Yrityksille digitaalinen allekirjoitus ei tarkoita pelkästään allekirjoituksen lisäämistä PDF-tiedostoon. Siihen kuuluu myös sopivan tunnistustason valinta, hyväksyntöjen seuranta sekä valmiin asiakirjan turvallinen palauttaminen sille kuuluvaan työnkulkuun.
Tässä käymme läpi, miten digitaalinen PDF-allekirjoitus toimii, mitä juridisia seikkoja sinun tulee ottaa huomioon ja miten voit mukauttaa prosessin yrityksesi tarpeisiin.
Kun allekirjoitat PDF-tiedoston digitaalisesti, hyväksyt asiakirjan sisällön sähköisesti. Tämä voidaan tehdä eri tavoin.
Allekirjoittaja voi esimerkiksi allekirjoittaa sormella tai hiirellä, vahvistaa henkilöllisyytensä FTN:llä tai käyttää muuta tuettua sähköistä tunnistautumistapaa.
On tärkeää erottaa toisistaan allekirjoituksen kuva ja sähköinen allekirjoitusprosessi.
PDF-tiedostoon lisätty kuva tai käsinkirjoitettu allekirjoitus ei sinänsä osoita, miten henkilö tunnistettiin tai milloin asiakirja allekirjoitettiin.
Addo Signin kaltainen allekirjoitusratkaisu voi liittää allekirjoituksen dokumentoituun prosessiin, joka sisältää tiedot allekirjoittajasta, ajankohdasta ja toimista.
Paras menetelmä riippuu asiakirjasta, riskistä ja yrityksen vaatimuksista. Sisäisellä hyväksynnällä voi olla erilaiset vaatimukset kuin työsopimuksella tai sopimuksella, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys on tarkistettava.
02 · TeknologiaKun PDF-tiedosto allekirjoitetaan digitaalisesti, siihen voi liittää asiakirjaan liittyviä tietoja. Tavallinen lukija saattaa nähdä sivulla nimen tai allekirjoituksen. Muut tiedot auttavat PDF-ohjelmaa tarkistamaan, vastaako allekirjoitus tiedostoa ja onko asiakirjaa muutettu allekirjoittamisen jälkeen.
PAdES on muoto, jossa allekirjoitustiedot liitetään itse PDF-tiedostoon. EU:n komissio suosittelee PAdES-muotoa PDF-asiakirjoille. Muotoa tukeva ohjelma voi tarkistaa allekirjoituksen ja näyttää, vaikuttavatko mahdolliset muutokset siihen.
Muoto ei ole sama asia kuin oikeudellinen tasoPAdES kuvaa, miten allekirjoitus on liitetty PDF-tiedostoon. Se ei sinänsä ratkaise, onko allekirjoitus pätevä tai onko sillä tiettyä oikeudellista tasoa. Se riippuu myös siitä, miten allekirjoittaja on tunnistettu ja miten allekirjoitusprosessi on järjestetty.
03 · Lainsäädäntö ja dokumentointiKyllä, PDF-tiedostojen sähköisillä allekirjoituksilla voi olla oikeudellista vaikutusta. eIDAS-asetuksen mukaan sähköistä allekirjoitusta ei saa hylätä todisteena pelkästään sen vuoksi, että se on sähköinen tai ettei se ole hyväksytty sähköinen allekirjoitus. Pätevällä sähköisellä allekirjoituksella on EU:ssa sama oikeudellinen vaikutus kuin käsinkirjoitetulla allekirjoituksella.
Katso myös Euroopan komission selitys sähköisten allekirjoitusten oikeudellisista vaikutuksista.
Tämä ei tarkoita, että yksi allekirjoitusmenetelmä sopisi automaattisesti kaikkiin asiakirjoihin. Vaatimukset voivat riippua asiakirjatyypistä, sovellettavasta lainsäädännöstä sekä yrityksen tarpeesta todentaa henkilöllisyys ja hyväksyntä. Jos asiakirjalla on erityisiä muodollisia vaatimuksia, ne on syytä selvittää ennen allekirjoitusmenetelmän valitsemista.
Se riippuu asiakirjasta ja siitä, kuinka tarkasti allekirjoittajan henkilöllisyys on tunnistettava. eIDAS-asetuksessa erotetaan kolme sähköisen allekirjoituksen tyyppiä:
Voi sopia yksinkertaiseen prosessiin, jossa osapuolet tuntevat toisensa eikä allekirjoitukselle ole erityisvaatimuksia. Se voi olla esimerkiksi asiakirjan hyväksyminen yhdellä napsautuksella tai kirjoittamalla nimensä.
Liittää allekirjoituksen tiiviimmin henkilöön ja mahdollistaa asiakirjaan allekirjoituksen jälkeen tehtyjen muutosten havaitsemisen. Se voi olla tarpeen, kun tarvitaan vahvempaa näyttöä siitä, kuka on allekirjoittanut.
Sillä on EU:ssa sama oikeudellinen vaikutus kuin käsinkirjoitetulla allekirjoituksella. Se on yleensä tarpeen vain, jos siitä vaaditaan nimenomaisesti, esimerkiksi viranomaisen tai sopimusosapuolen toimesta.
FTN:ää voidaan käyttää allekirjoittajan tunnistamiseen. FTN ei itsessään ole allekirjoitustyyppi, eikä sen käyttö automaattisesti tee allekirjoituksesta pätevää. Pätevyyteen vaikuttaa se, miten allekirjoitusratkaisu on määritetty.
05 · Asiakirjasta allekirjoitukseenTyypillinen prosessi etenee seuraavasti:
Tarkista, että PDF-tiedosto sisältää sopimuksen oikean version ja että kaikki kentät ja liitteet ovat mukana. Jos useampi henkilö allekirjoittaa, sinun on myös päätettävä, allekirjoittavatko he tietyssä järjestyksessä vai samanaikaisesti.
Lisää allekirjoittajien yhteystiedot, valitse haluamasi menetelmä ja määritä tarvittaessa, kenen tulee allekirjoittaa ensimmäisenä. Arvioi, vaatiiko asiakirja henkilöllisyyden todentamista tai muuta erityistä dokumentaatiota.
Vastaanottajat saavat ilmoituksen siitä, että asiakirja odottaa heidän allekirjoitustaan. Ratkaisusta ja asetuksista riippuen he voivat avata ja allekirjoittaa asiakirjan tietokoneella, tabletilla tai matkapuhelimella.
Tarkista allekirjoitusratkaisusta, ketkä ovat allekirjoittaneet ja ketkä eivät vielä. Lähetä muistutus suoraan niille, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet.
Kun prosessi on päättynyt, lopullinen asiakirja ja siihen liittyvät asiakirjat tulisi säilyttää, jotta ne voidaan löytää myöhemmin. Säilytyksen tulisi noudattaa yrityksen sääntöjä, jotka koskevat pääsyä, kirjaamista ja poistamista.
Jos muokkaat sitä tai tallennat sen uudelleen, se voi vaikuttaa tietoihin, joita käytetään allekirjoituksen tarkistamiseen. Käytä PDF-ohjelmaa tai varmennusratkaisua, joka tukee kyseistä allekirjoitustyyppiä, jos haluat tarkistaa allekirjoituksen ja asiakirjan tilan.
Jos asiakirja on säilytettävä useita vuosia, sinun tulisi myös selvittää, miten allekirjoitus voidaan tarkistaa myöhemmin. Sertifikaatit ja tekniset tiedot voivat muuttua ajan myötä, joten mieti, mitkä tiedot liitetään asiakirjaan ja miten allekirjoitus voidaan edelleen vahvistaa. Jos käytät Addo Signia, asiakirjasi voidaan säilyttää Addo Vaultissa.
07 · TarkistuslistaKun valitset ratkaisua, voit pohtia seuraavia asioita:
Addo Sign voidaan yhdistää moniin järjestelmiin, joita yritykset jo käyttävät. Tämä mahdollistaa digitaalisen allekirjoituksen integroimisen olemassa oleviin työnkulkuihin henkilöstöhallinnon, taloushallinnon, CRM:n, asiakirjanhallinnan ja digitaalisen postin aloilla.
Integraatioiden joukosta löydät HR-järjestelmiä, kuten tamigo, 2People, Emply ja Visma HR; CRM- ja taloushallintojärjestelmiä, kuten SuperOffice, webCRM ja Dinero; sekä työkaluja, kuten WorkPoint, Microsoft Office ja Zapier.
Addo Sign voidaan yhdistää myös digitaalisiin postilaatikoihin, kuten e-Boksiin ja mit.dk:hon, sekä Digital Postiin ja Kivraan, joita vastaanottajat käyttävät Ruotsissa. Katso integrointiluettelosta lisää vaihtoehtoja.
Addo Formin avulla yritys voi kerätä tietoja digitaalisten lomakkeiden kautta. Lomake voidaan sisällyttää samaan prosessiin kuin allekirjoitus, esimerkiksi kun uuden työntekijän on annettava tietonsa ja allekirjoitettava työsopimus.
Addo ID mahdollistaa eID-kirjautumisen yrityksen verkkosivustolle, sovellukseen tai digitaaliseen itsepalveluratkaisuun. Sitä voidaan käyttää, kun asiakkaiden tai työntekijöiden on kirjauduttava sisään ja tunnistettava itsensä digitaalisesti.
PDF-tiedostojen digitaalisen allekirjoittamisen tuomat säästöt eivät rajoitu pelkästään paperin ja postikulujen säästöihin. Kun työntekijöiden ei enää tarvitse tulostaa, skannata, lähettää asiakirjoja eteenpäin tai seurata puuttuvia allekirjoituksia, vapautuu aikaa muihin tehtäviin. Kun prosessit toistuvat monta kertaa, säästetyt minuutit muuttuvat moniksi työtunneiksi.
Fårup Sommerlandille etu on toistuvan HR-prosessin yhdistäminen. Huvipuisto palkkaa useita satoja kausityöntekijöitä, ja aiemmin sopimukset ja henkilötiedot käsiteltiin manuaalisesti kirjeitse tai sähköpostitse. Nyt sopimukset ja lomakkeet voidaan lähettää yhdessä digitaalisesti. Työntekijät syöttävät tietonsa verkossa, ja järjestelmä kokoaa ne yhdessä sopimuksen kanssa yhdeksi asiakirjaksi, joka on valmis siirrettäväksi HR-järjestelmään. Tämä poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen ja päällekkäisen työn sekä säästää HR-osastolle monia työtunteja. Lue lisää Fårup Sommerlandista.
Autopunktin avulla kauppakirjat voidaan lähettää ja allekirjoittaa digitaalisesti muutamassa minuutissa. Asiakkaat voivat allekirjoittaa missä tahansa, joten autoliike ei joudu odottamaan tulostamista ja skannausta. Tämä vähentää työntekijöiden hallinnollista työtä ja antaa heille enemmän aikaa asiakkaille. Lue lisää Autopunktista.
Sydbank käyttää joukkolähetyksiä ja kirjeiden yhdistämistä, kun tietoja lähetetään suurelle joukolle työntekijöitä. Katsaus allekirjoitettuihin asiakirjoihin ja niihin, jotka odottavat vielä allekirjoitusta, helpottaa suurten lähetysten hallintaa ja seurantaa. Lue lisää Sydbankista.
Kun manuaalista käsittelyä vaativia vaiheita on vähemmän, työntekijöillä on enemmän aikaa tärkeimpiin tehtäviinsä, ja asiakirjat etenevät nopeammin lähettämisestä allekirjoittamiseen. Tämä tarjoaa yritykselle paremman yleiskuvan ja yksinkertaisemman kokemuksen asiakkaille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille.
10 · Kysymyksiä ja vastauksiaLataa tai valitse PDF-tiedosto allekirjoitusratkaisussa, lisää allekirjoittajat, valitse allekirjoitusmenetelmä ja lähetä asiakirja. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, voit ladata ja tallentaa lopullisen version.
Riittääkö, että lisään kuvan allekirjoituksestani PDF-tiedostoon?Kuva allekirjoituksesta voi osoittaa, miltä allekirjoitus näyttää, mutta se ei sinänsä todista allekirjoittajan henkilöllisyyttä, allekirjoitusajankohtaa tai allekirjoitusprosessia. Jos dokumentointi on tärkeää, sinun tulisi käyttää allekirjoitusprosessia, joka tallentaa allekirjoitusprosessia koskevat olennaiset tiedot.
Onko FTN-tunnistuksella allekirjoitettu PDF-tiedosto aina hyväksytty sähköinen allekirjoitus?Ei automaattisesti. FTN:ää voidaan käyttää allekirjoittajan tunnistamiseen, mutta allekirjoituksen pätevyys riippuu käytetystä ratkaisusta ja allekirjoitusprosessista. Selvitä asiakirjan vaatimukset ennen allekirjoitusmenetelmän valitsemista.
Voivatko useat henkilöt allekirjoittaa saman PDF-tiedoston?Kyllä. Allekirjoitusratkaisussa voit yleensä lisätä useita allekirjoittajia ja valita, allekirjoittavatko he vuorotellen vai samanaikaisesti. Mahdollisuudet riippuvat valitusta ratkaisusta.
Voinko lähettää asiakirjoja suoraan muista järjestelmistäni?Se riippuu siitä, mitä integraatioita allekirjoitusratkaisu tarjoaa ja miten ne on määritetty. Addo Sign esittelee integraatioita muun muassa HR-, asiakirja- ja työnkulkuratkaisuihin integraatiosivullaan.
Missä minun tulee säilyttää allekirjoitettu PDF-tiedosto?Säilytä asiakirja yrityksen hyväksymässä asiakirja- tai asianhallintajärjestelmässä. Varmista, että asiaankuuluvat työntekijät löytävät sen ja että säilytys noudattaa yrityksenne pääsy- ja säilytyssääntöjä.