For virksomheder handler digital underskrift ikke kun om at sætte en signatur ind i en PDF. Det handler også om at vælge et passende niveau af identifikation, holde styr på godkendelser og få det færdige dokument sikkert tilbage i den arbejdsgang, hvor det hører til.
Her gennemgår vi, hvordan digital PDF-signering fungerer, hvad du skal overveje juridisk, og hvordan du kan tilpasse processen til virksomhedens behov.
Når du underskriver en PDF digitalt, godkender du dokumentets indhold elektronisk. Det kan ske med forskellige metoder.
En underskriver kan for eksempel skrive under med en finger eller mus, bekræfte sin identitet med MitID eller bruge en anden understøttet elektronisk identifikation.
Det er vigtigt at skelne mellem et billede af en underskrift og en elektronisk underskriftsproces.
Et billede eller en håndskrevet signatur, der er indsat i en PDF, viser ikke i sig selv, hvordan personen blev identificeret, eller hvornår dokumentet blev underskrevet.
En signeringsløsning som Addo Sign kan knytte underskriften til en dokumenteret proces med oplysninger om underskriver, tidspunkt og handlinger.
Den bedste metode afhænger af dokumentet, risikoen og virksomhedens krav. En intern godkendelse kan have andre behov end en ansættelseskontrakt eller en aftale, hvor underskriverens identitet skal kontrolleres.
02 · TeknologienNår en PDF underskrives digitalt, kan der følge oplysninger med, som er knyttet til dokumentet. En almindelig læser kan måske se et navn eller en underskrift på siden. Andre oplysninger hjælper et PDF-program med at kontrollere, om underskriften passer til filen, og om dokumentet er ændret efter underskrivningen.
PAdES er et format, hvor signaturdata knyttes til selve PDF-filen. EU-Kommissionen anbefaler PAdES-formatet til PDF-dokumenter. Et program, der understøtter formatet, kan kontrollere signaturen og vise, om eventuelle ændringer påvirker den.
Format er ikke det samme som juridisk niveauPAdES beskriver, hvordan signaturen er knyttet til PDF-filen. Det afgør ikke i sig selv, om underskriften er kvalificeret eller har et bestemt juridisk niveau. Det afhænger også af, hvordan underskriveren er identificeret, og hvordan signeringsprocessen er sat op.
03 · Jura og dokumentationJa, elektroniske underskrifter på PDF'er kan have juridisk virkning. Ifølge eIDAS-forordningen må en elektronisk underskrift ikke afvises som bevis alene, fordi den er elektronisk eller ikke er en kvalificeret elektronisk underskrift. En kvalificeret elektronisk underskrift har samme retsvirkning som en håndskreven underskrift i EU.
Se også Europa-Kommissionens forklaring om elektroniske signaturers juridiske virkninger.
Det betyder ikke, at én signeringsmetode automatisk passer til alle dokumenter. Kravene kan afhænge af dokumenttypen, den relevante lovgivning og virksomhedens behov for at kunne dokumentere identitet og accept. Hvis et dokument har særlige formkrav, bør du undersøge dem, før du vælger signeringsmetode.
Det afhænger af dokumentet, og hvor sikkert underskriveren skal identificeres. eIDAS skelner mellem tre typer elektroniske underskrifter:
Kan være passende til en enkel proces, hvor parterne kender hinanden, og der ikke er særlige krav til underskriften. Det kan for eksempel være at godkende et dokument med et klik eller ved at skrive sit navn.
Knytter underskriften tættere til personen og gør det muligt at opdage ændringer i dokumentet efter underskrivningen. Den kan være relevant, når der er behov for stærkere dokumentation for, hvem der har skrevet under.
Har samme retsvirkning som en håndskreven underskrift i EU. Den er typisk kun nødvendig, hvis et konkret krav beder om den, for eksempel fra en myndighed eller en aftalepart.
MitID kan bruges til at identificere underskriveren. Det er ikke i sig selv en signaturtype, og brug af MitID gør ikke automatisk underskriften kvalificeret. Det afhænger af, hvordan signeringsløsningen er sat op.
05 · Fra dokument til underskriftDen typiske proces ser sådan ud:
Kontrollér, at PDF’en indeholder den rigtige version af aftalen, og at alle felter og bilag er med. Hvis flere personer skal underskrive, skal du også beslutte, om de skal underskrive i en bestemt rækkefølge eller samtidig.
Tilføj underskrivernes kontaktoplysninger, vælg den ønskede metode, og angiv eventuelt, hvem der skal underskrive først. Vurder, om dokumentet kræver identitetskontrol eller anden særlig dokumentation.
Modtagerne får besked om, at dokumentet venter på deres underskrift. Afhængigt af løsningen og opsætningen kan de åbne og underskrive dokumentet fra computer, tablet eller mobil.
Se i signeringsløsningen, hvem der har underskrevet, og hvem der mangler. Send en påmindelse direkte til dem, der endnu ikke har skrevet under.
Når processen er afsluttet, bør det endelige dokument og den tilhørende dokumentation opbevares, så de kan findes igen. Opbevaringen bør passe til virksomhedens regler for adgang, journalisering og sletning.
Hvis du redigerer den eller gemmer den på ny, kan det påvirke oplysningerne, der bruges til at kontrollere signaturen. Brug et PDF-program eller en valideringsløsning, der understøtter den pågældende signaturtype, hvis du vil kontrollere signaturen og dokumentets status.
Skal dokumentet gemmes i mange år, bør du også undersøge, hvordan signaturen kan kontrolleres senere. Certifikater og tekniske oplysninger kan ændre sig over tid, så overvej, hvilke oplysninger der følger med dokumentet, og hvordan signaturen fortsat kan valideres. Bruger du Addo Sign, kan dine dokumenter opbevares i Addo Vault.
07 · TjeklisteNår du vælger en løsning, kan du overveje:
Addo Sign kan forbindes med mange af de systemer, virksomheder allerede bruger. Det gør det muligt at indarbejde digital underskrift i eksisterende arbejdsgange på tværs af HR, økonomi, CRM, dokumenthåndtering og digital post.
Blandt integrationerne finder du HR-systemer som tamigo, 2People, Emply og Visma HR; CRM- og økonomisystemer som SuperOffice, webCRM og Dinero; samt værktøjer som WorkPoint, Microsoft Office og Zapier.
Addo Sign kan også forbindes med digitale postkasser som e-Boks og mit.dk samt Digital Post og Kivra, der bruges af modtagere i Sverige. Se integrationsoversigten for flere muligheder.
Med Addo Form kan virksomheden indsamle oplysninger gennem digitale formularer. Formularen kan indgå i samme forløb som en underskrift, for eksempel når en ny medarbejder skal give sine oplysninger og underskrive en kontrakt.
Addo ID giver mulighed for eID-login på virksomhedens hjemmeside, i en app eller i en digital selvbetjeningsløsning. Det kan bruges, når kunder eller medarbejdere skal logge ind og identificere sig digitalt.
Besparelsen ved digital signering af PDF'er handler om mere end papir og porto. Når medarbejdere slipper for at printe, scanne, sende dokumenter videre og følge op på manglende underskrifter, frigiver det tid til andre opgaver. Når processerne gentages mange gange, bliver de sparede minutter til mange timers arbejde.
For Fårup Sommerland handler gevinsten om at samle en tilbagevendende HR-proces. Parken ansætter flere hundrede sæsonmedarbejdere, og før blev kontrakter og personoplysninger håndteret manuelt via brev eller e-mail. Nu kan kontrakter og formularer sendes samlet digitalt. Medarbejderne indtaster deres oplysninger online, og systemet samler dem med kontrakten i ét dokument, klar til HR-systemet. Det fjerner manuelle indtastninger og dobbeltarbejde og sparer HR-afdelingen mange arbejdstimer. Læs om Fårup Sommerland.
Hos Autopunkt kan slutsedler sendes og underskrives digitalt på få minutter. Kunderne kan underskrive, uanset hvor de befinder sig, så bilhandlen ikke behøver at vente på print og scanning. Det giver medarbejderne mindre administrativt arbejde og mere tid til kunderne. Læs om Autopunkt.
Sydbank bruger masseudsendelse og brevfletning, når information skal sendes til mange medarbejdere. Overblikket over dokumenter, der er underskrevet, og dem, der stadig mangler, gør store udsendelser lettere at styre og følge op på. Læs om Sydbank.
Når færre trin kræver manuel håndtering, får medarbejderne mere tid til deres vigtigste opgaver, og dokumenter kommer hurtigere fra afsendelse til underskrift. Det giver bedre overblik for virksomheden og en enklere oplevelse for kunder, medarbejdere og samarbejdspartnere.
10 · Spørgsmål og svarUpload eller vælg PDF’en i en signeringsløsning, tilføj underskriverne, vælg en signeringsmetode, og send dokumentet. Når alle har underskrevet, kan du hente og opbevare den færdige version.
Er det nok at indsætte et billede af min underskrift i en PDF?Et billede af en underskrift kan vise, hvordan en signatur ser ud, men dokumenterer ikke i sig selv identiteten, tidspunktet eller forløbet omkring underskrivningen. Hvis dokumentationen har betydning, bør du bruge en signeringsproces, der registrerer relevante oplysninger om forløbet.
Er en PDF underskrevet med MitID altid en kvalificeret elektronisk underskrift?Nej, ikke automatisk. MitID kan indgå i identifikation eller autentificering, men signaturens niveau afhænger af den konkrete løsning og proces. Vurder dokumentets krav, før du vælger metode.
Kan flere personer underskrive den samme PDF?Ja. I en signeringsløsning kan du normalt tilføje flere underskrivere og vælge, om de skal underskrive efter tur eller samtidig. Mulighederne afhænger af den valgte løsning.
Kan jeg sende dokumenter direkte fra mine andre systemer?Det afhænger af, hvilke integrationer signeringsløsningen tilbyder, og hvordan de er sat op. Addo Sign viser integrationer til blandt andet HR-, dokument- og workflowløsninger på sin integrationsside.
Hvor skal jeg opbevare den underskrevne PDF?Opbevar dokumentet i virksomhedens godkendte system til dokument- eller sagsstyring. Sørg for, at relevante medarbejdere kan finde det, og at opbevaringen følger jeres regler for adgang og opbevaring.