang kollegene har. Oppfølgingen må kunne fortsette selv om medarbeideren som sendte dokumentet, er på ferie.
I Addo Sign kan dere opprette grupper av underskrivere, bestemme rekkefølgen og sette opp automatiske påminnelser.
En signert avtale kan bli relevant lenge etter at saken er avsluttet. Derfor må både dokumentet og opplysningene om signeringen være lette å finne.
Be leverandøren vise en ferdig fil med tilhørende dokumentasjon. Gå gjennom opplysninger om underskrivere, tidspunkter og signeringsmetoder, og få forklart hvordan dokumentets integritet kontrolleres.
Se også på hvor dokumentasjonen lagres, og hvem som har tilgang til den. Tilgangen bør inngå i rutinene deres for arkivering og overføring av saker.
Addo Sign registrerer hendelsene i signeringsprosessen og bruker PAdES for signerte PDF-filer. Dokumentene kan kontrolleres via Addo Signs valideringstjeneste.
Dokumentet blir kanskje opprettet i ett system, sendt fra et annet og lagret i et tredje. Hver overføring kan kreve at en medarbeider laster ned, navngir og laster opp en fil.
Gå derfor gjennom en vanlig sak fra opprettelse til arkivering. Be leverandøren vise hvilke trinn løsningen håndterer, og hvor dere fortsatt må gjøre noe manuelt.
Er dere avhengige av en integrasjon med et regnskapssystem, en klientportal eller et dokumentarkiv, bør den inngå i demonstrasjonen.
For årsrapporter må innsendingen avklares separat. En løsning for å innhente signaturer håndterer ikke nødvendigvis også innsendingen.
Oppdragsavtaler og andre tilbakevendende dokumenter krever ofte det samme oppsettet. Maler kan spare dere for å velge rekkefølge, påminnelser og andre innstillinger på nytt ved hver utsendelse.
Ved større utsendelser er også brevfletting og masseutsendelse relevant. Klientopplysninger kan settes inn i dokumentene, som deretter sendes ut samlet.
Test funksjonen med en mindre utsendelse. Gå gjennom mottakerlisten før dere sender, og se hvordan dere håndterer en feil e-postadresse eller følger opp enkelte klienter.
Addo Sign tilbyr prosessmaler, masseutsendelse og brevfletting med klientspesifikke opplysninger fra en ekstern datakilde.
Ta med egne tall når dere innhenter tilbud: antall medarbeidere, antall dokumenter og det typiske antallet underskrivere per dokument. Oppgi også hvilke signeringsmetoder klientene bruker.
Be om en samlet beregning som viser hva abonnementet dekker, og hva som faktureres etter forbruk. Da blir tilbudene lettere å sammenligne.
Hos Addo Sign inkluderer abonnementene et ubegrenset antall brukere. Signering og tilknyttede tjenester bruker credits, og forbruket varierer blant annet etter signeringsmetode.
Velg en oppdragsavtale, et dokument med flere underskrivere og en utsendelse dere gjentar for mange klienter. Test dem i løsningen før dere bestemmer dere.
Følg prosessen fra både medarbeiderens og klientens side. Noter hvor dere må legge inn opplysninger på nytt, følge opp eller flytte filer manuelt.
Vil dere se Addo Sign i bruk, kan dere bestille en demonstrasjon med utgangspunkt i en av deres egne arbeidsflyter.