När en kund inte har skrivit under är det ofta ni som får följa upp. Ni skickar en påminnelse, kontrollerar status och ser till att det undertecknade dokumentet sparas på rätt plats.
Det arbetet behöver också räknas in när ni väljer en lösning för digital signering. Den ska fungera både för ett enstaka uppdragsavtal och under perioder när många kunders dokument är ute för underskrift samtidigt.
Här går vi igenom sex saker att titta närmare på innan ni bestämmer er.
Ni använder kanske signeringslösningen varje dag. Kunden gör det betydligt mer sällan. Därför behöver det vara tydligt vad mottagaren ska göra, redan första gången.
Prova själv att ta emot och skriva under ett dokument i mobilen. Se hur dokumentet visas och vilka steg som krävs. Om något är svårt att förstå finns risken att kunden skjuter upp underskriften eller behöver ringa er för att få hjälp.
Signeringsmetoderna behöver också passa era kunder. Svenska mottagare använder ofta BankID, medan mottagare i Danmark och Norge kan behöva MitID respektive norskt BankID. För kunder i andra länder kan andra alternativ behövas.
Addo Sign stöder bland annat svenskt och norskt BankID, MitID och andra signeringsmetoder.
Med en enda undertecknare är det oftast lätt att följa processen. När flera personer är inblandade kan underskrifterna behöva ske i en bestämd ordning. Vissa kan skriva under samtidigt, medan andra ska vänta tills föregående person är klar.
Be leverantören visa hur ni ställer in ordningen och följer dokumentets status efter utskicket. Det ska framgå vem som har skrivit under och vem ni fortfarande väntar på. Automatiska påminnelser kan minska behovet av manuell uppföljning.
Kontrollera också vilken åtkomst kollegorna har. En annan medarbetare behöver kunna ta över uppföljningen när den som skickade dokumentet är på semester.
I Addo Sign kan ni skapa grupper av undertecknare, bestämma signeringsordningen och ställa in automatiska påminnelser.
Ett undertecknat avtal kan behöva tas fram långt efter att uppdraget är avslutat. Då behöver ni kunna hitta både rätt dokument och uppgifterna om underskrifterna.
Be leverantören visa ett färdigsignerat dokument med tillhörande dokumentation. Gå igenom vilka uppgifter som finns om undertecknare, tidpunkter och signeringsmetoder. Be också om en förklaring av hur ni kontrollerar om dokumentet har ändrats efter signeringen.
Ta reda på var dokumentationen sparas och vilka medarbetare som har tillgång till den. Det behöver fungera även när en kund byter kontaktperson hos er eller en kollega slutar.
Addo Sign registrerar händelserna i signeringsprocessen och använder PAdES för signerade PDF-filer. Dokumenten kan kontrolleras via Addo Signs valideringstjänst.
Ett dokument kan skapas i ett system, skickas från ett annat och arkiveras i ett tredje. Varje överföring kan innebära att någon behöver ladda ner, namnge och ladda upp filen manuellt.
Gå igenom ett vanligt uppdrag från början till slut. Be leverantören visa vilka steg lösningen hanterar och vilka moment ni själva behöver utföra.
Om ni behöver en integration med ett redovisningssystem, en kundportal eller ett dokumentarkiv bör den ingå i demonstrationen. Utgå från hur ni faktiskt arbetar med dokumenten.
För årsredovisningar behöver ni även reda ut hur inlämningen hanteras. En lösning som samlar in underskrifter sköter inte nödvändigtvis också inlämningen.
Uppdragsavtal och andra återkommande dokument kräver ofta samma inställningar. Med mallar kan ni återanvända signeringsordning, påminnelser och övriga inställningar vid nästa utskick.
Om ni skickar liknande dokument till många kunder kan även dokumentkoppling och massutskick vara användbara. Kunduppgifter hämtas då från en datakälla och förs in i respektive dokument inför utskicket.
Testa med ett mindre antal dokument först. Kontrollera hur ni granskar mottagarlistan före utskicket, rättar en felaktig e-postadress och följer upp med de kunder som ännu inte har skrivit under.
Addo Sign erbjuder processmallar, massutskick och dokumentkoppling med kundspecifika uppgifter från en extern datakälla.
Utgå från era egna siffror när ni begär en offert: hur många medarbetare som ska skicka dokument, hur många dokument ni skickar och hur många personer som vanligtvis skriver under varje dokument. Ange också vilka signeringsmetoder kunderna använder.
Be om en samlad kostnadsberäkning där det tydligt framgår vad som ingår i abonnemanget och vad som debiteras utifrån användningen. Då blir det lättare att jämföra offerter med olika prismodeller.
Hos Addo Sign ingår ett obegränsat antal användare i abonnemangen. Signering och tillhörande tjänster förbrukar krediter. Antalet krediter varierar bland annat beroende på signeringsmetod och behöver tas med i beräkningen. Se abonnemang och priser för Addo Sign
Välj ett uppdragsavtal, ett dokument med flera undertecknare och ett återkommande utskick till flera kunder. Testa samtliga i lösningen innan ni bestämmer er.
Följ hela förloppet, både som avsändare och mottagare. Notera var ni behöver mata in uppgifter på nytt, följa upp eller flytta filer manuellt.
Boka en demo av Addo Sign med utgångspunkt i ett av era egna arbetsflöden.