Uusi asiakas haluaa aloittaa yhteistyön. Ennen kuin yhteistyö voi alkaa, teidän on kuitenkin selvitettävä, kuka asiakas on, kuka omistaa yrityksen ja mihin asiakas aikoo käyttää palveluitanne.
Joillekin yrityksille tämä on lakisääteinen osa asiakassuhteen aloittamista. Toiset kohtaavat KYC-vaatimukset pääasiassa silloin, kun pankki tai tilintarkastaja pyytää tietoja.
Ero riippuu siitä, mitä palveluja yritys tarjoaa. Tässä käymme läpi, kenen tulee huolehtia asiakastiedoista ja milloin se on tarpeen.
KYC on lyhenne sanoista Know Your Customer – suomeksi asiakastuntemus. Kyse on asiakkaan henkilöllisyyden selvittämisestä ja asiakassuhteen tarkoituksen ymmärtämisestä. Jos tarvitset johdantoa aiheeseen, voit lukea artikkelimme siitä, mitä KYC on.
Rahanpesulain piiriin kuuluvien yritysten on toteutettava asiakastuntemusmenettelyjä. Tämä koskee muun muassa pankkeja, tilintarkastajia, ulkoisia kirjanpitäjiä, veroneuvojia ja kiinteistönvälittäjiä. Asianajajat kuuluvat lain piiriin tietyntyyppisten toimeksiantojen yhteydessä.
Siksi ei riitä, että tarkastellaan yrityksen kokoa tai toimialanimitystä. Teidän on tarkasteltava, missä konkreettisesti autatte asiakkaita ja kuuluvatko nämä palvelut lain piiriin.
Kun pankki ottaa asiakkaan, sen on tiedettävä sekä asiakkaan henkilöllisyys että se, mihin tarkoituksiin pankkia odotetaan käytettävän. Siksi asiakkaalta voidaan kysyä tuloista, ulkomaille suoritettavista maksuista ja varojen alkuperästä.
Yritysasiakkaiden osalta pankin on saatava myös tiedot yrityksestä ja sen todellisista omistajista.
Nämä tiedot antavat pankille perustan asiakassuhteen seurannalle. Jos toiminta muuttuu, pankki saattaa tarvita selitystä tai lisäasiakirjoja.
Asiakkaan tunteminen on siis toistuva tehtävä. Tilin avaamisen yhteydessä saadut tiedot eivät välttämättä riitä useita vuosia myöhemmin.
Asiakkaan tunteminen on merkityksellistä myös pankin ulkopuolella. Tilintarkastajat, ulkoiset kirjanpitäjät ja veroneuvojat kuuluvat rahanpesulain soveltamisalaan.
Asiakassuhteen alkaessa on muun muassa selvitettävä, kuka asiakas on ja mitä yhteistyö käsittää. Jos asiakas on yritys, selvitetään omistussuhteet ja todelliset omistajat.
Käytännössä tiedot voidaan joutua hankkimaan samanaikaisesti toimeksiantosopimuksen ja muun asiakirja-aineiston kanssa. Tässä yhteydessä on hyödyllistä antaa asiakkaalle kattava yleiskatsaus siitä, mitä tietoja vielä puuttuu ja miten ne tulee toimittaa.
Se, että asiakas on saanut suosituksen pitkäaikaiselta yhteistyökumppanilta, ei korvaa tarvittavia asiakastuntemusmenettelyjä.
Asianajajien osalta vaatimukset riippuvat konkreettisesta toimeksiannosta. Kaikki oikeudellisen neuvonnan muodot eivät kuulu rahanpesulain piiriin.
Vaatimukset voivat tulla merkityksellisiksi muun muassa kiinteistöjen tai yritysten ostoon ja myyntiin liittyvissä avustustehtävissä sekä tietyissä yhtiöiden perustamiseen ja hallinnointiin liittyvissä tehtävissä.
Asianajotoimiston on siksi selvitettävä osana asian vireillepanoa, kuuluuko asia lain piiriin. Kun näin on, asiakkaan tunteminen on sisällytettävä asiakkaan kanssa käytävään prosessiin.
Käytännön haasteena voi olla tietojen hankkiminen useilta henkilöiltä samassa asiassa. Asiakas, todelliset omistajat ja yrityksen puolesta toimiva henkilö eivät välttämättä ole sama henkilö.
Kiinteistönvälittäjät kuuluvat myös rahanpesulain piiriin, ja heidän on noudatettava työssään asiaankuuluvia asiakkaan tuntemismenettelyjä.
Kiinteistökauppoihin voi osallistua sekä yksityishenkilöitä, yrityksiä että edustajia. Välittäjän on oltava perillä osapuolista ja hankittava tarvittavat asiakirjat.
Jos kauppaan osallistuu yritys, yrityksen nimi ja CVR-numero eivät riitä. Tiedot todellisista omistajista kuuluvat myös asiakastunnistamiseen.
Vakiintunut työnkulku helpottaa puuttuvien tietojen havaitsemista varhaisessa vaiheessa, jotta ne voidaan hankkia ja arvioida ajoissa.
Monet yritykset kohtaavat KYC-vaatimukset ilman, että niillä itsellään on velvollisuutta suorittaa asiakastarkastuksia omille asiakkailleen.
Tämä voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun avaatte yritystilin tai vaihdatte tilintarkastajaa. Tällöin teiltä saatetaan pyytää henkilöllisyystodistusta sekä tietoja omistussuhteista, toiminnasta ja yhteistyön tarkoituksesta.
Tässä tilanteessa toimitatte tietoja yritykselle, jonka on täytettävä omat velvoitteensa. Se ei tarkoita automaattisesti, että teidän on otettava käyttöön vastaavia KYC-menettelyjä omia asiakkaitanne kohtaan.
Asiakkaan kannalta henkilöllisyyttä ja omistussuhteita koskevat kysymykset voivat tuntua laajoilta, varsinkin jos tiedot on jo toimitettu pankille tai jollekin muulle neuvonantajalle.
Selittäkää siksi, miksi pyydätte tietoja ja mitä konkreettisesti tarvitsette. Välttäkää lähettämästä asiakkaalle pitkää, yleistä asiakirjaluetteloa, jos osa siitä ei ole merkityksellistä yhteistyön kannalta.
Sisäisesti teidän tulisi selvittää:
Jos on allekirjoitettava myös toimeksiantosopimus, valtakirja tai muu sopimus, digitaalinen allekirjoitus voidaan sisällyttää asiakkaan aloitusprosessiin. Allekirjoitus ei kuitenkaan korvaa asiakastietojen keräämistä. Lue lisää digitaalisen allekirjoituksen ja KYC:n eroista.
Lähde liikkeelle kysymyksistä, joita asiakkaat esittävät useimmin. Jos monet ovat epätietoisia samasta asiakirjasta, selkeämpi selitys ensimmäisessä yhteydenotossa voi säästää sekä asiakasta että teitä useilta jatkokyselyiltä.