Digital signering handlar sällan bara om en underskrift. För kommuner handlar det lika mycket om att skapa smidigare arbetsflöden, minska administrationen och göra vardagen enklare för både medarbetare och invånare.
Genom vårt samarbete med kommuner i Sverige, Danmark och Norge vet vi vilka utmaningar offentlig sektor möter i det dagliga arbetet. Dokument ska hanteras säkert, beslut ska godkännas i rätt ordning och invånare ska kunna ta del av enkla och tillgängliga processer.
Samtidigt arbetar många kommuner fortfarande med manuella rutiner kring avtal, samtycken, personalärenden och olika typer av myndighetsdokument. Dokument skickas mellan förvaltningar, ärenden blir liggande i väntan på godkännanden och medarbetare behöver lägga tid på uppföljning och administration.
Det är just de här utmaningarna som Addo Sign är utvecklat för att lösa.
I dag används Addo Sign av över 125 svenska kommuner, vilket har gett oss en stark förståelse för de krav och arbetsflöden som finns inom offentlig sektor.
Kommunala processer är sällan enkla eller linjära.
Ett dokument kan behöva granskas av flera personer innan det signeras. I vissa fall krävs godkännande från olika förvaltningar, medan andra ärenden behöver hanteras stegvis mellan handläggare, chefer och invånare.
Med Addo Sign kan kommunen bygga arbetsflöden som passar den egna organisationens behov.
Ni kan bland annat:
Det minskar den manuella administrationen och skapar mer enhetliga arbetssätt i hela organisationen.
När kommuner hanterar känsliga personuppgifter och juridiskt bindande dokument är säker identifiering avgörande.
Addo Sign stödjer centrala nordiska eID-lösningar, inklusive BankID, vilket gör det möjligt att hantera både interna processer och kommunikation med invånare på ett säkert och effektivt sätt.
Det skapar en trygg användarupplevelse utan behov av separata lösningar för olika system eller länder.
Att följa upp uteblivna underskrifter och godkännanden tar ofta onödigt mycket tid.
Med Addo Sign kan påminnelser skickas automatiskt om ett dokument inte har signerats inom en viss tidsram. Systemet hanterar uppföljningen och hjälper processen att gå vidare utan manuell hantering.
Det ger:
Säker kommunikation är en självklar del av offentlig verksamhet.
Med Addo Sign kan signeringsinbjudningar, bekräftelser och signerade dokument skickas direkt via Kivra. Det ger en tryggare och mer professionell kommunikation med invånare samtidigt som kommunen får tydlig dokumentation på leveransen.
För många kommuner är detta särskilt viktigt vid:
Kommunala ärenden omfattar ofta stora dokument och många bilagor. Det kan exempelvis handla om byggärenden, tekniska ritningar, social dokumentation eller omfattande avtalsunderlag.
Addo Sign stödjer filstorlekar upp till 1 GB och gör det möjligt att skicka flera dokument och bilagor i samma process.
Det skapar en smidigare upplevelse för både medarbetare och invånare.
Många arbetsflöden kräver mer än bara en underskrift. Ofta behöver invånare eller medarbetare fylla i uppgifter, göra val eller komplettera information under processens gång.
Med Addo Sign kan formulärfält integreras direkt i dokumentflödet så att information samlas in som en naturlig del av processen.
Det minskar behovet av separata formulär och minskar samtidigt risken för fel eller ofullständig information.
Digital signering inom offentlig sektor handlar om mer än funktionalitet. Lösningen behöver vara stabil, säker och enkel att använda i det dagliga arbetet.
Addo Sign är utvecklat för organisationer där digitala processer måste fungera pålitligt varje dag – med höga krav på säkerhet, dokumentation och användarvänlighet.
För kommuner innebär det en lösning som stödjer både verksamhetens behov och en bättre upplevelse för invånarna.
Digitalisering skapar värde först när den märks i vardagen.
När färre dokument behöver följas upp manuellt.
När godkännanden går snabbare.
När invånare upplever enklare processer.
Och när medarbetare får mer tid till det som faktiskt skapar värde.
Det är då digital signering blir mer än bara en underskrift.