Slik signerer du et dokument digitalt: En trinn-for-trinn-veiledning

Det er slutt på å lete etter en penn, skrive ut sider og fakse dokumenter frem og tilbake. Digitale signaturer har revolusjonert måten vi signerer avtaler, kontrakter og offisielt papirarbeid på - et sømløst, sikkert og juridisk anerkjent alternativ til tradisjonelle signaturer med penn og papir.

Men hva er egentlig en digital signatur? Enkelt sagt er det en elektronisk måte å signere et dokument på - enten det er ved å tegne signaturen din, skrive navnet ditt eller bruke kryptografisk autentisering for ekstra sikkerhet. Både bedrifter og privatpersoner tar i bruk denne metoden fordi den er rask, praktisk og har forbedrede sikkerhetstiltak.
De viktigste fordelene med digitale signaturer

• Bekvemmelighet - Signer når som helst, hvor som helst og på hvilken som helst enhet.
• Sikkerhet - Beskytter mot svindel med kryptering og identitetsbekreftelse.
• Effektivitet - Eliminerer forsinkelser ved utskrift, skanning og postforsinkelser.
• Juridisk gyldighet - anerkjent i henhold til lover som ESIGN, UETA, GDPR og eIDAS

La oss dykke ned i det.

1. Velg et verktøy for elektronisk signatur

Før du begynner å signere, må du ha det rette verktøyet for jobben. Digitale signaturplattformer gjør prosessen smidig, sikker og i samsvar med lovverket. Men med så mange tilgjengelige alternativer, hvordan velger du det beste?

Populære verktøy for elektronisk signering

Disse plattformene tilbyr brukervennlige funksjoner og robust sikkerhet:

• Addo Sign – En nordisk plattform for sikker, skalerbar og virksomhetskritisk e-signering. Addo Sign er et populært valg blant virksomheter i Norge som stiller høye krav til juridisk holdbarhet, personvern og integrasjon i eksisterende systemer. Med støtte for BankID og full tilpasning til eIDAS leverer plattformen en trygg og automatisert signeringsprosess utviklet for både privat og offentlig sektor – der etterlevelse, effektivitet og kontroll er avgjørende.
• Signicat – En norsk leverandør av digitale identitets- og signeringsløsninger med bred portefølje innen identitetsverifisering og autentisering.
• BankID – Norges mest brukte løsning for elektronisk identifikasjon og signering, primært benyttet for sikker autentisering og myndighetskrav.
• DocuSign – En internasjonal e-signaturplattform med global tilstedeværelse og omfattende funksjonalitet.
• Adobe Acrobat Sign – En e-signeringsløsning integrert i Adobes dokument- og Microsoft-økosystem.
• Oneflow – En nordisk leverandør av digitale kontrakts- og signeringsløsninger.

Slik velger du riktig verktøy

Når du skal velge en e-signaturløsning, bør du ta hensyn til disse nøkkelfaktorene:

• Brukervennlighet - Er grensesnittet intuitivt? Kan du signere dokumenter raskt uten teknisk kunnskap?
• Sikkerhetsfunksjoner - Tilbyr verktøyet kryptering, multifaktorautentisering og revisjonsspor?
• Samsvar - Er verktøyet i samsvar med bransjereglene (ESIGN, UETA, GDPR, eIDAS)?
• Pris - Passer det til budsjettet ditt? Finnes det gratisversjoner eller prøveversjoner?
• Integrasjoner - Kan den kobles til favorittappene dine, for eksempel Google Disk, Microsoft 365 eller CRM-systemer?

Ved å velge riktig verktøy for elektronisk signering legger du til rette for en smidig og problemfri digital signeringsopplevelse. Når du har gjort ditt valg, er det på tide å opprette bedriftskontoen din.

2. Opprett bedriftskontoen din

Når du har valgt et e-signeringsverktøy, er neste trinn å opprette bedriftskontoen din. Da kan du administrere, sende og spore signerte dokumenter på en effektiv måte.

Prøv før du forplikter deg - gratis startkontoer

De fleste e-signaturplattformer forstår at bedrifter har behov for å teste funksjonaliteten før de forplikter seg. Derfor tilbyr mange leverandører, deriblant Addo Sign, DocuSign og Adobe Sign, gratis startkontoer.

Med en gratis konto kan du:

• Utforske plattformens funksjoner uten forhåndskostnader.
• Signer og send et begrenset antall dokumenter for å se hvordan arbeidsflyten passer til dine behov.
• Teste integrasjoner med verktøy som Microsoft 365, Google Disk og CRM-systemer.
• Oppleve sikkerhets- og samsvarsfunksjonene før du oppgraderer til en betalt plan.

Slik konfigurerer du kontoen din

1. Registrer deg gratis - Gå til nettstedet til e-signaturverktøyet du har valgt, og opprett en konto. Se etter gratis prøveversjoner eller startkontoer som lar deg teste viktige funksjoner.
2. Bekreft e-postadressen din - Etter at du har registrert deg, kan du se etter en bekreftelseslenke i innboksen din og bekrefte e-postadressen din.
3. Konfigurer bedriftsprofilen din - Skriv inn viktige bedriftsopplysninger som firmanavn, bransje og teamstørrelse.
4. Konfigurer sikkerhetsinnstillinger - Aktiver tofaktorautentisering (2FA) for økt sikkerhet og samsvar med personvernlover.
5. Integrer med forretningsverktøy - Koble e-signaturverktøyet ditt til viktige apper som Google Disk, Microsoft 365 eller CRM-programvare for sømløse arbeidsflyter.

Når bedriftskontoen din er konfigurert, er du klar til å laste opp og signere dokumenter på en enkel måte.

3. Last opp dokumentet

Når bedriftskontoen din er konfigurert, er neste trinn å laste opp dokumentene som skal signeres. Enten det dreier seg om en kontrakt, en avtale eller offisielle papirer, lar de fleste e-signaturplattformer deg laste opp ett eller flere dokumenter samtidig.

Laste opp ett eller flere dokumenter

• Last opp flere dokumenter samtidig - Perfekt for tilfeller der flere dokumenter må signeres i samme arbeidsflyt.
• Bruk ulike filformater - De fleste plattformer støtter PDF, bildefiler (.jpg, .png, .tiff osv.).
• Importer direkte fra skylagring - Last opp filer fra Google Drive, OneDrive, Dropbox eller andre skytjenester.

Legg til vedlegg for tilleggsinformasjon

• Kontrakter med referansedokumenter (f.eks. vilkår og betingelser, vedlegg).
• Identifikasjonsdokumenter (f.eks. kopier av pass eller ID-kort for verifisering).
• Regnskap eller fakturaer for validering av kontrakten.

De fleste e-signeringsplattformer lar brukerne legge ved tilleggsdokumenter sammen med hovedfilen.

Når alle dokumenter og vedlegg er lastet opp, er du klar til å sette signaturen din og klargjøre dokumentet for signering.

4. Plasser signaturen

De fleste e-signaturplattformer lar brukerne dra og slippe signaturen sin på dokumentet. Dette trinnet er imidlertid ofte unødvendig!

Det smarte alternativet - ingen synlig signatur er nødvendig!

Mange moderne e-signaturløsninger, inkludert Addo Sign, bruker en fullt lovlig og mer effektiv tilnærming: I stedet for å plassere en signatur manuelt, legger systemet automatisk til en side med signeringsdokumentasjon i det endelige dokumentet.

Denne metoden:

• Reduserer antall feil - ingen behov for å plassere en signatur manuelt.
• Holder dokumentene rene og strukturerte - Ideell for offisielle kontrakter.
• Sikrer full juridisk etterlevelse - Denne metoden er 100 % gyldig i henhold til lover som eIDAS, ESIGN og UETA.
• Med Addo Sign trenger ikke brukerne å bekymre seg for plasseringen- plattformen sørger automatisk for at signaturen er gyldig og lovlig registrert.
  Når signaturen (eller siden med signeringsdokumentasjon) er lagt til, er dokumentet klart for endelig godkjenning og innsending.
  
  
  

Konklusjon

Digitale signaturer er raske, sikre og juridisk bindende, noe som gjør dem til den beste løsningen for bedrifter og enkeltpersoner som ønsker å effektivisere dokumentprosessene sine. Med det rette e-signeringsverktøyet kan du spare verdifull tid, redusere den administrative byrden og sørge for at dokumentene dine forblir manipuleringssikre og juridisk anerkjente.

Hvis du er på utkikk etter en pålitelig og smart e-signaturløsning, er Addo Sign et utmerket valg. Addo Sign er den ledende løsningen i Norge, Danmark og Sverige, og tilbyr en sømløs, automatisert og juridisk kompatibel signeringsopplevelse som gjør dokumenthåndteringen enklere enn noensinne.

Så hvorfor vente? Gå digitalt i dag og opplev bekvemmeligheten ved papirløs signering med Addo Sign! 🚀